Valtakunnallinen Lähivakuutus-ryhmä palvelee kaikissa kodin, yrityksen ja maatilan vakuuttamiseen liittyvissä asioissa. Keskinäinen vakuutusyhtiö Lähivakuutus on asiakkaittensa omistama. Lähivakuutuksella on yli 545 000 asiakasomistajaa ja ryhmä hoitaa yhteensä kahta miljoonaa vakuutusta.
Lähivakuutus käynnisti loppuvuonna 2010 selvityksen ryhmän intranetin uudistuksesta. Käytössä olleen ratkaisun haasteiksi koettiin tiedon löytäminen sekä jäsentymätön ja rapautunut informaatioarkkitehtuuri. intranet palveli lähinnä sähköisenä arkistona, eikä esimerkiksi tiedon kohdentaminen ollut mahdollista.
Tavoitetilana Lähivakuutuksessa nähtiin sähköinen työpöytä, joka auttaa käyttäjäänsä tämän päivittäisissä tehtävissä ja kokoaa yhteen roolille merkitykselliset tiedot ja työkalut. Parempien työvälineiden nähtiin parantavan tuottavuutta ja henkilöstön työtyytyväisyyttä.
Kehityspolku nähtiin alusta lähtien vaiheittaisena, ja ensimmäisessä vaiheessa haluttiin asemoida intranet keskeiseksi sisäisen viestinnän välineeksi, joka mahdollistaa paremman vuorovaikutuksen sekä yhteisöllisyyden lähivakuutuslaisten kesken.
Informaatiosisältöjen suunnittelu ja kohdentaminen koettiin tärkeäksi. Lähivakuutuksessa oli myös otettu käyttöön uusi projektimalli, jolle toivottiin tukea sähköisistä työtiloista. Yhteistyötä kumppaneiden kanssa haluttiin myös vauhdittaa sallimalla pääsy valittuihin työtiloihin.
Intranetin kehittämistä vauhditti myös ikääntynyt alusta sekä tarve kehittää koko ryhmän tuottavuus- ja viestintätyökaluja. Lähivakuutus valitsi intranetin tavoitetilan kuvaamisen ja konseptoinnin kumppanikseen atBusineksen.
Työ käynnistettiin keväällä 2011. Lähivakuutus teki henkilöstökyselyn sekä haastatteluja käyttäjätarpeiden tunnistamiseksi. Yhdessä atBusineksen kanssa kiteytettiin työpajatyöskentelynä intranetin keskeiset käyttäjäroolit ja näiden päivittäiset käyttötilanteet. Näistä johdettiin käyttötilanteet ja edelleen intranetin toiminnallisuudet. Rinnalla tehtiin teknistä vaatimusmäärittelyä ja peilattiin toiveita tekniseen alustaan, tämän tarjoamiin ominaisuuksiin sekä rajoitteisiin. Tavoitteena oli valjastaa valmiit ominaisuudet mahdollisimman hyvin hyötykäyttöön.
Konseptityön tuloksena tekniseksi alustaksi valikoitui Microsoft Office 2010 ja SharePoint Server. Keskeistä valinnassa oli yhteensopivuus toimisto-ohjelmien kanssa, käyttäjäystävällisyys, ominaisuudet, markkina-asema ja tiekartta, tarjolla oleva osaaminen sekä liitettävyys muihin Lähivakuutuksen järjestelmiin, kuten HR, verkko-oppiminen, asiakkuudenhallinta sekä vakuutusten hoito.
Syksyllä 2011 oli vuorossa toteutusvaihe, jota seurasi sisällön valikointi, lajittelu ja siirto uuteen järjestelmään. Uusi Ruutu-intranet oli valmis käyttöönotettavaksi helmikuussa 2012 - asetetun tavoiteaikataulun mukaisesti.
"Lähivakuutus ymmärsi hyvin intranetin eri ulottuvuudet viestinnästä käyttäjän päivittäisen työn tukemiseen. Pitkän tähtäimen tavoite sähköisestä työpöydästä ohjaa ajattelua ja kehittämisestä prosessimaiseen suuntaan, mikä on luontaista. Näin reagoidaan nouseviin tarpeisiin ja toimintaympäristön muutoksiin ja otetaan myös valitusta alustasta kaikki hyöty irti”, toteaa atBusineksen yksikönjohtaja Harri Taro.
Lähivakuutuslaiset omaksuivat uusien osallistavien toiminnallisuuksien käytön heti palvelun lanseerauksen jälkeen, joskin lopullisesti tavoitteiden täyttyminen vuorovaikutteisuuden ja yhteisöllisyyden osalta nähdään vasta järjestelmän oltua käytössä hieman pidempään.
"Etusivun Kysy, vastaa, kommentoi -shoutbox on ollut ahkerassa käytössä, kun käyttäjät ovat totutelleet uuteen intraan ja kyselleet, mistä mitäkin tietoa Ruutu-intrasta löytyy ja miten uusista ominaisuuksista saa kaiken irti. Ensimmäisinä päivinä kysymyksiä tuli sellaisella vauhdilla, että kaikkiin ei ehditty edes vastata. Kommentointi mahdollistaa nopean reagoinnin ja kynnys antaa palautetta on matalampi. Kysymykset ja vastaukset näkyvät etusivulla kaikille lähivakuutuslaisille, joten näin saadaan tietoa jaettua kaikille sitä tarvitseville, eikä ainoastaan kahdenvälisesti”, kertoo Lähivakuutuksen tiedottaja Janne Haonperä.
Uusi Ruutu joutui heti julkaisunsa jälkeen tulikokeeseen, kun Lähivakuutus ja Tapiola ilmoittivat yhdistymisestä helmikuussa. Muutoksen viestinnässä Ruudun sosiaaliset ominaisuudet sekä mahdollisuus kohdentaa tietoa ovat osoittaneet toimivuutensa ja tarpeellisuutensa.
”Erityiskiitokset atBusiness ansaitsee erinomaisesta projektinhallinnasta. Aikataulut pitivät, viestintä pelasi ja lopputuloksen laatu ylitti odotuksemme. Teemme mielellämme yhteistyötä atBusineksen kanssa myös jatkossa”, kertoo Haonperä.
Lue lisää