Rakennusyhtiö SRV:ssä tarvittiin rakennushankkeiden tehokas hallintajärjestelmä. Ratkaisu löytyi Microsoft Dynamics -pohjaisesta toteutuksesta. Lukuisat erilliset listat korvannut järjestelmä vähentää raportointiin kuluvaa aikaa dramaattisesti ja huolehtii että rakennushankkeiden tiedot ja sidosryhmät sekä esimerkiksi tilavuokraus pysyvät kyydissä.
”Kun kalenterit, sähköpostit ja suoramarkkinoinnin ratkaisut on keskitetty samaan paikkaan, niin työmme on muuttunut järjestelmällisemmäksi,” sanoo Heidi Kerosuo, SRV:n kehitysinsinööri. ”Tiedon varastoinnin luotettavuus kasvaa ja säästämme aikaa. Raporttien tekoon käytetty aika on vähentynyt murto-osaan kun tietoja ei tarvitse kaivella monesta eri paikasta.”
SRV:n perustarve oli saada itselleen työkalu hankekehitysvaiheessa olevien rakennusprojektien hallintaan. Hankekehitysvaihe edeltää rakentamista ja pitää sisällään tietoa esimerkiksi rahoittajista, viranomaispäätöksistä, kaavoituksesta ja sidosryhmistä. Jotkin hankkeista siirtyvät rakennusvaiheeseen, mutta osa jää ikuisesti pöytälaatikkoon.
Hankekehitysvaihe voi kestää vuosia ja käydä läpi monta erilaista vaihetta. On tärkeää, että kaikki matkan varrella kertynyt tieto löytyy yhdestä paikasta. Näin voidaan esimerkiksi tarkastella helposti kuhunkin hankkeeseen liittyviä sijoitus- tai vuokrausmahdollisuuksia. SRV:n innovatiivisessa järjestelmässä hanketieto yhdistyy asiakastietoon. Tietoja tarkastella myös toisinpäin: esimerkiksi minkälaisia vuokraustarpeita eri asiakkailla on.
"Järjestelmän tuoma etu on kokonaisnäkemys,” Kerosuo sanoo. ”Yksi käyttäjä voi työskennellä hankkeiden kehityksen parissa, toinen vuokrauksen parissa, mutta molemmat käyttävät samaa järjestelmää.”
Microsoft Dynamics on XRM-alusta
Microsoft Dynamics on monille tuttu asiakkuudenhallinta- eli CRM-järjestelmien rakentamiseen käytetty alusta. Sen tarjoamaa teknologiaa voidaan hyödyntää kuitenkin minkä tahansa yritystoiminnan osan hallintaan Microsoftin XRM-konseptin avulla. XRM on luonnollinen evoluutio CRM:lle, sillä yrityksillä on tarve hallita monia muitakin asioita yhtä tehokkaasti kuin asiakassuhteitaan. Tarvitaan Anything Relationship Managementia, lyhyemmin XRM:ää.
"Dynamics on joustava kehitysalusta, jonka avulla voi hallita mitä tahansa tietoa,” sanoo Solution Consultant Mikko Hauska järjestelmän toimittaneesta atBusineksesta (aiempi Aditron xrm-liiketoiminta). ”Hankesalkun toteuttamiseen rakennusmaailmassa on olemassa valmiita järjestelmiä, mutta ne ovat kalliita. Microsoft Dynamicsin avulla pystyimme toteuttamaan kustannustehokkaan ja toimivan järjestelmän, hyödyntämällä pitkälti ohjelmiston vakio-ominaisuuksia.”
SRV:n hankesalkun hallintajärjestelmä on tiedon, sidosryhmien ja raportoinnin tehokas työkalu. Kaikki tieto ja sidokset löytyvät samasta paikasta, jolloin asioiden välille voidaan luoda yhteyksiä ja löytää uusia liiketoimintamahdollisuuksia nopeasti. Järjestelmästä löytyy mm. tieto vuokrausmahdollisuuksista, tonteista ja sijoitusmahdollisuuksista sekä tiedot potentiaalisista asiakkaista, joilla voi olla toimitilatarpeita ja kiinteistösijoittamisesta kiinnostuneiden tiedot.
”Raportoimme hankkeista säännöllisesti hallitukselle, johtoryhmille sekä konseptiryhmille. Tähän asti olemme koonneet tiedot erillisistä excel-tiedostoista ympäri taloa. Kun mukana on useita kymmeniä ihmisiä, on tietojen kerääminen ollut hidasta,” Kerosuo naurahtaa. ”Nykyisin tiedot päivittyvät järjestelmään jatkuvasti reaaliajassa ja saamme raportit valmiiksi minuuteissa.”
Lue lisää