atBusiness - Blogi

Vuosijäsenyys sähköiseen työympäristöön

Mon, 20 May 2013 08:00:00 +0300

Aina kun erehdyn juttelemaan kuntosaliketjujen palveluiden hyödyntämisestä, ihmettelen miksi en saisi heiltä vain kymmenen kerran korttia vuosijäsenyyden sijaan? Ylipirteä ja viimeisen päälle treenattu kassaneiti kertoo ystävällisesti haluavansa auttaa minua - sitouttaa minut tavoitteeseeni ja ohjata minut kohti terveellisempää elämää. Ei auta, vaikka lupaan jatkaa muita liikuntamuotoja vähintään ne nykyiset viisi kertaa viikossa.

Turhaudun, lähden tilanteesta ja ihmettelen kuntosaliketjun härskiä businessmallia. Mutta tarkemmin tarkasteltuna toimintamallissa on ideaa. Ihmisinä meidän on vaan niin paljon helpompi ostaa kuntopyörä olohuoneen nurkkaan pölyttymään ja pistää rasti ruutuun, että olemme tehneet kuntoiluasian eteen jotain sen sijaan, että säännöllisesti polkisimme kuntopyörää ja varmistaisimme toivotunlaisen lopputuloksen.

Tiedonhallinta kuntokuurille

Samaa tapahtuu myös organisaatioiden IT-hankinnoille. Liian usein järjestelmä hankitaan tunnistettuun ongelmaan, mutta lopulta ei varmisteta käyttöönottoa - käyttäjien sitouttamisesta puhumattakaan. IT-osasto raksii "homma hoidossa" -ruudun, mutta hoikistumisen sijaan organisaation joustavuus on kärsinyt jälkeen yhden uuden härvelin ja kasvaneiden kustannusten verran.

Erityisen tärkeää huolellinen lanseeraus on sähköisen työympäristön ja tiedonhallinnan hankkeissa. Järjestelmien käyttöönottoon liittyy lähes aina merkittävä organisaation kulttuurimuutos. Hyödyntämisen tuomat edut ovat usein hankalasti mitattavissa, perustuvat olettamuksiin tai "pehmeisiin" tekijöihin kuten parantunut työtyytyväisyys tai vapautunut aika. Näitä arvoja "euro on paras konsultti" -aatteen johtajien on vaikea sulattaa. Saavutammeko analyysin mukaiset hyödyt, vaikka terveellisemmästä elämästä päästään todella nauttimaan kuukausien tai vuoden päästä?

Alkuun tiedonhallinnan kuntokuuri voi olla käyttäjälle suuri haaste. Käyttöön tulee kasa uusia toimintamalleja, jotka alkuun tuntuvat pikemminkin rasitteelta kuin tehostukselta. Pitää luottaa siihen, että mikäli toimin sovitun mukaisesti, myös muut alkavat jakaa tietoa ja yli ajan myös minä hyödyn siitä. Tällöin on erityisen tärkeää muuttaa työskentely- ja viestintätapoja. Tärkeintä on vastata WIIFM -kysymykseen eli mitä hyötyä siitä oikein on ("What's in it for me?"). Aikuinen ihminen kun tuppaa olemaan haluton tekemään jotain toisin tai ylimääräistä tietämättä miten se itseä hyödyttää.

Kaikki tietävät myös, että kuntoilussa kärsivällisyys ja step-by-step -ajattelu on tärkeää. Luomme loogisen harjoitusohjelman ja otamme suunnitelman mukaisia askeleita kohti tavoitettamme. Harjoituksiin lähtemisestä tulee nopeasti rutiinia samalla, kun jo saavutetut tulokset kannustavat jatkamaan eteenpäin.

Myöskään sähköistä ympäristöä ei voi luoda kertaheitolla. Vaarana on, että organisaatio saa rintakipuja jo alkumatkasta, pelästyy ja jättää matkan kesken. Onkin suositeltavaa toteuttaa sähköisen työympäristön hankkeet suunnitelmallisilla vaiheilla. Sopivan kokoisina palasina, jotta seuraava kehitysaskel voidaan sovittaa organisaation sen hetkiseen kuntoon. Harjaantunut kuntoilija pystyy hallitsemaan kokonaisuutta omatoimisesti ja valitsemaan milloin treenata mitäkin. Usein on kuitenkin tehokkainta löytää itselleen sopiva dynaaminen kuntokeskus, jonka vuosijäsenyyteen sisältyvillä palveluilla voit sitoutua tavoitteesi saavuttamiseen.

Mikäli haluat, voimme kartoittaa organisaatiosi peruskunnon ja laatia suunnitelman terveellisemmän huomisen puolesta.

JP Wirta toimii atBusineksella tietotyön tuottavuuden seniorikonsulttina sekä Office- ja SharePoint -liiketoiminnasta vastaavana johtajana. Voit seurata JP:tä myös Twitterissä (@jpwirta).

Penguin 2.0: torpedoiko pingviini hakukoneoptimointisi tulokset?

Fri, 17 May 2013 09:30:00 +0300

Matt Cuttsin ja Google Webmaster Helpin videot ovat hyviä tiedonjyväsiä kenelle tahansa hakukoneoptimoinnista (Search Engine Optimization, eli kotoisammin SEO) kiinnostuneelle. Viimeisimmässä videossaan Googlen Web Spam -tiimin vetäjä Matt kertoo tyypilliseen, hieman salamyhkäiseen tapaansa, kuinka Googlen uusi algoritmipäivitys, Penguin 2.0 on tulossa lähiaikoina.

Youtube – Matt Cutts kertoo tulevista muutoksista

Aiemmat suuret päivitykset vuonna 2012 - Panda ja Penguin (1.0) - romuttivat useiden vähänkään epäilyttäviä hakukoneoptimointikeinoja käyttäneiden sivustojen sijoitukset ja näkyvyyden hakukoneissa. Valitettavasti niiden kerrotaan vaikuttaneen myös osaan täysin legitiimejä optimointitapoja käyttäneisiin sivustoihin. Päivityksiä voisikin verrata hakukoneoptimointimaailman Fukushimaksi. Ne pysäyttivät koko maailman, ja osa hakukoneoptimoijista herää yhä edelleen hiestä märkänä keskellä yötä, kouristellen ja Antarktiksen kuningaslinnun nimeä toistellen.

Hakukoneoptimoija, valitse puolesi

Maailmassa ei ole montaa ihmistä, jotka tietävät tarkkaan mistä Googlen hakualgoritmi koostuu. Sen kerrotaan sisältävän yli 200 erilaista tekijää jotka vaikuttavat hakutuloksiin. Algoritmi kuitenkin muuttuu jatkuvasti. Joka vuosi siihen tehdään 500-600 muutosta. Google kertoo yhä edelleen tavoitteekseen olla maailman parhaita tuloksia tuottava hakukone. Siksi sille on tärkeää, että puijareiden ja ilkimysten "black hat" -konstein optimoidut sivut eivät nousisi kovin korkealle hakutuloksissa.

Google on lähes joka maassa monopoliasemassa. Suomen hauista 97% tehdään Googlella.Tämän meidän kaikkien käyttämän lempihakukoneen algoritmi muuttuu siis lähes kaksi kertaa päivässä. Koska muutoksen vauhti on häikäisevä, on tärkeää, että sivustosi sisältö on suurinpiirtein linjassa tämän hakukoneiden markkinajohtajan laatuarvojen kanssa. Jos eivät ole, suosittelen trapetsitaiteilijan elkeitä ja salamannopeaa reagointia hakukoneen muutoksiin. Ajattele seurauksia -- mitä yrityksellesi tarkoittaisi pudota kokonaan hakutuloksista? BMW Saksalle näin kävi vuonna 2006.

Onko siis sivustosi optimoitu pahojen poikien ohjeiden mukaan? Tässä irvokkaassa blogipostissa muutama mahdollinen versio sähköpostista joka saattaa olla matkalla luoksesi...

Rami työskentelee atBusineksen seniorikonsulttina. Hänen erityisosaamiseensa kuuluu digitaalisen liiketoiminnan optimointi. Voit seurata Ramia myös Twitterissä (@webgrizzly).

Sähköistä työympäristöä pakettiautolla

Wed, 15 May 2013 13:00:00 +0300

Pari viikkoa takaperin kommentoin Perttu Tolvasen blogikirjoitusta ylileveänä toimituksena tuotettavasta sähköisestä työpöydästä. Ajatuksia tulvi aiheesta mieleeni niin paljon, että kommenttini ansaitsee useammankin blogikirjoituksen.

Työpöydältä työympäristöön

Blogissaan Tolvanen haastaa aivan oikeutetusti menneiden vuosikymmenien tiedonhallinnan hittitavoitteen sähköisen työpöydän. Maaginen paikka, jonne integroidaan näkymä ja tiedot käyttäjän roolin mukaisesti helposti yhteen aloitusnäkymään.

Tällaisen hankkeen toteutus voi todellakin alkaa muistuttaa "ylileveää rekkakuljetusta" ja perille pääsy on vähintäänkin kyseenalainen. Realismi nimittäin iskee jo usein siinä kohtaa, että organisaation käyttäjähallinta ei ole ajantasainen, organisaation rakenne tulee muuttumaan ennen kuin hanke on valmis ja lopulta virallisen roolin rinnalla kaikilla tietotyöläisillä on useita epävirallisia hattuja.

Tästä syystä hieman laveampi termi "sähköinen työympäristö" kuvastaa mielestäni tietotyön tuen tavoitetta paremmin. Tietokeskittymän sijaan tavoitellaan toimintaympäristöä, jossa yhtenäisen käyttöliittymän kautta palvelut ovat saavutettavissa käyttötapauksesta ja -paikasta riippumatta. Ja juuri siinä järjestyksessä.

Läsnätyöskentelevässä ja liikkuvassa maailmassa kaikkien tietotyön työkalujen ei tarvitse aina olla läsnä. Harvoin kiireisinkään myyjä tekee kokonaista myyntiesitystä bussissa. Sen sijaan asiakkaan viimeisimmät kuulumiset tai muistiinpanot on kätevä nähdä mistä vain.

Sähköisen työympäristön kehittämisen laukaisee usein perinteinen tiedonhallinnan tarve: "tarvitsemme uuden intran", "dokumentinhallintamme on kuralla", "voisiko tietoa jakaa asiakkaillemme tehokkaammin", "meidän haku ei löydä mitään"... Joukkoon on liittynyt viime vuosina myös mobiliteetin tukeminen sekä yhteisöllisyyden kehittäminen.

Sähköisessä työympäristössä otetaan pääsääntöisesti kantaa kaikkiin edellä listattuihin aiheisiin ja moneen muuhun organisaation päivittäistä toimintaa kehittävään ratkaisuun. Keskeisenä tavoitteena on luoda yhteisöllinen ympäristö, jossa organisaation tieto on saavutettavissa.

Yksi osa-alue on myös viestinnällinen intranet, jossa organisaation johto ja keskitetyt toiminnot voivat jakaa tietoa henkilökunnalle. Kuitenkin valtaosa tiedosta tuotetaan yhteisöllisesti ryhmissä, jaetaan tehokkaasti sekä etsitään keskitetysti tekemättä eroa tiedon lähteiden tai formaattien välillä oli kyseessä sitten dokumentti, video, keskustelu tai yksittäinen ammattilainen. Samaan pakettiin kuuluu myös kommunikaatiovälineet sähköpostista videoneuvotteluihin sekä prosessien integroituminen myös organisaation ulkopuolisiin sidosryhmiin.

Ja koska puhumme sähköisen TYÖympäristön ratkaisuista, keskeistä on juuri organisaation prosessien ja liiketoimintasovellusten yhdistäminen. Yhdistäminen voidaan tehdä monella tasolla, mutta esim. CRM:n muodostamilla raporteilla sekä liiketoimintalähtöisellä työtilojen määrittelyllä päästään jo hyvään alkuun.

Vaikka yhteisöllisten työvälineiden eräs etu on nostaa työtyytyväisyyttä ja innovaatiota, tulee näiden käyttö myös suunnata edistämään liiketoimintatavoitteiden saavuttamista. Edelleen ja ehkä entistä enemmän, tulee tietotyöläisille viestiä organisaation keskeisten prosessien minimivaatimukset ja siten ohjata toimintaa yhtenäiseen suuntaan.

Kuinka liikkeelle?

Sähköisen työympäristön kehityshanke aloitetaan pääsääntöisesti konseptin ja kokonaistavoitteen kirkastamisella. Tämän jälkeen sähköistä työympäristöä ei ole tarve tai edes suositeltavaa luoda yhtenä suurena toimituksena.

Käytännön toteutus sekä käyttöönotto onnistuu parhaiten suunniteltuina osina ja organisaation kulttuurin kehittymisen rinnalla. Nämä tiekartalle palastellut toimitukset voidaan hyvin kuljettaa muun liikenteen mukana normaalilla pakettiautollakin.

Jos olet kiinnostunut kuulemaan lisää miten atBusiness voi kumppanina tukea organisaatiotasi sähköisen työympäristön toteutuksessa, ota yhteyttä ja tule läsnätyöpajaan kokemaan tietotyön uudet tuulet.

JP Wirta toimii atBusineksella tietotyön tuottavuuden seniorikonsulttina sekä Office- ja SharePoint -liiketoiminnasta vastaavana johtajana. Voit seurata JP:tä myös Twitterissä (@jpwirta).

Pölli startupeilta ja pysy kilpailussa

Wed, 08 May 2013 08:00:00 +0300

Pidimme viime syksynä esityksen rakkaan kollegani, markkinointijohtaja Perttu Monthanin, kanssa digimarkkinoinnin pyöreässä pöydässä, DiViAssa. Esityksemme personoidusta digitaalisesta markkinoinnista otti kantaa myös palveluiden käyttöönottoon. Halusimme iskostuttaa kuulijoihin startupeista tuttua pelotonta ja kokeilunhaluista asennetta, jota mm. sisältöä personoidessa ja konversiotestauksessa tarvitaan.

Suuryrityksissä voidaan perustaa elefantin kokoisia hankkeita, jotka pilkotaan pienemmiksi projektikokonaisuuksiksi ja vedetään tietynlaisella projektimallilla läpi. No problemo. Verkkopalveluiden osalta asiassa on kuitenkin ongelma: on vaikeaa olla tekemättä maailman valmiiksi saattavaa määrittelyprojektia, jossa on otettu huomioon kaikki mahdollinen verkkopalveluun tarvittava.

Toisaalta, taivaanrantaa maalailevan suunnitelman tekeminen ja toteuttaminen kestää kauan, samaan aikaan kun asiakkaiden käyttäytyminen ja ympäröivä, digitalisoituva maailma muuttuu nopeammin kuin teini-ikäisen mieli.

Ison kokonaisuuden määrittely voi kestää helposti puolesta vuodesta eteenpäin. Olen aikoinaan itse pisimmillään ollut noin vuoden kestäneessä web-palvelun määrittelyprojektissa, joka ei koskaan päätynyt toteutusvaiheeseen asti. Hukkaan heitettyä rahaa, jotka olisi voitu mieluummin käyttää vaikka hyvään henkilöstön virkistyspäivään (tai -kuukauteen?).

Opittavaa on. Vuonna 2003 alkunsa saanut Facebook, tuo ilohermoja stimuloiva viihdytyksen moderni runsaudensarvi, oli määritelmän mukaan startup-yritys vielä 2000-luvun puolivälin jälkeen. Heillä on noista ajoista jääneitä traditioita, jotka on kiteytetty hyvin seiniltä ja työpisteiltä löytyviin iskulauseeseen, jotka sopisivat nykyisiin web-projekteihin kuin nenä päähän:

"Done is better than perfect"
"Move fast and break things"
"What would you do if you weren't afraid?"

Netin evoluutio ja paremmat eväät digiliiketoimintaan

Maailmalta löytyy mielenkiintoisia kuvauksia netin evoluutiohistoriasta ja nykytilasta. Yksi viihdyttävimmistä lienee www.evolutionoftheweb.com, jonka visualisointi on hyvin näyttävää. Näyttävyyden lisäksi näppärä interaktiivinen graafi kätkee sisälleen kuitenkin totuuden - kehityssyklin nopeutumisen.

Muistan urani alkuaikoina kuulleni mantranomaisesti kuinka "verkkopalvelut tulisi uudistaa viiden vuoden välein". Sanopa nyt tuo lause ääneen ja naura hetki itseksesi tajuttuasi, kuinka huvittavalta se nykyään kuulostaa.

Kuinkahan moni tänään uudistettu nettisivusto on oikeasti samannäköinen vielä viiden vuoden kuluttua? Toivottavasti ei kovinkaan moni. Sykli on todellakin nopeutunut. Asiakkaamme odottavat jatkuvasti enemmän meiltä, kommunikoivat useamman kanavan kautta ja lopettavat pian kanssakäynnin, jos emme pysty sopeutumaan muutokseen tarpeeksi nopeasti.

En väitä, etteikö suunnitelmallisuus olisi hyvästä tai määrittelytyö tarpeellista, mutta uskon että ylisuunnitelmallisuuden raja tulee nykyään liian usein vastaan ja tulevaisuudessa asiakkaat tai toimittajat eivät pärjää kykenemättä nopeampaan toimintaan ja riskinottokykyyn. Viestini organisaatiollesi: uskalla tehdä vähemmän, käytä energiasi siihen että saat jotain valmiiksi ja ala testaamaan toimiiko se.

Analytiikasta saat jo paljon taustatietoa, mutta vain uskaltamalla testata mikä toimii parhaiten voit löytää uusia, tehokkaampia tapoja tehdä bisnestä.

Rami työskentelee atBusineksen seniorikonsulttina. Hänen erityisosaamiseensa kuuluu digitaalisen liiketoiminnan optimointi. Voit seurata Ramia myös Twitterissä (@webgrizzly).

Monikielinen intranet SharePointilla: ratkaisu vastaa sillä kielellä, jolla sille huudetaan

Tue, 07 May 2013 14:30:00 +0300

Maailmassa on tällä hetkellä 6 000 - 9 000 kieltä. Onneksi yhden organisaation käytössä olevien kielien määrä on yleensä huomattavasti pienempi, useimmiten yhdestä viiteen.

Yhden kielen ympäristössä ei tietenkään ole pähkinöitä purtavaksi tämän kirjoituksen osalta, mutta luodaan kuvitteellinen esimerkkitapaus ja oletetaan, että tämän yrityksen intranetin tulisi tukea useampaa eri kieltä eli suomi, ruotsi, englanti ja saksa. Ympäristönä on tuttuun tapaan Microsoft SharePoint 2013. On hyvä huomata, että tässä läpikäyty logiikka pätee myös julkisiin verkkopalveluihin.

SharePoint tarjoaa myös kielipakettien avulla käyttöliittymään monikielisyyttä, jonka avulla käyttäjät voivat navigoida SharePointissa omalla kielellään. Tuotettuun sisältöön kielipaketti ei vaikuta, mutta kerron tässä mitä mahdollisuuksia on tarjolla kielisyyden hallintaan.

Temppu ja kuinka se tehdään

SharePoint on tukenut jo usean version ajan monikielisyyttä mm. variaatiot -ominaisuuden kautta ja variaatiot ovat jatkossakin yksi tapa luoda monikielinen intranet. Muitakin keinoja toki on ja näiden sopivuus kullekin organisaatiolle arvioidaan aina tapaus- ja tarvekohtaisesti. atBusineksella on kokemusta useista eri tavoista toteuttaa kieliversiointia läpivietyjen projektien kautta sekä intranet- että verkkopalveluympäristöissä. Tässä kirjoituksessa keskitytään kuitenkin SharePointiin ja variaatioihin.

Ensin valitaan yksi pääkieli, jolla sisältö pääasiassa tuotetaan. Tämä pääkieli voi toimia vain lähteenä muille kieliversioille. Suomi on haastava kieli automatiikalle (kuten moni on jo varmasti huomannut, mikäli konekäännöksiä on käyttänyt) mutta mikäli pääosa organisaatiosta puhuu, lukee ja ymmärtää suomea on valinta selkeä. Muussa tapauksessa kannattaa harkita englantia, jota useimmat ymmärtävät.

Variaatiot tarvitsevat juurisivuston, jonka alle eri kieliversiot perustetaan. Ensimmäisenä kuitenkin määritetään perusasetukset varioinnille, joihin sisältyvät ensimmäisen kieliversion (Label) ja sen osoitteen luonti. Tämä on siis se pääkieli, jolla sisältö tuotetaan esimerkiksi Contoso.com/fi.

Variaatiot löytyvät myös pilvipohjaisesta SharePointista eli Office 365 -palvelun SharePoint Onlinesta. Tämä mahdollistaa monipuolisten intranet-skenaarioiden tuottamisen myös ilman on-premise -asennuksia ja ylläpitovelvotteita.

Kun suomenkielinen sivusto on luotu, sinne voidaan alkaa tuottaa rakennetta ja sisältöä. Sivut, alisivustot, navigaatiot, uutiset, dokumenttikirjastot ja muut peruselementit toimivat hyvin variaatioiden kanssa. Rakenteen ei tarvitse olla suinkaan täydellinen tässä vaiheessa, sillä sitä voidaan täydentää myöhemminkin.

Perusrakenteen muodostamisen jälkeen variaatioasetusten kautta luodaan seuraavat kieliversiot (Labels). Niitä voivat olla Contoso.com/en, Contoso.com/sv ja vaikka Contoso.com/de. Asetuksissa on hyvä huomata, että on mahdollista määrittää miten käännökset toteutetaan mm. kokonaan käsin vai tuetaanko konekäännöstä. Lopuksi luodaan hierarkia näille kielille ja odotellaan sen valmistumista.

Käännöksiä vaille valmista

Konekäännös on uusi ominaisuus SharePoint 2013:ssa. Se on tehty helpottamaan monikielisiä ympäristöjä ja se käyttää Microsoftin käännöspalveluita käännöksen toteuttamiseen. Mikäli tietoturvavaatimukset ovat tiukat ja asennus on paikallinen, on huomioitava että käännökset kulkevat pilvipalvelun kautta.

Rakenteiden eri kieliversioiden valmistuttua, voidaan edetä ympäristön konfiguroinnissa. Eri luettelot ja kirjastot voidaan määrittää valikkonauhan (ribbon) kautta variations-osuudesta kopioitumaan myös eri kielille. Tai valita vain jonkun kielen johon esimerkiksi dokumentit siirretään (esimerkiksi englanti).

Variaatioiden kanssa, erityisesti pilviversiossa, on syytä varautua siihen että muutokset tapahtuvat varsin verkkaisella tahdilla. Paikallista asennusta konfiguroimalla pystytään viemään muutoksia läpi nopeammin.

Kun sivut, uutiset ja dokumentit ilmestyvät kohdekielelle, ovat ne alkuun luonnoksia. Nyt voidaan valita kuinka käännökset hoidetaan:

käännetään sisältö käsin,
tuodaan käännöspaketti, jossa sisällön käännökset ovat tai
käynnistetään konekäännös.

SharePoint 2013 sisältää toiminnon käännöspaketin luomiseksi (Create Translation Package). Tämä toiminto luo paketin XLIFF-formaatissa, joka on käännöstoimistojen yleisesti käyttämä tiedostomuoto. Yritys voi luoda haluamistaan sisällöistä paketit käännöksiä varten ja lähettää ne käännöstoimistoille. Kun toimisto on saanut käännöksen tehtyä, ne tuodaan suoraan SharePointiin (Upload Translation).

Minkä tahansa käännöstavan valitseekin, pystyy sisältöä muokkaamaan vielä kääntämisen jälkeenkin. Jos vaatimukset käännökselle eivät ole korkealla, voi pohjakäännöksen tehdä esimerkiksi konekäännöksen avulla ja muokata sen lopullisen muotoonsa käsin. Tietyissä tapauksissa tämä voi säästää aikaa, mutta on syytä varautua siihen, että korjattavaa teksti on huomattavasti enemmän.

Suomi on perinteisesti vaikea kieli koneille monimutkaisen kielioppinsa ja globaalisti suhteellisesti suppean käyttäjäkuntansa vuoksi, joten parempaan lopputulokseen pääsee varmasti englanti-espanja-ranska -käännöksissä.

Monikielisessä organisaatiossa tämä konekäännös säästää dokumentoinnin kääntämisessä aikaa ja rahaa huomattavasti, jos todetaan että käännös toimii riittävän luotettavasti. Vaihtoehtona se on todennäköisesti parempi kuin että dokumentteja käännetään www-sivujen käännöspalvelujen avulla kappale kerrallaan.

Kun käännökset on tehty, valmis sisältö julkaistaan käyttäjille.

Mutta sisältö ei ole staattista

Kun alkuperäisiä materiaaleja päivitetään ja niistä julkistetaan uusia versioita päivittyvät ne kohdesivustoille, joilla on edessä taas käännöstyötä. Sen vuoksi onkin mietittävä ja suunniteltava etukäteen miten käännökset toteutetaan ja erityisesti mitä käännetään.

Sopivissa käännöksissä voi konekäännös olla riittävä (kustannus ja käytetty aika pieni verrattuna käsin käännettyyn hintaan) kunhan laatu ja käännöksen oikeellisuus ovat riittävällä tasolla. Tämä taas riippuu organisaatiosta, mutta nyrkkisääntönä on, että ainakin virallisten materiaalien tulisi olla kunnossa.

Hyvä puoli on se, että käännös ei tapahdu ilman ihmisen valintaa eikä konekäännös pääse julkiseksi ellei sisällöntuottaja niin päätä.

Täsmällisemmät ohjeet variaatioiden pystyttämiseen kannattaa lukea SharePoint 2013 -osiosta Microsoftin echnetistä. Aikaisempien SharePointien variaatioita on käsitelty mm. Technetin blogisarjassa.

Onko monikielisyys tarpeen?

Monikielisyyden tuki on suhteellisen helppo konfiguroida käyttöön, mutta sitä ei tule tehdä suunnittelematta ja haastamatta prosessia ensin. Ylipäätään ensin on aloitettava kysymyksellä: selviäisimmekö kuitenkin sillä, että tehdään vain yksikielinen intranet?

Jos kuitenkin on tarpeen edetä monikielisesti, niin on kysyttävä, haastettava ja selvitettävä mm. seuraavia asioita:

Onko kaiken sisällön oltava monikielistä?
Onko kaikki sisältö käännettävä jokaiselle kohdekielelle?
Mihin ja miten sisältöä käännetään?
Kuka vastaa sisällön kääntämisestä?
Kuinka usein ja paljon sisältöä tulee?
Olisiko syytä harkita kuitenkin sitä, että kaikkea sisältöä ei käännetä?
Miten toimitaan niiden sisältöjen kanssa, joihin ei voi käyttää variaatioita?

Vaihtoehtoja on monta. Monikielinen intranet on aina työläämpi ylläpidettävä. Voisiko riittää, että pääsivustolla olisi vain yksi yhteinen kieli ja alisivustot olisivat esim. toimipaikkakohtaisia omilla kielillään?

Lisäkysymyksenä voisi esittää, pitääkö käyttäjien voida toteuttaa myös itse käännöksiä? Tähän Office 2013 tarjoaa ratkaisun, joskin vain vasta muutamalla kielellä. Etuna on kuitenkin automaattinen käännös suoraan Officen sisältä.

Lisäksi Bing ja Google tarjoavat käännösmoottoria suoraan selaimeen. Microsoft on myös julkistanut tuovansa käännökset suoraan Yammerin käyttöliittymään loppukeväästä 2013 eli aivan piakkoin.

Vesa työskentelee atBusineksessa johtavana konsulttina. Voit seurata Veskua myös Twitterissä (@vesanopanen).

Raporttioksennusta vai näkemyksellistä analytiikkaa?

Fri, 03 May 2013 12:52:00 +0300

Uusia asiakkaita tavatessa tulee usein vastaan tilanne, jossa yrityksellä on web-analytiikkatyökalu käytössä, mutta sitä ei osata kunnolla hyödyntää tai aikaa sen käyttämiseen ei ole.

Aloitan usein uuden asiakassuhteen piirtämällä seuraavanlaisen kuvan, jossa on mielestäni kiteytettynä tilanne useimmissa suomalaisyrityksissä, niin isoissa kuin pienissäkin.

Kuvan ideana on saada kuulija ymmärtämään, että analytiikan hyödyntämiseen tarvitaan muutakin kuin Google Analytics. Voit automatisoida Analyticsin sylkemään metrin mittaisen perusraportin suoraan sähköpostiisi vaikka päivittäin. Kokemuksen syvällä rintaäänellä voin kuitenkin kertoa, ettei siitä ole mitään hyötyä.

Olen joutunut aikoinaan tekemään tuntikaupalla töitä kuukaudessa siirtääkseni Google Analyticsistä ja useista muista lähteistä tietoja Exceliin ja lähettämään valmistuneen Excel-raportin n. 20:lle kollegalle. Yleisesti oli kuitenkin tiedossa, että vastaanottajista valtaosa ei koskaan ehtinyt tai vaivautunut katsomaan tätä työllä ja tuskalla koottua raporttia. Manuaalista työtä valui siis hukkaan useampi tunti kuukaudessa.

Työkaluista näkemykseen, näkemyksistä toimenpiteisiin

Missä piilee vika? Eikö raportin vastaanottajien mielestä web ollut kanavana kiinnostava? Eivätkö he ymmärtäneet kuinka tärkeää analytiikka on? Syyt ovat mielestäni näinkin simppelit:

Raportoidut mittarit olivat liian yleisiä ja ilman kontekstia (kävijät, sivulataukset, kirjautuneiden lukumäärä, jne.).
Raportit eivät sisältäneet tulosten selkokielistä analyysiä tai toimenpide-ehdotuksia.
Web-analytiikkaa teki yksi henkilö kun vain ehti ja käytännössä ainoat analytiikkaan käytetyt tunnit piti suunnata Excelin täyttämiseen.
Yrityksen kulttuuriin ei kuulunut web-analytiikka. Sen arvoa ei ymmärretty, koska vastaanottajat eivät olleet nähneet aitoja web-analytiikan hyötyjä oman siilonsa näkökulmasta.

Nykyään esimerkiksi Google Analyticsiin löytyy välineitä sen keräämien tietojen viemiseksi Exceliin tai halutessaan voi kirjoittaa oman sovelluksen, joka hyödyntää GA:n ohjelmointirajapintaa ja hakee tarvitut tiedot tiettyyn muotoon.

Minua pyydetään toisinaan yhä edelleen tekemään perusmittareiden Excel-raportointia käsityönä, vaikka tiedot olisi saatavilla helposti web-analytiikkajärjestelmässä, missä tietoon pystyy myös pureutumaan syvemmälle. Tällaisessa tilanteessa yritän usein ehdottaa toisenlaista lähestymistapaa.

Useimpia yrityksiä riivaava sama perusongelma on kuvattu ylläolevissa neljässä kohdassa. Raportointia tehdään raportoinnin vuoksi. Se ei johda toimenpiteisiin, eikä tuloksia ehditä analysoida. Vaikka ensimmäinen asia usein onkin saada työkalut toimimaan, olisi seuraava järkevä askel varmasti palkata henkilö joka osaa käyttää työkalua tai antaa olemassa olevalle henkilöstölle oikeasti mahdollisuus hyödyntää välineitä.

Kun yrityksestä löytyy yksikin innokas tekijä, on helpompaa ryhtyä muuttamaan kulttuuria ja toimintaa ”musta tuntuu” -kehityksestä tietopohjaiseen kehitykseen. On tärkeää, että näitä soihdunkantajia löytyy yrityksestä, vaikka varsinaisen analysoinnin ja optimointiehdotukset tuottaisikin ulkopuolinen taho kuten atBusiness.

Apua analytiikkaan?

Kuvaako blogipostini tuttua tilannetta organisaatiossasi? Ota yhteyttä ja käydään yhdessä läpi miten olemme auttaneet muita asiakkaitamme hyödyntämään jo olemassa olevia resursseja ja työkaluja.

Rami Karhu työskentelee atBusineksen seniorikonsulttina. Hänen erityisosaamiseensa kuuluu digitaalisen liiketoiminnan optimointi. Voit seurata Ramia myös Twitterissä (@webgrizzly).

Metatieto herättää tiedon eloon

Tue, 30 Apr 2013 07:30:00 +0300

Metatieto on käsite joka saa aikaan pelkoa ja inhoa, mutta myös suunnatonta innostusta ja sekavuutta. Metatiedot halutaan ottaa käyttöön ja kuvata sillä vaikka mitä, mutta useasti käy ilmi että ensimmäisenä asiana tarvitaan yhteinen ymmärrys siitä, mitä metatieto oikein tarkoittaa.

Metatiedon voi todellakin määritellä hyvinkin eri tavoin. Wikipedia määrittelee sen varsin tiiviisti seuraavasti:

"Metatieto (metadata, liitännäistieto, kuvailutieto) on tietoa tiedosta eli kuvailevaa ja määrittävää tietoa jostakin tietovarannosta tai sisältöyksiköstä. Tyypillistä metatietoa ovat esimerkiksi CD-levyn tiedot (levyn nimi, esittäjä, säveltäjä, päivämäärä) tai tekstidokumentin tiedot (viimeksi tallennettu, omistaja, versio, sijainti, julkaisupäivämäärä jne.)."

Tässä kirjoituksessa keskitytään organisaation sähköisiin työympäristöihin ja erityisesti intranetiin sekä extranetiin.

Mitä metatieto siis on?

Kuten Wikipedia kuvaa, metatieto on tietoa tiedosta. Koska tieto voi esiintyä hyvin erilaisissa muodoissa (dokumentti, kuva, piirustus, tiedosto) on hyvä luokitella tietoa käyttäen ennalta määriteltyjä termejä.

Luokittelun kautta tieto voi yhdistyä muihin vastaaviin tietoihin (esimerkiksi osasto, projekti). Se kuvaa minkälaista tietoa dokumentti sisältää (sopimus, määrittely) tai se voi antaa lisämääreitä tiedolle, jotta sitä voidaan käsitellä oikein tai siihen voi kohdistua erilaisia sääntöjä (esimerkiksi julkisuusluokitus tai arkistoitava tieto). Kaikki nämä luokitteluperusteet määritellään käytettäväksi keskitetysti.

Helppoa, eikö vain?

Haasteita määrittelyssä

Miten organisaatio määrittelee ja luokittelee tietonsa? Miten he etsivät tietoa? Mitä kaikkea tietoa tiedosta aidosti tarvitaan? Yleensä aloitusvaiheessa toiveiden tynnyri on suuri ja ylitsepursuava. Jokaisella on omat tarpeensa ja vaatimuksensa.

Koko organisaation tarpeita ei aina pystytä kuvaamaan vain yhdellä metatietojen luokittelulla, vaan joskus näitä luokitteluja on tehtävä erilaisten käyttötarkoituksen mukaan. Esimerkiksi projekteihin liittyvillä dokumenteilla on usein omat metatietonsa, jotka eriävät vaikkapa organisaation yleisistä kohteista. Tämä on ihan ok ja työpajoissa onkin haettava esille luokittelut, jotka ovat asiakkaalle oleellisia. Tässä vaiheessa metatietoja voikin olla vielä suurehko määrä.

Metatiedot ovat pakollisia

Kun otsikon mukaisen lauseen sanoo ääneen, saattaa edestään löytää epäuskoa ja hiljaisuutta. Kaikki ne kymmenet metatiedot, joita on luokiteltu ja ryhmitelty, tuntuvatkin yhtäkkiä murskaavilta, kun dokumentteihin pitääkin liittää paljon kenttiä joihin kaikkiin on annettava tiedot. Pääsee syvä huokaus.

Tämä tarkoittaa sitä, että työnsarkaa riittää. Jotta metatiedoista olisi hyötyä, ne ovat pakollisia ja siis syötettävä dokumentille. Miten metatieto auttaa dokumentin löytämisessä tai käsittelyssä, jos tietoa ei ole?

Tämä ei tarkoita, etteikö tällaisiakin tietoja olisi mutta niitä on käytettävä hyvin harkiten. Projektidokumentaatiot, sopimukset jne. voivat hyvinkin sisältää myöhemmin täydentyvää tietoa, mutta ne eivät ole osana metatiedon ydintä. Metatietosuunnittelu ottaa tietysti myös tällaisiin tietoihin kantaa. Jos tiedon halutaan olevan löydettävissä, on metatietojen oltava pakollisia.

Mitä sitten tapahtuu, jos metatiedot eivät ole pakollisia? Niitä ei syötetä.

Metatieto herättää tiedon eloon

Lopuksi metatiedot löytävät paikkansa ja ryhmänsä. Ne sulautuvat informaatioarkkitehtuuriin kuin ne olisivat aina kuuluneet siihen. Niiden perusteella termeistä kasvaa metatietopuu, joka haaroittuu sopivasti ja ymmärrettävästi. Liiat rönsyt leikataan pois, koska muuten ylimääräisistä oksista tulee taakka.

Hyvä metatietomalli on selkeä, ylläpidettävä ja hallittava. Tästä syystä näihin liittyykin kiinteästi myös metatiedon hallintamalli, joka kuvaa ja huolehtii prosessista ja vastuullisista rooleista. Sanastoja on hoidettava ja niitä on jalostettava. Yksi termi ei suinkaan sovellu kaikkeen, vaan termeillä on synonyymejä joita käyttäjät ovat tottuneet käyttämään. Tässä ei ole kuitenkaan kyse vielä folksonomiasta, vaan organisaation omasta sanastosta jolla taksonomiaa tuetaan.

Oleellista on kuitenkin, että metatieto on yksiselitteinen ja kuvaa tietoa oikein. Käyttäjien ei tarvitse arpoa tai täyttää turhia kenttiä, vaan käyttö on mukavaa ja sujuvaa.

Entäs Bobin omat sanat?

Käyttäjillä on myös aina ollut omat tapansa luokitella sisältöä. He haluavat antaa omia sanoja kuvaamaan dokumentteja ja etsimään tiedostoja niillä sanoilla. Tässä on kyse siis folksonomiasta, käyttäjien omasta ja avoimesta tiedon luokittelusta. Näitä kutsutaan intranetissä usein avainsanoiksi tai tageiksi. Omat avainsanat ovat tietysti mahdollisia, mutta niiden on oltava siellä - emmehän halua että käyttäjä löytää jotain heikommin.

Avainsanat kasaantuvat ajan kanssa, joten organisaatiossa on oltava henkilöitä, joiden rooliin kuuluu hoitaa avainsanoja. Niitä kannattaa yhdistellä ja katsoa, että sanat ovat suhteelliset järkeviä. Useimmiten avainsanoista korjataan ainakin kirjoitusvirheet ja samaa tarkoittavat sanat yhdistetään. Suositut avainsanat helpottavat myös tiedon löytämistä, mutta niitä ei pidä sotkea metadataan eikä pelkästään niiden varaan tule laskea tiedon luokittelua.

Toimiva haku tuo hymyn huulille

Hyvä metatietomalli ja sen oikeaoppinen käyttö auttaa nimenomaan käyttäjää löytämään etsimäänsä tietoa. Kun metatiedot on asetettu (yksiselitteisesti, oikein ja malli on nimenomaan ohjastanut käyttäjää!) pystytään haun avulla rajaamaan tulosjoukkoa kohdistumaan juuri siihen projektiin tai osastoon, josta tietoa on etsitty. Sopimuspaperit löytyvät kuin saippuaoopperassa ja käyttö sujuu melkein kuin Intranet arvaisi mitä oletkaan tekemässä. Houkuttelevaa, eikö?

Eikä siinä vielä kaikki. Tietoa pystytään myös esittämään vaikkapa listoina, metatietoja ja hakua hyödyntäen. Projektin työtilassa voidaan listata esim. kyseisen projektin kaikki viimeiset dokumentit, olivatpa ne sitten missä päin intranetia tahansa. Tai talousosaston työtilassa näkyvät kaikki uudet sopimukset ja tilaukset. Tämä jos mikä nostaa hymyn jäyheämmänkin talousjohtajan huulille!

Prosessit hurraavat ja dokumentit marssivat

Metatiedot auttavat myös automatisoimaan dokumentinkäsittelyn prosesseja. Työnkulut ottavat dokumentin hoiviinsa ja kuljettavat sitä kädestä pitäen tietä pitkin oikeaan määränpäähän.

Hyväksymiset voidaan kohdistaa oikeille henkilöille ja automaattiset järjestelmät saavat tiedot, joiden avulla voidaan hoitaa esimerkiksi laskutus joka saa taas kontrollerin hymyn heräämään. Usein metatietoja selvitettäessä avautuu mahdollisuuksia käydä lävitse ja haastaa organisaation prosesseja ts. miten asioita tehdään ja miten niitä voisi tehdä, jotta aikaa jäisi enemmän oikeiden asioiden tekemiseen.

Vesa työskentelee atBusineksessa johtavana konsulttina. Voit seurata Veskua myös Twitterissä (@vesanopanen).

Haluatko skaalautua? Kohti itsepalvelua Business Intelligencessä.

Thu, 25 Apr 2013 07:30:00 +0300

On taas tullut se aika viikosta, kun eräässä yrityksessä tehdään projektiseurannan viikkoraportointia, joka suoritetaan Excel-työkalulla, raportit Excel-taulukoina esittäen.

Tuttua puoliautomaatiota

Avataan ohjelmisto, jossa hallinnoidaan projekteja sekä tuntikirjauksia. Ohjelmiston eri toimintojen näkymistä kerätään tarvittavat tiedot klassisella tavalla kopioiden ne käsin syöttämällä tai leikepöydän kautta Exceliin. Raportilla esitetään mm. projektien alustava työmäärä ja toteutunut työmäärä, joista laskettuna prosenttisuhde ja jäljellä oleva työmäärä. Lisäksi projekteille syötetään lisätietoja, kuten projektin tilanne sanallisesti kerrottuna.

Hetkinen. Tämähän on puoliautomaatiota ja toimihenkilöiden kapasiteetin alikuormitusta. Toki raportin tekoon on säännöllisesti varattava tietty aika, mutta mieluummin se käytettäisiin muuhun kuin toistuvaan raportin työstämiseen. Tunnistatko peilistä tiedon yhdistämisen ihmisrobotin? Monesti mietitään miten tehdä työn teko miellyttäväksi ja tehokkaammaksi. Olosuhteet on laitettu kuntoon. Biljardipöytä ja virvokeautomaatti on kyllä kivat, mutta parasta on kiinnostavat työtehtävät.

Ja kun raportin toimitusketju saadaan päätökseen ja esityshetki viimein koittaa, niin siihen kootut tiedot ovat jo ehtineet vanhentua, koska lähdejärjestelmänä toimivaan ohjelmistoon on tullut uutta ja päivitettyä tietoa. Mahdollisesti jopa hyvin olennaista, mutta sitähän ei tiedetä. Tuloksena saadaan siis vanhentunut raportti, jossa ehkä parasta ennen päiväystä jäljellä ja mahdollisesti tylsistynyt raportin tekijä.

Raportointiprosessin manuaalisuus, kuka hyötyy vai hyötyykö kukaan?

Kohti automaatiota omalla tutulla työkalulla

Automaatio, mutta sehän maksaa paljon kun joudutaan tekemään projekti koulutuksineen?
- Näin voisi olettaa, mutta on mahdollista lähteä liikkeelle ketterästi tietyn roolin tarpeista tutulla työkalulla.

Voimmeko käyttää edelleen Exceliä, kun siinä on raporttipohja valmiina?
- Kyllä, nykyistä raportointityökalua voidaan käyttää, mutta raportointiprosessi automatisoidaan.

Tässä tapauksessa lähdejärjestelmänä käytetty ohjelmisto ja sen tietokantayhteys käyttää Windows -autentikointia eli erillisiä tunnuksia ei tarvita. Riittää, että käyttäjä on kirjautunut koneelleen. Näin ollen käyttäjän roolin mukaisilla oikeuksilla päästään lähdetietoon käsiksi samalla tavoin kuin käytettäisiin ohjelmistoa normaalistikin.

Seuraavaksi haasteena on lähdejärjestelmän tietokantarakenteen ymmärtäminen, joten joitakin tunteja kuluu aikaa perusymmärryksen rakentamiseen ja raportoinnissa tarvittavien tietojen löytämiseen tietokannan rakenteesta.

Excelin sisälle luodaan PowerPivot -tietomalli, johon tuodaan muutaman kyselyn avulla mittaluvut ja projektitiedot sisältävät taulut. Nämä linkitetään riippuvuussuhteella ja lisäksi tehdään muutama laskennallinen kenttä. Käsin syötettäviä projektien lisätietoja varten Excelin välilehdellä oleva taulukko linkitetään PowerPivot -tietomalliin.

Lisäämme myös yhden suorituskykymittarin projektin tilannetta kuvaamaan.

Nyt Excelin välilehdelle voidaan luoda PowerPivot -mallia käyttävä PivotTable, johon tulee automaattisesti projektit ja niiden tilannetta kuvaavat luvut ja suorituskykymittari. Näin meillä on raportti, joka päivittyy dynaamisesti kahdella hiiren klikkauksella, ensin PowerPivot data ja tämän jälkeen PivotTable (näin Excel 2010-versiossa, 2013-versiossa on vieläkin yksinkertaisempi tapa).

Ajan tasalla olevan projektiseurantaraportti on aina saatavissa ja se kertoo samalla läpinäkyvästi onko lähdejärjestelmän tiedot kunnossa. Enää ei siis tarvita käsin kopiointia ja ihmiset voivat käyttää raportin koostamiseen käytetyn ajan tuottavampaan tekemiseen.

Tässä tapauksessa raportointitarpeen ratkaisuun kului kokonaisuudessaan kuusi tuntia työtä, josta suuri osa meni tietokannan rakenteeseen perehtymisessä. Varsin pieni panostus, joka maksaa itsensä takaisin monella tavalla.

Itsepalveluna Business Intelligencen avulla enemmän kilpailuetua

Haluatko skaalautua automaattisilla raporteilla ja tehdä päätöksiä ajantasaisella tiedolla mahdollistaen lisää aikaa tuottavaan ja miellyttävämpään työhön? Aika on varsin usein se resurssi, jota meillä ei ole.
Ruohonjuuritason asianmukaisilla automatisoiduilla ja yksilöllisillä ratkaisuilla pystyt realistisista lähtökohdista mahdollistamaan yrityksesi liiketoiminnan skaalautuvuuden.

Microsoft tarjoaa skaalautuvan Business Intelligence -konseptin itsepalvelu-BI:stä lähtien, jolla voidaan tuottaa juuri sinulle ja organisaatiollesi sopiva ratkaisu. Liikkeelle päästään ketterästi erittäin kevyin lisenssikustannuksin (tai lisenssit saattavat löytyä jo entuudestaan) ja uusien ominaisuuksien opettelukin on helppoa, sillä Excel on useimmille tuttu. Ratkaisu on myös skaalautuva, joten tulevaisuudessa sama tuttu raportointi- ja johtamisväline voi olla osa tiimin ja edelleen organisaation laajuista ratkaisua.

Liikkeelle kannattaa kuitenkin lähteä tärkeimmästä - sinun tarpeistasi.

Jarkko Hakala työskentelee atBusineksessa ratkaisuarkkitehtina.

Konsultin aamupäivä - tietotyön tuottavuustyökalut tosikäytössä

Mon, 22 Apr 2013 16:00:00 +0300

Puhun tapaamisissa usein Office 365 -palvelusta ja SharePointista, Lyncistä, Yammerista ja muista työvälineistä mitä tänä päivänä tietotyöhön on saatavilla. Blogit ovat täynnä joko teknistä asiaa tai sitten korkealentoista visiointia. Mitä nämä uudet välineet oikein tarkoittavat käytännössä? Miten niitä voidaan hyödyntää oikeassa elämässä?

Alla on kuvattu esimerkinomainen aamupäivä, jossa kaikki edellämainitut työkalut joutuvat testiin.

Aamuinen herätys iskeytyy tajuntaan ja vähitellen tajunta voittaa unen. Herätystä pois laittaessani huomaan Lumiastani saaneeni yöllä jo useammankin sähköpostin.

Aamulla kahvin tippumista odotellessa katson puhelimestani, mitä kaikkea uutta sähköpostilaatikkoni sisältää. Useita LinkedIn / Twitter / SharePoint Community -viestejä, jotka voin poistaa heti lukemisen jälkeen. Yammerin keskusteluista eilispäivän kooste, jossa nousee esille avoin kysymys kollegalta erääseen tarjouspyyntöön liittyen. Lisäksi kooste sisältää vinkkejä kehittäjiltä SharePointin Apps -mallin hyödyntämiseen sekä keskustelua vapaa-ajan kirjahyllystä.

Nappaan Surfaceni ja avaan Yammerin, jonne käyn osoittamassa henkisen tukeni kirjahyllyidealle. Samalla ilmoittaudun auttamaan tarjouspyynnössä ja naputtelen siihen tueksi muutaman vastaavanlaisen aiemmin tehdyn tarjouksen ja toimituksen joissa on käsitelty samoja asioita. Pikainen vilkaisu vielä päivän kalenteriin eli siihen missä ja milloin minun pitää olla. Sitten voinkin jo keskittyä päivän lehden verkkoversioon.

Aikainen lintu saa keittää tuoreet kahvit toimistolla, konsultit ovat tunnettuja suuresta kahvikupistaan ja useista santsikierroksista.

Silmäilen Twitter-tilin läpi ja sieltä bongaan muutaman kiinnostavan artikkelin markkinoinnista sekä teknisempiä ohjeita Excelin PowerViewiin ja SharePointiin liittyen. Varteenotettavat artikkelit jaan muille Yammerissa, kopioin mukaan blogisivun linkit ja varustan ne lyhyillä saateteksteillä, jotka osoitan konsulttikollegoilleni. Asetan myös sopivat avainsanat helpottamaan artikkelien löytämistä jatkossa.

Kahvikupin täydennyksen jälkeen avaan pilvi-SharePointista sivuston, joista löytyy päivän tapaamisten esitysmateriaalit. Ensimmäinen tapaaminen näyttää olevan kunnossa. Päivän toisen asiakaskäynnin tarjousmateriaali on selkeästi viimeistelyä vaille valmis. Katson esityksen lävitse, huomioiden kolleegan edellispäivän kommentit ja teen muutoksia tarpeen mukaan. Vilkaisen, että Ville onkin jo linjoilla ja vihreänä Lyncissä.

Lyncin paikallaolotilaa kuvastavat yksinkertaiset liikennevalot: vihreä (vapaa ja linjoilla), keltainen (poissa) ja punainen (kiireinen). Lisäksi on olemassa oma värinsä henkilölle, joka ei ole kirjautuneena Lynciin lainkaan. Nämä värillä määrityt tilat jakaantuvat vielä useampaan selitteeseen, mutta visuaalisesti on nopeaa nähdä eri paikoista, onko henkilö tavoitettavissa. Tässä tapauksessa PowerPointin kommentin kautta pääsen aloittamaan suoraan keskustelun henkilön kanssa.

Toivotankin hyvät huomenet Villelle ja kyselen, olisiko hänellä hetki aikaa työstää tarjousta kanssani. Vastaus on myöntävä, jaan esityksemme ja otan Lyncin yli äänipuhelun. Puolessa tunnissa saamme viimeistelyä tarjouksen ilman, että meidän on pompoteltava sähköpostia tai käytävä erikseen muokkaamassa esitystä.

Joskus taas pikainen palaveri on nopein tapa saavuttaa haluttu lopputulos. Palaverin aikana kirjaan asiakaskohtaiseen OneNoteen asiat, jotka tulee tapaamisessa huomioida.

OneNote-muistikirjat sijaitsevat pilvi-SharePointissa, asiakaskohtaisissa työtiloissa. Minun on mahdollista päästä käsiksi muistikirjaan myös muiden laitteiden kautta kulloisenkin tarpeen mukaan. Ja hyvä niin, kuten käy kohta ilmi.

Ruuhka yllätti tänä aamuna - sitä ei ollut ollenkaan, joten huomaan olevani puoli tuntia etuajassa. Aulassa avaan OneNote-muistiinpanot puhelimestani ja käyn vielä lävitse mistä aiheista tapaamisen aikana oli tarkoitus puhua ja missä järjestyksessä ne tulisivat parhaiten esille. Teen muutamia lisäyksiä odotellessani palaverin alkamista.

Huomaan myös, että Yammerissa on käyty aktiivista keskustelua, joten lukaisen nopeasti uusimmat kommentit ja tykkään muutamasta vastauksesta, joita kolleegani ovat kirjoittaneet. Mietin mielessäni, etten olisi osannut heti ajatella asioita myös noista näkökulmista!

Asiakkaan kanssa palaveri ei suju kuin konsultin oppikirjassa. Onnistun laittamaan virtakaapelin huonosti koneeseeni kiinni, joten huomaan yhtäkkiä että itselläni on akkua jäljellä enää 15%. Ja laturi on tietysti toimiston pöydällä. Ei näin. Onneksi satuin ottamaan Surfaceni mukaan ja myös näyttöadapterin. Onni onnettomuudessa.

Avaan esitykseni auki pilvi-SharePointista ja näytettyä sen tablettikoneeni kautta. Tilanne pelastettu tällä kertaa, vaikka olisihan tuo esityksen sisältö pitänyt pystyä puhumaan myös ilman kalvoja.

Muistiinpanojen tekeminen jää vähän vähemmälle itse palaverissa, mutta varmuuden vuoksi laukusta löytyy kynä ja arkki paperia! Onneksi asiakas on ymmärtäväinen ja vitsailemme muinaisesta teknologiasta. Sen kyllä huomaa, että kaikki tulee kirjattua koneella tänä päivänä. Niin kankeaa tuon kynän käyttäminen on, eikä siinä tunnu olevan Undo-toimintoa...

Tapaaminen loppuu mutta seuraava häämöttää jo heti lounaan jälkeen. Nopea vilkaisu ympärille ja kahvila löytyy läheisyydestä. Kahvikupin ääressä joudun toteamaan, ettei WLANia ole saatavilla. Onneksi puhelimen nettiyhteyden jako pelastaa tilanteen, joten tablettikoneesta OneNote auki ja nyt kun keskustelu on vielä tuoreessa muistissa, tulkkaan omat harakanvarpaani ja kirjaan ne yhteiseen muistioon.

Samaan aikaan kolleega kyselee Lyncin ylitse, ehtisinkö katsoa yhtä tilannetta hänen kanssaan. Joudun kieltäytymään, koska kahvila ei ole sopiva paikka tällä kertaa. Pyydän lisäinfoa sähköpostilla ja että hän tekee minulle iltapäivälle kalenterivarauksen asiasta, jolloin voimme perehtyä tuohon asiaan. Joskus sähköpostillakin on aikansa ja paikkansa.

Lähetän tekstarin asiakasvastaavalle, joka on tulossa tapaamiseen kanssani ja kerron että minun kannettavassani ei ole virtaa. Hän lupaa hoitaa esityksen omalta koneeltaan. Myös tämän tapaamisen kalenterikutsu, esitys ja alustavat muistiinpanot tulee käytyä läpi vielä kerran ja avattua ne valmiiksi tabletille. Sitten onkin jo aika siirtyä kahvilasta eteenpäin.

Tapaaminen sujuu mainiosti kuten pitääkin. Saan muistiinpanoja tehtyä tällä kertaa jo palaverin aikana, koska kollegani kone on valjastettu esitykseen. Tässäkin on pelastuksena se, että materiaalit on säilöttynä yhteiseen SharePointiin, johon on pääsy sopivilla tunnuksilla eri laitteilta.

Mitä tästä voit ottaa opiksi?

Edellisen esimerkkitarinan kiteytys on tässä:

Lync mahdollistaa läsnätyön. Sen avulla voit tehostaa ryhmätyötä ja olla yhteydessä viestinnän tai puhelun + ruudun jakamisen kautta tarkoituksenmukaisesti.
Yammer tavoittaa koko organisaation, tai valitun ryhmän, silloin kun se heille sopii. Yammerista voit tilata sähköpostipäivitykset, jotta tiedät uusimmat tapahtumat, vaikket aina olisikaan läsnä. Se on myös keskustelukanava, jolla voit korvata massasähköposteja ja se mahdollistaa myös keskustelun aiheista. Meillä atBusineksella Yammer on aktiivisessa käytössä ja sen avulla syntyy mahtavia ideoita, jotka lisäävät myös avoimuutta ja asiakasarvoa. BYOD-organisaatiota miellyttää se, että Yammerille on saatavissa todella laaja laitetuki ja sitä voi käyttää myös nettiselaimen ylitse.
Älä tallenna esityksiä omalle kovalevyllesi. Koneesta voi loppua virta tai se voi vioittua. Jaettu tila, on se sitten pilvessä tai paikallisesti asennettu, on SharePointin yksi vahvuus. Myös mahdollisuus avata SharePoint käytettäväksi puhelimen, tabletin tai vaikka kotikoneen kautta edesauttaa tuottavuutta.
Älä unohda virtalähdettä, erityisesti jos käytät virtasyöppöä kannettavaa =) Myös kynä ja paperi ovat edelleen käytössä tarpeen tullen.

Tietotyön työkalut kehittyvät pala palalta toimimaan entistä paremmin ihmiset ja tekemiset yhteen sekä auttamaan tuottavuuden kasvattamisessa. Ammattimainen kumppani auttaa valitsemaan juuri teille tarpeellisia ratkaisuja, jotka tuottavat yrityksellenne välitöntä hyötyä sekä nyt että tulevaisuudessa.

Vesa työskentelee atBusineksessa johtavana konsulttina. Voit seurata Veskua myös Twitterissä (@vesanopanen).

TOP 3 ärsyttävimmät asiat IT-alalla

Fri, 19 Apr 2013 12:07:00 +0300

1. Toimittaja ei ymmärrä asiakasta

“Assumption is the mother of all fuckups”, todettiin legendaarisessa Kaappaus raiteilla –elokuvassa. Kärjistäen voisi sanoa, että missä on tietotekniikkaa, siellä on myös ongelmia. Klassiset seuraamukset suunnitelmien pettämisestä ovat aikataulun venyminen, kustannusten kasvaminen tai havainto, ettei esitetty ratkaisu sovellukaan täysin käytännön tarpeisiin. Minusta näille yhteinen nimittäjä on asiakkaan toiminnan ymmärtäminen – tai siis sen puute.

Läpi toimittajan organisaation aina myynnistä toteutukseen asti pitää olla ohjenuorana se, että halutaan ymmärtää asiakkaan prosesseja ja tavoitteita. Mihinkään ei pitäisi ryhtyä, ellei aidosti tiedetä mitä ollaan tekemässä. Asiakkaat harvemmin turhautuvat siihen, jos toimittaja haluaa vääntää rautalankaa niin kauan, että tavoite selviää ja keinot päästä siihen kirkastuvat molemmille.

2. Realismista rangaistaan

Toimittaja putoaa hyvin nopeasti tarjouskilpailusta, jos ilmoittaa tarjouksessaan realistisen kustannus- ja aikatauluarvion. Parhaiten pärjää, jos lupaa toimituksen aikataulussa, jonka tietää jo valmiiksi mahdottomaksi ja sisällöllä, joka ei varmasti tule asiakkaan tarpeisiin aidosti vastaamaan. Pelkkään hintaan perustuva kilpailutus on mielipuolista ja usein myös resurssia surutta haaskaavaa toimintaa.

3. Mennään teknologia edellä

Toimittajalla voi olla fiksaatio tarjota aina tiettyä teknologiaa, tuotetta tai ratkaisua tarpeeseen kuin tarpeeseen. En usko, että tämä lähestymistapa koskaan palvelisi asiakasta parhaalla mahdollisella tavalla. Toisaalta, myös asiakkaalta päin voi tulla vaatimus tarpeen ratkaisemisesta vaikkapa valmisratkaisulla, kun parempi ratkaisu olisi räätälöinti.

Valmisratkaisuihin liittyen tuli mieleen vanha vitsi venäläisestä parranajoautomaatista. Myyjä kertoo, että kun automaattiin tökkää pään niin eipä aikaakaan kun on leukapielet sileinä. Eikä maksa paljoo. Joku yleisöstä herää kysymään, että mitäs sitten tehdään kun on niitä erikokoisia leukoja. Myyjä vastaa siihen, että eihän niitä erikokoisia leukoja ole kuin vain sillä ensimmäisellä ajokerralla.

Kolme ongelmaa, kolme neuvoa:

Älä oleta vaan selvitä
Halvin ei ole aina paras
Kyseenalaista ja vaadi perusteluja

Merja Tuomainen toimii atBusineksen Human Resource Management -yksikön johtajana.

Kolme väittämää järjestelmien ylläpidosta ja yksi vaihtoehto

Thu, 18 Apr 2013 10:50:00 +0300

Kolme väittämää IT-maailmasta:

Liiketoiminnan ytimessä olevien järjestelmien uusiminen on kallista, riskialtista ja hankalaa.
Vanhat järjestelmät rapautuvat ajan mittaan toistuvien muutosten ja lisäysten kautta.
Vanhojen järjestelmien ylläpitoon pystyvät henkilöt ovat katoava luonnonvara.

Eivät väittämät tyhjästä synny. Aina niissä on takana koettua historiaa.

Nuo edellä olevat väittämät ovat keskenään ehkä käänteisessä järjestyksessä, mutta käytännössä ne kulkevat kehänä eteenpäin. Kesälomien lähestyessä huomataan haasteita päivystysrinkien pyörittämisessä. IT-osaston harvenneet rivit eivät enää pystykään tarjoamaan tukea tuotannon vaatimusten mukaan.

Seuraavalla viikolla nousee esiin tuoterepertuaarin pakottamat muutostarpeet järjestelmään. Tietohallinto- ja myyntijohtajalla menevät sukset auttamattomasti ristiin. Järjestelmän muokkaaminen on hankalaa samasta syystä kuin kesälomien tuuraaminen – osaajat puuttuvat.

Voisiko olla toisinkin?

Maailma on täynnä tällaisia tilanteita. Parempia aikoja odotellessa tilanteet ajautuvat mahdottomiksi. Tavoitteellinen kumppanuus oikean IT-toimittajan kanssa antaa mahdollisuuden tehdä asiat toisin.

Vanhentuvan järjestelmän asteittainen siirtäminen luotettavalle kumppanille antaa aikaa ja tilaa perehtyä järjestelmän uudistamiseen ja ennen kaikkea liiketoiminnan parempaan palvelemiseen. Kumppanin kanssa tulee sopia muustakin kuin pelkästään nykyjärjestelmän teknologian osaavien resurssien hallinnasta.

Laittamalla yhteiseksi visioksi teknologian uudistamisen muutaman vuoden ajanjaksolla saadaan molempien kaipaamaan jatkuvuutta ja varmuutta. Tilaaja saa uuden teknologian osaamista toimittajalta, toimittaja pääsee perehtymään liiketoiminnan vaatimuksiin ennen hankintaa ja järjestelmäuudistusta.

Ennen pitkää päästään siihen yhteistoiminnan tasoon, jossa IT-toimittaja voi tarjota asiakkaalleen oikeasti liiketoimintaa tehostavia uusia ideoita pelkän standardituotteen tarjoamisen sijaan. Siinä samassa järjestelmää voidaan uudistaa pala palalta ja hallitusti - siis riskien ja kustannusten näkökulmasta katsottuna.

Tämähän on siis visio siitä, kuinka asiat voisivat toimia täydellisessä maailmassa. Kannattaisi ehkä kokeilla ihan oikeassakin elämässä.

Mikko Räsänen toimii johtajana atBusineksen Enterprise Resource Planning Solutions -yksikössä.

Pilvipohjaiset Windows Azure -virtuaalipalvelimet vihdoin saatavilla

Tue, 16 Apr 2013 16:00:00 +0300

Microsoftin pilvipohjainen sovellusalusta eli Windows Azure on pitkään ollut edellä aikaansa. Perinteisten virtuaalikoneiden sijaan Azure starttasi niin sanotulla PaaS eli Platform as a Service –mallilla reilut kolme vuotta sitten.

Sovellusarkkitehtuurien kannalta Azuren PaaS-palvelut ovat edelleen Microsoftin pilvipalveluiden kiinnostavin osa-alue, sillä ne edustavat uudenlaista ajattelua sovelluskehityksessä ja sovellusten elinkaaren hallinnassa. Olen kirjoittanut aiemmin mm. Azuren hyödyntämisestä poikkeusviestinnän välineenä ja olemme hyödyntäneet Azurea sovellusalustana viestintäratkaisujen ja liiketoimintakriittisten verkkopalveluiden alustana.

Perinteisemmälle palvelinvirtualisoinnille on kuitenkin oma paikkansa.

Azuren virtuaalikoneet eli Infrastructure-as-a-Service -toiminnallisuus (IaaS) julkaistiin tuotantokäyttöön tänään 16.4. lähes vuoden mittaisen koekäytön jälkeen.

Palvelu mahdollistaa eri kokoisten Windows- ja Linux-pohjaisten virtuaalikoneiden provisioinnin Microsoftin pilvipalvelussa. Palvelimet voidaan ryhmitellä virtuaaliverkkoihin, jotka puolestaan voidaan yhdistää yrityksen omaan lähiverkkoon. Kuormantasaus, julkisten osoitteiden määrittely, käytössä oleva palvelinkapasiteetti ja muu hallinta on mahdollista tehdä yksinkertaisimmillaan suoraan selaimella.

Nopeasti ja helposti provisioitavat virtuaalipalvelimet tarjoavat mielenkiintoisia mahdollisuuksia moneen eri käyttötarkoitukseen:

erilaiset testi- ja kehitysympäristöt,
olemassa olevien palvelinten siirto pilveen,
nopea kapasiteetin kasvattaminen tai pienentäminen sekä
maantieteellinen hajauttaminen.

Olemme itse käyttäneet Azuren virtuaalipalvelimia mm. Microsoft SharePoint 2013 -projektien testi- ja kehitys- ja demoympäristöinä. Projektin päätyttyä palvelimet on mahdollista ajaa alas odottamaan mahdollista myöhempää tarvetta kuten projektin seuraavaa vaihetta, jolloin käyttämättömien ympäristöjen kulut putoavat merkittävästi. Maksettavaksi jää vain palvelinten levytilan aiheuttama kustannus.

Myös lisenssimielessä pilvipalvelimet ovat helppoja: Windows-palvelimen, SQL Serverin ja BizTalk Serverin lisenssit voidaan sisällyttää suoraan palvelujen tuntipohjaiseen hinnoitteluun, mikä nopeuttaa palvelujen käyttöönottoa verrattuna lisenssien perinteisiin hankintamalleihin.

Uuden SharePoint 2013:n käyttöä ajatellen tänään julkistetut palvelut tuovat vielä yhden lisän: virtuaalikoneiden maksimikapasiteettia on nyt kasvatettu, ja käyttöön voi ottaa myös 28GB ja 56GB muistilla varustettuja palvelimia.

Seuraavassa on viime viikolla Microsoftin tapahtumassa pitämäni esitys Azuren mahdollisuuksista.

Pilvipalveluiden tarjoama muutos ja sen vaikutukset yrityksen it arkkitehtuurissa Slideshare -käyttäjältä atBusiness.

Tiesitkö muuten, että atBusiness on Microsoftin Azure Circle -ohjelman jäsen ja Deployment Planning Services –kumppani. Tämä tarkoittaa, että voit käyttää organisaatiosi Software Assurance -etuja ja koulutusseteleitä käyttöönoton ja mahdollisuuksien suunnitteluun ja arviointiin. Kysy lisää, mikäli joustavuus ja kustannustehokkuus eli Windows Azure ja sen tarjoamat mahdollisuudet kiinnostavat.

Juha työskentelee atBusineksessa johtavana konsulttina. Voit seurata Juhaa myös Twitterissä (@juhavitikka).

Digitaalisen asiakaskokemuksen aika on nyt

Tue, 16 Apr 2013 08:00:00 +0300

Mies vai nainen? Pitkä vai lyhyt? Kehonrakenne? Kävellessäsi sisään vaatekaupan ovesta asiantuntevalta myyjältä menee alle sekunti profilointiin. Toisen sekunnin myyjä käyttää vilkaistakseen mitä sinulla on päälläsi. Osaava myyjä tietää myös mitä sinulle kannattaa ehdottaa ja miten puhutella ennen kun hän on ehtinyt keskustella kanssasi sanaakaan. Vasta tämän jälkeen tulee toivotus: “Tervetuloa! Kuinka voin auttaa?”

Kasvokkain kohdatessa tämänkaltainen toimintamalli tuntuu itsestään selvältä. Jopa niin, että emme ajattele sitä ja saatamme jopa loukkaantua, mikäli asiakaspalvelijan kohtelu ei ole tämän mallin mukaista. Haluaisin olla kärpäsenä katossa tilanteessa, jossa vaatemyyjä taluttaa Armanin pukuun sonnustautuneen herrasmiehen myymälän poistotuotteiden alelaarille. Tai vastaavasti 16-vuotiaan hiphopparin sovittamaan 180 euron merkkikravattia.

Henkilökohtaisempaa heti

Maailman digitalisoituminen on tapahtunut rajua vauhtia. Lähes samaan tahtiin on kasvanut myös kuluttajien vaatimustaso. Palvelun on oltava henkilökohtaisempaa, relevantimpaa ja kiinnostavampaa. Kaiken tarjolla olevan viestitulvan (yli 6 000 kaupallista viestiä päivässä) seasta huomioidaan vain merkitykselliset. Merkityksellisyyden päättää vain ja ainoastaan viestin vastaanottava yksilö. Transistoriradiosta kuultu ääni ei ole enää ainoa ja ehdoton totuus, vaan kanavia on useita ja viestit ovat usein keskenään ristiriitaisia.

Vaikka kaikki tämä on jo tiedossa, silti suurin osa tämän päivän viestinnästä on edelleen täysin geneerisiä. Vastaanottajasta riippumatta kaikille tuputetaan samaa ja toivotaan, että edes joku tarttuisi syöttiin. Asioita tehdään samalla tavalla, kuten niitä on aina tehty. ”One size fits all” -ajattelu elää ja voi hyvin. Vai voiko? Ja jos voi, niin kuinka kauan?

Uutis- ja markkinointikirjeissä personointia eli sisällön kohdentamista eri kohderyhmille on tehty jo jonkin aikaa. Ainakin osa on mahdollisuuden oivaltanut. Tietyissä tuotteissa ja segmenteissä kohdennetun sisällön osumatarkkuuden on oltava lähes täydellistä.

Ei riitä, että verkossa tuotteitaan myyvä yritys on tietoinen kiinnostuksestani musiikkiin. Jos saan sähköpostiini mainoskirjeen, jossa promotaan Robinin uutta levyä, niin saatan enemmänkin ärsyyntyä kuin innostua. Jos vastaava kirje kertoo vaikkapa Jethro Tullin klassikkoalbumin 40-vuotisjuhlajulkaisusta, on reaktioni taas täysin päinvastainen. Pitkäaikainen markkinointilistan ryöstöviljely johtaa vastaanottajakatoon ja brändin rapautumiseen.

Yritysesitteestä dialogiin...

Oma kiinnostuksen kohteeni digitaalisessa viestinnässä kohdistuu ennen kaikkea verkkopalveluiden ja sähköisen viestinnän muodostamaan kokonaisuuteen. Kohtaan edelleen aivan liikaa staattisia yritysesitteitä, joita myös kotisivuiksi kutsutaan. Näiden aika on auttamattomasti ohi.

Pystymme parempaan. Kaikki eivät voi olla Amazon.comeja, mutta ei tarvitsekaan olla. Verkkopalvelun avulla voidaan saavuttaa huomattavia bisneshyötyjä, kun pystytään tarjoamaan aitoa lisäarvoa sivustolla vieraileville ihmisille. Asiointikokemuksen on oltava nykyistä henkilökohtaisempi ja merkityksellisempi. Vierailusta on pystyttävä rakentamaan kahdensuuntaista dialogia, joka tukee asiakkuuden elinkaaren eri vaiheita. Teknologia mahdollistaa tämän, kuluttajat ovat jo alkaneet vaatimaan sitä ja mielestäni organisaatioiden alkaa olla korkea aika hypätä tämän junan kyytiin.

...ja asiakaskokemuksen johtamiseen

Edellisessä kirjoituksessani pohdiskelin perinteisen sisällönhallintatyökalun riittämättömyyttä lisäarvon tuottajana. Hieman samaa teemaa käsittelee tutkimusyhtiö Forrester uunituoreessa raportissaan ”Forrester Wave™: Web Content Management For Digital Customer Experience”, jossa he arvioivat verkkopalvelualustoja digitaalisen asiakokemuksen tuottamisen näkökulmasta. Heidän ydinviestinsä on selkeä: elämme kokemusten aikakautta, jolloin verkossakaan pelkkä verkkojulkaisu ei riitä.

Raportissa on vertailtu kymmentä alan merkittävää toimijaa lähtökohtaisesti kolmesta eri näkökulmasta:

Nykyinen tarjoama: tuotteen vahvuudet ja ominaisuudet
Strategia: positiointi ja jatkokehitysnäkymät
Markkina-asema: globaali- ja taloudellinen asema sekä tarjottavat asiantuntijapalvelut

Suosittelen perehtymään raporttiin, joka on ladattavissa kokonaisuudessaan esimerkiksi kumppanimme Sitecoren sivuston kautta. Raporttia ja ennen kaikkea muutosta edellisen vuoden tilanteeseen on pureskellut myös mm. Digital Clarity Groupin perustaja Scott Liewehr. Kannattaa tutustua myös hänen näkemyksiinsä.

Verkkopalvelut ja uutiskirjeet (sekä transistoriradio) ovat vain muutamia esimerkkejä. Myöskään perinteisiä kanavia, kuten radiota tai televisiota, ei sovi millään muotoa unohtaa. Niiden suhteellinen merkitys on vain vähentynyt. Näitä kannattaa pohtia myös markkinointiponnistusten kohdentamisessa.

Markkinointiviestintä elää kiihtyvää murrosta. Olennaista on reagointinopeus. Digitaalista asiakaskokemusta muokkaavat erilaiset päätelaiteet ja näiden parissa koetut käyttötilanteet, joiden suhteellinen osuus on selkeässä nousussa.

Kauanko sinulla on vielä varaa miettiä onko asiakaskokemuksen johtaminen taas yksi konsulttien päähänpisto vai liiketoiminnan menestykselle aidosti merkityksellinen juttu? Mieti rauhassa, mutta älä niin kauan että asiakkaasi karkaavat henkilökohtaisemman palvelukokemuksen perässä kilpailijalle.

Mikko Jokela toimii atBusineksessa verkkopalveluliiketoiminnasta vastaavana johtajana.

Intranet SharePointilla: valmistoimintona, konfiguroimalla, räätälöitynä vai jotain muuta?

Mon, 15 Apr 2013 14:00:00 +0300

"Ohessa suunnittelemamme konsepti ja ulkoasu uudelle SharePoint-intranetille. Meille riittää, että käytetään tuotteen valmistoimintoja. Odotamme kiinteähintaista tarjousta ja ketterää projektimallia."

Edellä olevat lauseet löytyvät aika monesta tarjouspyynnöstä. Tarjoukseen vastaavalle konsultille ne aiheuttavat melkoisesti päänvaivaa.

SharePoint kun sisältää lukuisia valmistoimintoja, joiden avulla voidaan rakentaa valmis intranet ilman riviäkään koodia. Itse asiassa siihen ei tarvita edes konsulttia, jos joku omassa organisaatiossa tuntee tuotteen ja osaa koostaa valmistoimintojen avulla halutun kaltaisen intranetin. Tästä päästään ensimmäisiin kahteen ongelmakohtaan.

Ongelma 1: Asiakkaalla ei ole tuotteen mahdollisuuksia ja rajoja tuntevaa SharePoint-osaajaa

Ratkaisemalla ensimmäisen ongelman ja tyytymällä ulkoasun osalta lähinnä värien ja fonttien vaihtoon sekä yrityksen logon paikalleen laittamiseen, voi intranetin rakentaa jopa itse ilman ulkopuolista apua. Käyttöönotto on juuri niin ketterää kuin mihin omat rahkeet riittävät, toteutustyö valmistoimintojen konfigurointia ja kustannukset oman ajankäytön mukaiset. Edes palvelimia ei tarvita, sillä SharePointin voi ottaa käyttöön suoraan pilvestä.

Ongelma 2: Ulkoasun ja/tai konseptin suunnittelija ei tunne SharePointin valmistoimintojen mahdollisuuksia ja rajoitteita

SharePoint 2013 -version myötä suurin osa ulkoasun muokkaamisesta onnistuu pelkkien HTML-taitojen avulla ja Javascript-osaamiseen yhdistettynä päästään jo todella pitkälle. Toteutuksessa puhutaan kuitenkin jo terminä räätälöinnistä. Enää ei konfiguroida pelkkiä valmisominaisuuksia, vaikka varsinaisia sovelluskehitysvälineitä ei tarvitakaan.

Suurimman työn aiheuttaa yleensä kuitenkin se, että monesti ulkoasun suunnittelun yhteydessä on myös keksitty uusia toimintoja, siirrelty ja muokattu olemassaolevia tai oletettu valmistoiminnallisuuden taipuvan sellaiseen käyttöön, johon sitä ei ole suunniteltu. Tarvitaan sovelluskehitystä edellyttävää räätälöintiä.

Missä siis menee valmistoimintojen konfiguroinnin, räätälöinnin tai sovelluskehityksen raja?

Se vaihtelee.

Toimintojen lisäksi vastaus riippuu mm. valitusta ympäristöstä (Office 365 -pilvipalvelu vai paikallinen ympäristö) sekä halutusta toteutustavasta.

Selainkäyttöliittymästä konfiguroimalla voidaan rakentaa monipuolisia kokonaisuuksia, mutta kelpaako projektin tuotokseksi valmis konfiguroitu SharePoint-ympäristö? IT:ltä kysyttäessä ei yleensä kelpaa, vaan toteutus on tehtävä toistettavalla tavalla skriptaamalla tai rakentamalla konfiguroinnit kehitysvälineillä ja paketoimalla ne erillisiksi kokonaisuuksiksi. Sitten testataan, asennetaan paketteja kehitys-, testi- ja tuotantoympäristöihin, korjataan bugeja, asennetaan uusia versioita, testataan jne.

Loppukäyttäjää asennuspaketit eivät kiinnosta.

Ongelma 3: Kiinteähintainen ja ketterä projektimalli

Alkuperäisistä vaatimuksista hieman joustamalla selvittäisiin usein pienemmällä työllä. Ketterä projektimalli taas mahdollistaa joustavan kehittämisen yhteistyössä asiakkaan kanssa. Tällöin voidaan miettiä käytännössä miten valmistoimintoja hyödynnetään, missä kohdin joustetaan ominaisuuksista tai ulkoasusta, ja milloin taas halutaan panostaa räätälöintiin. Lisäksi konsultin työkalupakkiin kuuluu yleensä hyvä valikoima omia ja kolmansien osapuolien valmiita laajennuksia.

Kiinteä hintakin on mahdollinen, mutta ketterään toimintatapaan yhdistettynä se käytännössä tarkoittaa asioiden tekemistä siihen asti mihin budjettia riittää. Vähemmän tärkeät ominaisuudet jäävät odottamaan mahdollista myöhempää vaihetta.

Jos haluat ottaa selvää siitä, mihin SharePoint 2013 -valmisominaisuudet pystyvät, olet tervetullut tutustumaan tuotteeseen, Office 2013 -tuoteperheeseen sekä Office 365:een läsnätyöpajoissamme. Uskallan väittää, että osallistumalla saat sekä uusia ideoita että säästät turhaa vaivaa ja kustannuksia jatkossa.

Juha työskentelee atBusineksessa johtavana konsulttina. Voit seurata Juhaa myös Twitterissä (@juhavitikka).

Räätäli elää aina

Fri, 12 Apr 2013 12:41:00 +0300

Päivittäisessä työssä elän edelleen vanhojen termien mm. toiminnaohjauksen ja räätälijärjestelmien parissa, tosin esimerkiksi pilvipalveluilla ja yhteisöllisyydellä höystettynä. Kulmakarvat kohoavat aina kun kuulen väitteitä, ettei räätälöityjä järjestelmiä kukaan enää osta vaan kaikki tehdään valmiilla ERP-tuotteella tai valmistuotteita konfiguroimalla. Toki tuo väittämä on osittain totta, mutta aivan selvää on että liiketoiminnan tarpeisiin sovitetut ja räätälöidyt ratkaisut tulevat elämään aina.

Muutostahdin kiihtyessä liiketoiminnalta vaaditaan uusia oivalluksia ja erottautumista kilpailijoista aiempaa nopeammin. Jos yritys luo selvästi muista erottuvia palveluja ja haluaa liittää niihin ratkaisuja, jotka tehostavat erottuvan liiketoiminnan voiton mahdollisuuksia, niin silloin on asiakaskohtaisen ratkaisun paikka.

Kannattaa kartoittaa osaavat, innovatiiviset kumppanit ja jututtaa heitä. Tutustu valmiisiin tuotteisiin ja ainakin sellaisiin, jotka voivat toimia pohjana muokkaukselle tai räätälöinnille. Monesti kun asiaa katsotaan syvemmälle, esimerkiksi portaali- tai verkkopalvelutuote ei olekaan se oikea alusta, vaan se voi olla myös on hidaste ratkaisun toteuttamiselle. Tässä vaiheessa pitää toimittajalla olla rohkeus ehdottaa oikeampaa tapaa, joka voi olla kokonaan tai osittain asiakaskohtainen ratkaisu.

On hyvä huomata, että räätälijärjestelmien puolesta ei kannata liputtaa, mutta tehostettavan liiketoiminnan puolesta kyllä ja aina. Jos yritys aikoo nojata liiketoiminnassa kilpailijoista erottuvaan palveluun, niin tällöin pitää etsiä myös ratkaisuvaihtoehtoja avoimin silmin ilman markkinoiden sen hetkistä mantraa.

Jos yhtiön selviytyminen ja menestys nojaa tietotekniikkaan, onko mahdoton ajatus laittaa ratkaisun tekemiseen 30% enemmän rahallisia panoksia ja nojata osaavan toimittajan ammattitaitoon? Jos tämä ratkaisun kautta saadaan tehostettua esimerkiksi 50 miljoonan euron liiketoimintaa selvästi, kannattaa ratkaisu tehdä järjellä. Tällöin puhutaankin asiakkaan ja it-toimittajan välillä jo aidosta kumppanuudesta, jopa strategisesta.

Joka tapauksessa suosittelen tällöinkin valitsemaan sellaisen läpivientimallin, joka tuo konkretiaa nopeasti ja toteutustekniikat, joilla liiketoiminnan riskit muutostilanteissa vältetään. Näin kumppania voidaan myöhemmin myös vaihtaa ja pohtia ostamista palveluna.

Vesa Kauppila johtaa atBusineksen Enterprise Resource Planning -yksikköä, jossa toteutukset jakautuvat tuotepohjaisiin ja täysin räätälöityihin ratkaisuihin. Yli puolet yksikön liikevaihdosta tulee räätälöidyistä ratkaisuista ja 70% yksikön sadasta asiakkaasta pitää yhteistyötä myös strategisesti tärkeänä.

Teemmekö oikeita asioita vai puuhastelemmeko vain?

Tue, 02 Apr 2013 14:00:00 +0300

Netistä löytyy huimia määriä aivan loistavaa dataa ja analyysejä - kunhan hieman vaivautuu kaivamaan.

Tutkin pääsiäislomien jälkeen OECD:n käsitystä siitä miten työn tuottavuus on kehittynyt sen jäsenmaissa. Järkytyin. Suomi on viidessä vuodessa pudonnut työn tuottavuudessa kärkisijoilta perän pitäjäksi. Kaikki Suomen keskeiset kilpailijamaat ajavat ohi vasemmalta ja oikealta. OECD:n ennusteen mukaan Suomi saavuttaisi vuoden 2007 tuottavuuden tason vuonna 2014, jolloin keskeiset kilpailijat ovat onnistuneet kirimään jopa 7 prosenttiyksikön tuottavuusedun itselleen.

Esitän tämän pohjalta kysymyksen, ei niinkään teemmekö me tarpeeksi töitä, vaan teemmekö me oikeita asioita? Kilpailukyky, niin yritys- kuin valtiotasollakin, muodostuu hyvin pitkälti työn tuottavuudesta eli siitä kuinka me kykenemme saamaan asioita aikaiseksi.

Lähde: OECD

Tietoteknisillä palveluratkaisuilla merkittävää apua työn tuottavuuden kehittämiseen

Me kaikki tiedämme, että tietotyössä oikea informaatio oikeassa paikassa oikeaan aikaan on tuottavuuden ydin. Näin ei valitettavasti vielä ole monessakaan organisaatiossa. Järjestelmät ovat usein vanhentuneita, heikosti yhteensopivia, heikosti käytettäviä ja vaikeaselkoisia. Listaa voisi jatkaa loputtomiin.

Onneksi moni asia on myös toisin.

Verkkopalveluissa voidaan edelleen sähköistää palvelukokemuksia, tehostaa myyntiä ja parantaa asiakaspalvelun tasoa, kuten esimerkiksi Ruukki on tehnyt kuluttajasivuston uudistuksessaan tai Würth luodessaan aivan uudenlaisen asiakasextranetin.
Sähköiset palvelut kannattaa tuottaa niille päätelaitteille, joita asiakkaat jo käyttävät tai tulevat enenevissä määrin hyödyntämään. Näin mm. Terveystalo teki tuottamalla Oma Terveys -palvelun Windows 8 -alustalle.
Työympäristöjen digitalisoiminen luo aivan uudenlaisia ulottuvuuksia yhdessätekemiselle ja tuottavuudelle, kuten esimerkiksi Jyty on huomannut sähköistäessään työympäristöään ja -tapojaan.
Myynnin johtamisen ei tarvitse olla raskasta ja tehotonta kun oikean työtavan rinnalle löytää oikeat välineet, kuten Konaflexin pilvipohjainen ratkaisu osoittaa.

Me atBusineksellä olemme sitoutuneita asiakkaidemme tuottavuuden kehittämiseen. Kääritäänkö hihat myös sinun organisaatiosi tuottavuuden nostamiseksi?

Ville Kujansuu työskentelee atBusineksen talousjohtajana. Voit seurata hänen ajatuksiaan myös Twitterissä (@VilleKujansuu).

Kadonneen prosessin arvoitus

Wed, 27 Mar 2013 15:00:00 +0200

Menipä mikroaaltouuni rikki. Perheen piirissä eli vaimoni kanssa neuvoteltuamme, päädyimme luonnollisesti vaimon ehdottamaan malliin. Piti olla punainen, jotta sopii keittiön seinän värin kanssa hyvin yhteen. Logiikkaa en todellakaan ymmärtänyt, mutta toisaalta ei minulla ollut perusteita, eikä rohkeuttakaan olla eri mieltä.

Siirryimme nopeasti tunnetun kodinkoneketjun myymälään selaamaan tarjontaa. Ei näkynyt hyllyssä sopivaa väriä ja myyjä tiesi kertoa, ettei sitä tiettyä punaista saa enää mistään. Olivat loppuneet Suomesta ja tehtaaltakaan ei saanut uusia. Pettymys oli käsin kosketeltava.

Sinnikäs puolisoni ei antanut periksi, vaan meni kilpailevaan verkkokauppaan tilannetta tutkimaan. Sieltäpä sitten oikean värinen mikro löytyi ja tuotetta oli myös varastossa. Tilaus sisään ja pian sähköpostiin jo kolahti ilmoitus toimitusketjun käynnistymisestä. Verkkokauppa on nykyaikaa! Toimituksen kehittymistä pystyi vielä seuraamaan hienosti netistä. Loistavaa.

Muutaman päivän jälkeen alkoi huolestuttaa. Tilaus oli edelleen lähtöpäässä toimitusvalmiudessa logistiikan tarjoaman firman nettisivujen mukaan. Puhelinsoitolla selvisi, että tilaus on juuri saapumassa perille. Status kuulemma päivittyy nettiin ihan hetken kuluttua. Niinpä se päivittyikin.

Huoli ei kuitenkaan kadonnut, kun status kertoi uunin olevan Rovaniemellä. Kaunis kaupunki sekin, mutta meiltä sinne on matkaa n. 600 kilometriä. Uusi soitto logistiikkakeskukseen kertoi, että tulkintani oli väärä. Rovaniemi oli kuulemma paikka, jossa status oli päivitetty. Ei suinkaan uunin fyysinen sijainti. Mitä ihmettä minä teen sillä tiedolla, missä statuksen päivittäjä asuu?

Lopulta 4-5 soittokierroksen jälkeen uuni löytyi ihan oikeasta kaupungista, tosin aivan eri paikasta kuin minne olimme sen tilanneet. Uuni oli kunnossa ja oikean värinen. Kiitokset verkkokauppaan.

Tarina ei ole vielä päättynyt. Meitä nimittäin infottiin kaupan teon yhteydessä saadussa sähköpostissa, että lasku tulee sähköpostilla toimituksen jälkeen. Aikaa on kulunut kuukauden verran tuon uunin saapumisesta, mutta laskua ei näy. Meille asia on ok, mutta luulenpa uunikauppiaan katteiden kärsivän moisesta. Oli kyse sitten viivästyksestä tai peräti kokonaan laskun unohduksesta.

Tarinan opetus on se, että sähköinen kaupankäynti ja asiakaspalvelun hoitaminen moderneilla menetelmillä tuo nopeutta ja joustavuutta kaupankäyntiin. Kokonaisuus ei kuitenkaan toimi. Itse asiassa tässäkin todellisessa tapauksessa klikkasi lähes kaikki yksityiskohdat. Tämä kokemus ei ollut myöskään ainoa laatuaan minun verkkoasiointieni joukossa.

Toiminnan laadun tarkkailuun kannattaa satsata. Tietojärjestelmät yksin eivät tee maailmaa onnelliseksi. Niiden tulee olla käytettävyydeltään sillä tasolla, että järjestelmien ja palveluiden käyttäjät tietävät mitä he tekevät ja ymmärtävät mitä lukevat. Tässä tapauksessa myös minä ostajana olen yksi palvelun käyttäjistä. Minulla on oikeus saada asiallista informaatiota siitä, miten ja milloin tilaamani tuotteen saan.

Ketkä tässä sitten kärsivät? Ymmärtääkseni kaikki osapuolet. Ostaja ei voi luottaa järjestelmän toimintaan, kauppias menettää rahaa sekä yrityksen maine saa kolhun, järjestelmätoimittajalta katoaa uskottavuus. Kannattaa miettiä huolellisesti missä vika on. Olen toki törmännyt myös toimiviin verkkokauppoihin. Tekniikasta ja ideasta se ei siis ole kiinni.

Mikko Räsänen vastaa atBusineksen testauspalveluista. Mikko on toiminut myös ERP-valintakonsulttina.

Office 2013 ja SharePoint 2013 uudet ominaisuudet osa 11: SharePointia mobiilisti

Fri, 22 Mar 2013 08:00:00 +0200

SharePoint 2013 on toteutettu käyttöliittymältään niin, että sen käyttö onnistuu eri laitteilla ja eri selaimilla mukavan vaivattomasti. Kosketusnäytötkin on huomioitu paremmin kuin aiemmissa versioissa, mikä on ollut suotavaa ja toivottua maailman ja käyttötapojen muuttuessa jatkuvasti.

Vaikka SharePointia voikin käyttää mobiililaitteen selaimella, jättää se silti toivomisen varaa. Tähän apuun tulevat kännyköille ja tableteille erilaiset sovellukset (appsit), joita Microsoft on julkistanut ja tulee julkistamaan jatkossakin. SharePointiin pääsee käsiksi nyt SharePoint Newsfeed ja Office Hub -sovelluksilla, jatkossa myös Skydrive Pro App laajentaa mahdollisuuksia.

Tässä vaiheessa herää kysymys, miksi pitää asennella useita sovelluksia että SharePointia voi mobiililaitteella käyttää vaivattomasti? Yksi puoli vastausta on se, millä nämä isot pelaajat nokittelevat toisiaan: laitteille saatavilla olevat ominaisuudet. Toinen puoli lienee se, että kehityskaari on eri toiminnoilla ollut eri vaiheessa ja niillä on myös eri tavoitteensa.

Mikä tässä on hyvää, niin osa tuosta laitekilpailusta kääntyy Microsoftilla siihen suuntaan, jossa laajempaa laitekantaa tuetaan entistä paremmin, koska on varsin huonoa bisnestä jättää miljardiluokan markkinat huomioimatta. BYOD (Bring Your Own Device) on hyvä pitää mielessä, sillä kulttuurin muutoksessa ei voida olla kannattavia tilanteessa jossa osa käyttäjistä suljetaan työn tekemisen ulkopuolelle, kun he sulkevat toimiston oven takanaan.

Mitä sovelluksia SharePoint 2013 käyttöön on siis tarjolla? Lyhyt esittely niistä on varmasti paikallaan.

SharePoint Newsfeed App

Uusin tulokas Apps-rintamalla on SharePoint Newsfeed, joka on saatavilla Windows Phonen lisäksi Applen iOSille. Windows 8 Apps työpöytä-Windowsille on tulossa kesällä 2013. Android on toistaiseksi vielä paitsiossa, vaikka käyttäjiä varmasti löytyisi. Teen rohkean oletuksen, että Windows 8 Apps tulee myös Windows RT-laitteille. Miksi muuten tämä sovellus antaisi odotuttaa itseään?

Mitä tämä Newsfeed-sovellus sitten mahdollistaa? Se kytkeytyy SharePointissa olevaan omaan sivustoon ja antaa mahdollisuuden seurata uutissyötettö (Newsfeed), joka näyttää mitä kaikkea organisaatiossasi tapahtuu: seurattujen sivustojen uutisvirrat, seuratut hashtagit (#), seurattujen henkilöiden päivitykset, seuratut tiedostot, jne.

Voit myös katsella seuraamiesi henkilöiden tietoja Newsfeed-sovelluksen kautta, sekä tarvittaessa olla häneen yhteydessä suoraan sovelluksesta vaikkapa soittamalla.

Seuraamisen lisäksi voit tietysti olla myös aktiivisena osapuolena. Kun vastaat tai luot päivitystä, voit osoittaa (@) merkillä henkilöihin ja käyttää tai luoda hashtageja (#) tekstissäsi. Voit lisätä mukaan esimerkiksi kuvan. Nämä ovat niitä samoja asioita, mitä voit tehdä myös selainkäyttöliittymän avulla.

Asennuksen jälkeen Newsfeed on helppo ottaa käyttöön. Se pyytää osoitteen, josta SharePointin oma sivustosi (ei siis organisaation SharePointin pääsivusto) löytyy ja osoitteen näppäilyn jälkeen annat vain tunnuksesi. Tämä on hyvä huomioida, kun oman organisaation SharePointia laitetaan pystyyn omiin tiloihin (on-premise -asennus). Mikäli halutaan mahdollistaa mobiililaitteiden avulla sujuva käyttö, on SharePointiin avattava pääsy myös organistaation verkon ulkopuolelta. Useampaa kuin yhtä SharePoint osoitetta ei sovellukselle voi antaa. Lähtökohtana on, että käyttäjällä on vain yksi SharePoint.

On kuitenkin huomioitava, että Newsfeed ei näytä ensikäyttöönottoa edeltäviä uutisvirtojen tietoja sovelluksessa. Jostain syystä historia on tiputettu pois, vaikka sitä olisikin selaimen kautta katsottuna olemassa. Sovelluksen ensikäynnistyksessä edessä tuijottaa valitettavasti tyhjä ruutu ilman päivityksiä tai seurattuja henkilöitä. Tämä ei ole mitenkään hekumallinen ensikohtaaminen mutta jahka sisältöä alkaa karttua, muuttuu käyttökokemus fiksuksi. Se missä lisää henkilöitä, dokumentteja tai uutisvirtoja seurattavaksi ei ole merkitystä – tiedot kulkevat eri laitteiden välillä. Newsfeed ja SharePoint pysyvät hyvin synkronissa ja päivitykset ilmestyvät mukavan ripeästi mobiilisovellukseen.

Office Hub tiedostoille

Newsfeed siis kertoo mitä organisaatiossasi tapahtuu, mutta entä sitten kun pitäisi käsitellä tiedostoja? Newsfeed sovelluksesta löytyy linkki Skydrive, jota klikkaamalla pääsee konfiguroimaan (jos sitä ei ole tehnyt jo aikaisemmin) omien sivustojensa tiedostot Windows Phone 8:n Office Hubiin. Konfigurointi on helppoa: annetaan tunnukset koska osoite tulee jo sovellukselta.

Office Hub on ollut mukana jo aikaisemmasta Windows Phonesta lähtien. Sitä ei ole saatavilla muille laitealustoille, joten muilla laitteilla Skydrive-linkki avannee selaimen, jota kautta tiedostoja voi selata.

Hiukan hämäävästi alussa avautuvat kaikki tiedostokirjastot, joista pitää osata suunnistaa documents -osioon, jotta omat tiedostot tulevat näkyville.

Tämän jälkeen tiedostojen kanssa on helppo toimia. Omat dokumentit, jotka löytyvät Omien tiedostojen alta SharePointissa ovat käytettävissä suoraan Windows Phonella.

Tässä tilanteessa pitää muistuttaa, että automaattista offline-synkronointia ei ole, vaan puhelimella on oltava nettiyhteys jotta kaikkia tiedostoja pääsee käyttämään. Office HUBissa on rajoitettu offline-käyttö mukana. Mikäli tiedoston on avannut puhelimen kautta verkkoyhteydessä, sitä pystyy katsomaan myös ilman nettiyhteyttä. Mutta mikäli tiedostoa ei ole avannut vaikka se olisi samassa kirjastossa, voi verkkojen ulkopuolella vain harmitella. Offline-käytöstä päästäänkin tuleviin sovelluksiin.

Skydrive Pro iskee jälleen

Skydrive Pro on esitelty tässä blogisarjassa aiemminkin. Samalla termillä ollaan tuomassa kesällä 2013 uusi sovellus (Apps) Windows 8:lle sekä iOSille. Kyse ei kuitenkaan ole mistään uudesta asiasta. Sama toiminnallisuus, joka on käytössä Office 2013 Pron kanssa, laajentuu myös mobiililaitteisiin.

Skydrive App antaa mahdollisuuden eri laitteissa (Windows 8, Windows 8 RT, Windows Phone 8, iOS) päästä käsiksi omaan Skydriveen Microsoftin pilvessä. Se on tarkoitettu enemmän henkilökohtaiseen käyttöön, koska siihen ei yrityksellä ole mitään hallinta- tai kontrollimahdollisuuksia.

Skydrive Pro App mahdollistaa laitteiden kytkemisen SharePointin tiedostoihin sekä tarjoaa myös offline-synkronoinnin samaan tapaan kuin mitä työpöytä-Officekin. Todennäköisesti Skydrive Pro App antaa mahdollisuuden valita mitä kaikkea synkronoidaan mobiililaitteille, eikä se yritä synkronoida offline-käytettäväksi kaikkea kirjastojen sisältöä.

Skydrive Pro Appsin toiminnot ilmestyvät toivottavasti Windows Phone 8:lle osana Office Hubia, jotta käytössä ei ole kahta eri sovellusta samaan asiaan. Tietoa tai huhua tästä ei kuitenkaan vielä ole korviini kantautunut.

Skydrive Pro kiteytettynä antaa mahdollisuuden työskennellä SharePointissa olevien tiedostojen kanssa suoraan laitteella, oli verkkoyhteyttä tai ei, ja sen jälkeen synkronoida muutokset palvelimelle automaattisesti. Appsin avulla voidaan synkronoida omien tiedostojen lisäksi myös muita kirjastoja SharePointista - oikeuksien puitteissa tietysti.

Tulevaisuudessa entistä monipuolisemmin?

Windows Phone 8:n yhteisöpalvelut ovat jo erittäin monipuoliset. Samaan paikkaan (Ihmiset) voidaan kytkeä esimerkiksi Facebook, LinkedIn ja Twitter. Sieltä voidaan seurata päivityksiä, vastailla ja kirjoittaa uusia viestejä. Miksei Yammerin tai SharePointin uutisvirtoja voisi kytkeä samaan paikkaan? Se ei sulkisi pois Newsfeedin tai Yammerin omia sovelluksia, joissa päästään käyttämään niiden kaikkia ominaisuuksia monipuolisesti. Samankaltaisesta lähestymisestä toimii hyvänä esimerkkinä Twitter.

Microsoft julkisti tällä viikolla Yammerin sekä SharePointin yhteisötoiminnallisuuksien roadmapin. Siitä käy hyvin ilmi, kuinka Yammerin rooli yhteisösovelluksena tulee vain kasvamaan SharePointinkin yhteydessä. Aiheesta voisi kirjoittaa vaikka koko artikkelin, mutta tässä vaiheessa riittänee kun toteaa, että Yammer tulee olemaan entistä vahvemmin SharePointin yhteisöllisyyden ytimessä. Eikä pidä unohtaa, että Yammer-sovellus on saatavilla todella monelle alustalle. Mikäli Yammer ei ole vielä käytössä, kannattaa siihen ehdottomasti tutustua.

Näistä asioista mielellämme kerromme teille lisää ja avustamme yritystänne kasvattamaan henkilöstötyytyväisyyttä, innovatiivisuutta sekä kannattavuutta yhteisöllisyyden hyödyntämisen kautta.

Vesa työskentelee atBusineksessa johtavana konsulttina. Voit seurata Veskua myös Twitterissä (@vesanopanen).

Vesihuollon asiakaspalvelun kehittämisen aika

Thu, 21 Mar 2013 09:34:00 +0200

Minulla on ollut kunnia toimia Suomen suurimpien vesilaitosten asiakaspalvelujärjestelmän uudistamiseen liittyvässä projektissa. Tuo toimintaympäristö on pitkään ollut harvinaisen harmonisessa tilassa. Lähtökohdat eri vesilaitoksissa ovat melko yhtenevät prosessien ja järjestelmien osalta. Nykyiset järjestelmät ovat palvelleet vuosia ja toimintatavat ovat hioutuneet pitkällä aikavälillä nykyiseen muotoonsa.

Aika on kuitenkin tehnyt tehtävänsä. Ympäristön vaatimukset ovat muuttuneet. Nyt puhutaan kuntaliitoksista pakollisena asiana. Tietotekniikan hyödyntäminen on puskenut läpi joka puolella. Näiden asioiden vaikutus on hyvin tiedostettu myös vesihuollon toimijoiden keskuudessa. Erästä poliitikkoa lainatakseni – "on muutoksen aika".

Eri käyttäjäryhmillä on erilaiset tarpeet

Vesilaitosten asiakaspalvelu on painottunut voimakkaasti henkilökohtaiseen palveluun toimistoaikana. Toisaalta asiakaspalvelun tarve on minimoitu eri tavoin. Laskutus perustuu ennusteisiin, jota tarkistetaan vuosittaisella tai jopa harvemmalla mittarien tarkistusluennalla. Normikuluttajalle vesilaitos on jäänyt tällä tavoin etäiseksi. Palvelun ja liiketoiminnan kannalta on hyvä pitää aktiivinen yhteys asiakkaisiin. Asiakkaat pysyvät tyytyväisinä ja aktiivisina. Se on selvä menestyksen merkki.

Iso osa veden käyttäjistä ei edes ole vesilaitoksen asiakkaita, vaikka vettä käyttävätkin. Taloyhtiö toimii välissä rajapintana. Siellä yksittäisen vedenkäyttäjän äänitorvena toimii taloyhtiön isännöitsijä. Veden hinta hämärtyy taloyhtiön omaan veden hinnoitteluun, joka ei perustu kulutukseen, vaan asukkaiden lukumäärään. Tämä on huono malli. Vesi täytyy valmistaa kulutuskelpoiseksi, eikä se suinkaan ole ilmaista.

Omakotiasukkaat ovat aivan eri tilanteessa. Heidän rajapintansa vesilaitokseen on huomattavasti merkittävämpi. Tarvitaan liittymissopimus ja kulutus näkyy suoraan laskutuksessa.

Isommat veden käyttäjät, kuten yritykset ovat jo aivan oma lukunsa. Heillä on suuremmat intressit seurata omaa kulutustaan niin puhtaan kuin jätevedenkin osalta. Suurimmat veden kuluttajat ovat vesilaitosten tärkeitä kumppaneita. Yhteistyön on pelattava hyvin molempien osapuolten edun vuoksi.

Kohti uutta aikaa ja monikanavaista asiakaspalvelua

Kaikille käyttäjäryhmille sujuva asiakaspalvelu on välttämätöntä ja asiakaspalvelun prosessien suoraviivaisus on keskeistä. Asiakaspalveluun valjastetun tietotekniikan tulee toimia valitun prosessin mukaisesti. Prosessi on suunniteltava siten, että se hoitaa sujuvasti valtaosan asiakaspalvelutapauksista. Poikkeukset tipautetaan omaan käsittelyynsä. Tällä tavoin on mahdollista automatisoida asiakaspalvelun toimintoja.

Asiakaspalvelu siirtyy verkkoon. Siitä on hyötyä sekä palvelun tarjoajalle että asiakkaalle. Asiakaspalvelun aukioloaika saadaan venytettyä ympärivuorokauden toimivaksi ja helpoksi lähestyttäväksi.

Kun prosessit on suoraviivaistettu itsepalvelun mahdollistavalle tasolle huomataan, että myös oma toiminta suoraviivaistuu. Tehtävien onnistunut hoitaminen ei ole kiinni yksittäisen henkilön osaamisesta. Asiakaspalvelussa voidaan keskittyä hoitamaan niitä tehtäviä, jotka vaativat enemmän miettimistä. Tehtävät tulevat työntekijöille haastavammiksi ja kustannustehokkuus paranee. Sijaisten käyttäminen helpottuu, sillä tehtävät eivät ole enää yksilöistä kiinni.

Verkkoon laajennettu asiakaspalvelu ei ole erillinen osa muista yrityksen asiakaspalvelun tehtävistä. Tekemämme selvityksen mukaan suuri osa ihmisistä haluaa hoitaa asioitaan sähköpostin tai nettisivujen kautta sen sijaan, että odotetaan puhelimessa kuunnellen ”palvelussamme on nyt ruuhkaa” -viestejä. Puhumattakaan fyyysisen asiakaspalvelupisteen etsimisestä toiselta puolelta kaupunkia. Monipuolinen ja -kanavainen asiakaspalvelu on sekä kilpailuetu, että ennen kaikkea imagokysymys. Imago jää asiakkaiden mieleen. Se kertoo yrityksen arvostuksesta asiakkaitaan kohtaan.

Automatisoitu asiakaspalvelu on parhaimmillaan silloin, kun kaikki asiakaspalvelun tehtävät voidaan hoitaa luotettavasti itsepalveluna siihen vuorokauden aikaan, kun se parhaiten asiakkaalle itselleen sopii. Ei se silti tarkoita, että henkilökohtainen asiakaspalvelu ajettaisiin kokonaan alas. Automatisoinnin kautta asiakaspalvelijoille jää enemmän aikaa näiden tapausten hoitamiseen.

Itsepalvelunkin kautta toimittaessa asiakaspalvelujärjestelmä toimii yhteen operatiivisten järjestelmien kanssa. Se asettaa kovia vaatimuksia taustalla toimiville toiminnanohjauksen ja laskutuksen järjestelmille ja järjestelmäintegraatiolle. Niiden suunnittelussa ja toteutuksessa pitää ottaa huomioon helpot ja tehokkaat prosessit, joita on pystyttävä muuttamaan joustavasti. Siinä on haastetta asiakaspalvelujärjestelmälle kokonaisuudessaan.

Vesilaitoksen integroitu asiakaspalvelujärjestelmä

Käyttötottumukset ja liiketoimintatarpeet ovat siis muuttuneet ja samalla teknologiat kehittyneet. Siksi olemme luoneet täysin uudenlaisen ratkaisun vesihuollon asiakaspalvelun tehostamiseen.

Tavoitteenamme on ollut aikaansaada vesilaitoksille kustannussäästöjä, joustavuutta, käytettävyyttä ja ylläpidettävyyttä. Ratkaisun pohjalla ovat edelläkin kuvatut vesihuollon tarpeet ja prosessit yhdistettynä joko palveluna tai omaan ympäristöön hankittavaan ratkaisuun, joka pohjautuu Microsoftin integroituun tuoteperheeseen (Dynamics NAV, Dynamics CRM sekä SharePoint). Tämä varmistaa jatkuvan kehittymisen tarpeiden mukaisesti sekä laajan kumppanituen.

Ratkaisun käyttöönotto on helppoa mukaan lukien konversiot, liittymät, prosessien muokkaus sekä käyttöönotto. Ratkaisu käsittää mm. seuraavat kokonaisuudet:

Asiakaspalvelu

Liittymä verkkopalveluun
Asiakasportaali
Kumppaniportaali
Asiakaspalvelun näkymä
Tekstiviestit
Sähköposti
Yhteisöpalvelut

Taloushallinto

Laskutus
Kirjanpito, reskontra
Valmiit raportit

Dokumenttien ja sopimusten hallinta

Prosessit ja tehtävien hallinta

Liittymisprosessi, muutto & omistajan vaihto

Integraatiot muihin järjestelmiin

Puhelinjärjestelmä
Verkkotietojärjestelmät
Karttajärjestelmät
Mittareiden etäluenta
Raportointijärjestelmä

Tarjoamme ratkaisun avaimet käteen –periaatteella, joko helposti palveluna tai omaan ympäristöön.

Mikäli kiinnostuit, ota yhteyttä (mikko.rasanen@atbusiness.com, puh. 045 124 3556) niin keskustellaan kuinka ratkaisu voisi palvella tarpeitasi parhaiten.

Mikko Räsänen vastaa atBusineksen testauspalveluista. Mikko on toiminut myös ERP-valintakonsulttina.

Microsoftin merkitys liiketoimintatiedon analysoinnissa vahvistuu

Thu, 21 Mar 2013 08:00:00 +0200

Kuluneen vuoden aikana on Microsoftin Business Intelligence (BI) -rintamalla tapahtunut erittäin merkittäviä asioita. SQL Server 2012, Excel 2013 ja SharePoint 2013 ovat nähneet päivänvalon. Samalla näiden ratkaisujen kautta Microsoft on noussut Gartnerinkin mukaan liiketoimintatiedon analysointiratkaisujen tarjoajana maailman huippujen joukkoon.

Tuoreessa Gartnerin ”Magic Quadrant for Business Intelligence and Analytics Platforms” -tutkimuksen mukaan Microsoft nousee kärkipaikalle ”Ability to Execute” -arvioissa. Nousu ei ole yllätys kun katsoo mitä kaikkea Microsoftin tarjoomassa on viime aikoina tapahtunut.

Microsoftin tiedon analysoinnin kokonaisratkaisu (Excel, SharePoint ja SQL Server) on aidosti helposti lähestyttävä ja nopeasti käyttöönotettava. Excelin uudet ominaisuudet PowerPivotin ja Powerviewn avulla tuovat raportoinnin helposti saataville hyvin laajalle käyttäjäjoukolle. Tämä on suurin yksittäinen syy, jolla saadaan raportointia ja analytiikkaa arkipäiväistettyä hyvin laajalle käyttäjäjoukolle.

Tiivis SharePoint 2013 -integraatio mahdollistaa raportoinnin ja analytiikan tuomisen osaksi mitä tahansa intranet-ratkaisua tai sähköisen työympäristöä. Ei siis enää irrallisia raportointiportaaleja.

SQL Server 2012 toi mukanaan läjän uusia tehokkaita datan analysointi työkaluja jo entisten rinnalle. Tästä tehomyllystä ei lopu potku kesken isoillakaan tietoaineistoilla.

Mihin Excel menee?

Meillä kaikilla on oma mielikuvamme Excelistä, joka käytännössä on kaikille tietotyön tekijöille se yksi käytetyimpiä sovelluksia. Excel on viimeistään 2013 versionsa myötä käytännössä keksitty uudelleen ja kehitys vain kiihtyy. Microsoft tulee tekemään Excelistä raportoinnin ja analytiikan peruskäsitteen. Seuraavaksi tiekartalla ovat jo tiedon 3D analyysit sekä itsepalveluna tarjotut ETL -ominaisuudet (Extract, Transfer and Load). PowerPivotille on luvassa uusia ominaisuuksia ja sen tehokkuus lähestyy järeitä OLAP työkaluja. Nämä ominaisuudet entisestään murentavat raportoinnin historiallista byrokratiaa.

Markkina muuttuu voimakkaasti

Microsoftin voimakas tuleminen "Excel edellä" muokkaa markkinaa voimakkaasti myös lähitulevaisuudessa. Gartnerin tutkimuksessa useat vastaajat valitsivat Microsoftin sen kokonaistaloudellisuuden vuoksi. Esimerkiksi SharePoint, SQL Server ja Excel ovat jo useassa organisaatiossa jo käytössä. Tällöin raportointiominaisuuksien käyttöönoton kustannukset jäävät marginaalisiksi suhteessa kilpailijoihin.

Microsoftin kokonaistarjooman voima tulee konkreettiseksi tuottavuushyödyksi, kun tarkastelee tietotyöntekijän arkea. Lync -pikaviestisovellus edistää nopeaa viestintää. Office -ohjelmistot ovat kaikkien käytettävissä myös pilvipalveluna. Sähköiset työtilat edistävät yhdessä tekemistä ja raportoinnin ja analytiikan hoito Excelillä tuo selkeää etua tuttujen työkalujen myötä.

Kun otetaan tarkasteluun vielä Dynamics -tuoteperheen NAV- ja CRM-tuotteet, nähdään Microsoftin arkkitehtuuri saumattomana kokonaisuutena, jonka tuottavuus on korkea ja kokonaiselinkaarikustannus (TCO) per käyttäjä on yksi markkinoiden matalimmista.

Microsoftillakin on vielä kehitettävää

Microsoftin kokonaisarkkitehtuuri on toimiva ja tehokas. Siinäkin on toki vielä kehittämisen varaa, joihin on tiekartalla jo merkittäviä parannuksia. Mobiilipuoli on vielä kehityksen alkutaipaleella, mutta tässä tullaan näkemään merkittäviä muutoksia lähitulevaisuudessa mm. älypuhelinten ja tablettien osalta.

Kun puhutaan raportoinnista ja analytiikasta pitää myös puhua ennustamisesta. Tässä suhteessa Microsoft ei tällä hetkellä tarjoa omaa ratkaisuaan ennustamiseen. On tosin hyvä muistaa, että markkinoilla on merkittävä määrä toimivia ja kilpailukykyisiä sovelluksia, jotka tukevat täysin Microsoftin arkkitehtuuria.

Järjestelmämarkkinan kehitys on nyt ehkä nopeampaa kuin koskaan. Tässä kehityksessä Microsoftin kokonaistarjooma yhdistettynä asiakkaansa tuntevaan kumppaniin on turvallinen ratkaisu, jonka kanssa eivät yöunet mene.

Ville Kujansuu työskentelee atBusineksen talousjohtajana. Voit seurata hänen ajatuksiaan myös Twitterissä (@VilleKujansuu).

Sosiaalinen media valjastetaan Dynamics CRM:iin - Microsoftin uusin hankinta julkistettu

Wed, 20 Mar 2013 08:47:00 +0200

Microsoftin edellinen hankinta, markkinoinnin automaatioratkaisu MarketingPilot julkistettiin viime marraskuussa ja jo nyt saimme kuulla uudesta tulevasta aluevaltauksesta. Ennen paljastusta vielä kuitenkin pari sanaa MarketingPilotista.

Markkinoinnin automaatioratkaisu on saanut uuden ilmeen käyttöliittymään ja ratkaisu on entistä paremmin integroitu suoraan CRM:ään. Jatkossa markkinoinnin automatisoimiseksi ei tarvitse käyttöönottaa erillistä järjestelmää vaan CRM kokonaisvaltaisesti tarjoaa kaiken saman käyttöliittymän, myös siis Outlookin, kautta. Vielä nyt maaliskuussa MarketingPilot on saatavilla Yhdysvaltain markkinoilla Dynamics CRM:ssä, Eurooppaan luultavimmin syksyn uuden version julkistuksen yhteydessä.

Tänään 19.3.2013 Convergence –seminaarissaan New Orleansisssa Microsoft julkisti myös seuraavan hankintansa: sosiaalisen median CRM:ään yhdistävän sveitsiläisen NetBreezen. NetBreezen hankinta mahdollistaa ns. verkkokuuntelun eli seuraa käytyjä keskusteluita sekä julkaisuja eri sosiaalisissa verkkomedioissa (mm. Youtube, Twitter, Facebook) sekä määriteltyjen seurantaehtojen mukaan yli 6 000 uutispalvelussa, yli 18 miljoonassa blogissa sekä yli 500 000 verkkokeskustelussa.

Tämä tarjoaa yrityksille mahdollisuuden seurata maailmalla tapahtuvaa viestintää, kohdistaa markkinointitoimenpiteet alueille, jonne ne kannattaa milloinkin kohdistaa. Lisäksi tämä tarjoaa mahdollisuuden osallistua entistä aktiivisemmin keskusteluihin, mahdollisuuden reagoida tarvittaessa nopeastikin. Ja kaikki tämä tulevaisuudessa siis Dynamics CRM:ssä mukana, sisäänrakennettuna.

Kansainvälisten yritysten brändivastaaville erittäin hyödyllinen ja mielenkiintoinen työkalu siis tulossa vielä tänä vuonna CRM:ään valmiiksi integroituna. Ja varmasti myös markkinointi löytää mahdollisuutensa entistäkin kustannustehokkaampaan toimintaan. Puhumattakaan myynnille valikoituvista uusista liideistä.

Dynamics CRM uusilla toiminnoillaan parantaa ja helpottaa markkinoinnin, myynnin ja viestinnän yhteistoimia brändin rakentamiseksi ja vahvistamiseksi, tuloksellisemman myynnin tekemiseksi. Monessa yrityksessä olisikin nyt aika uudistaa CRM-strategiansa, laajentaa ajattelua kattamaan laajemmalti yrityksen liiketoimintoja mukaanlukien sosiaalisen median mahdollisuudet niin sisäisessä kuin ulkoisessakin toiminnassa.

Edellisessä Dynamics CRM-seminaarissa Roomassa helmikuussa Microsoftin Bob Stutz jo vihjaili näistä tulevista hankinnoista – nyt tänään oli sitten niistä ensimmäisen julkistuksen aika. Seuraavan ison CRM-version ajankohta oli vielä helmikuun näkemyksen mukaan Q3 eli syyskuun loppuun mennessä, mutta nyt keskusteluissa näyttäisi olevan mukana H2 eli 31.12.2013 mennessä.

Joka tapauksessa – uusi versio tulee olemaan uudella tavalla nykypäivän markkinointia, sosiaalista viestintää ja erilaisia yhteistoimintamalleja tukeva.

Mari työskentelee atBusineksessa Dynamics CRM –liiketoiminnasta vastaavana johtajana.

Data Explorer tuo Exceliin dataa isoista lähteistä

Wed, 20 Mar 2013 08:30:00 +0200

Microsoftin tuore Office 2013 -versio on tuonut Exceliin paljon uusia ominaisuuksia, joista osa on ollut näkyvämpiä ja osa taustalla toimivia. PowerPivot ja PowerView esiteltiin jo edellisessä 2010-versiossa ja ne ovat nykyisessä versiossa arkipäivää tiedon hahmottamisessa, analysoinnissa ja näyttävässä esittämisessä. Exceliin on jo aikaisemmin pystynyt tuomaan tietoa myös erilaisista tietolähteistä (tiedostot, tietokanta, tietokuutio, SharePoint), mutta uuden Data Explorerin myötä mahdollisuudet ovat kasvaneet suunnattomasti.

Olen erittäin innostunut tästä uudesta lisäosasta, koska se tuo Exceliin myös laajemman joukon Big Datan tietolähteitä! Tämä lisäosa monipuolistaa Excelin käyttöä entisestään ja alleviivaa Microsoftin strategiaa itsepalveluun tähtäävästä business intellicence -työkalusta (ns. self-service BI), jota numeronmurskaajat ja analyytikot tyypillisesti käyttävät ja tulevat käyttämään tietojen analysointiin.

Mitä Data Explorer sitten tekee ja mitä se on?

Data Explorerin kanssa Exceliin voi tuoda tietoa yhdestä tai useammasta tietolähteestä. Tietolähteiden tuottamaa dataa voidaan myös yhdistää, tehden Excelistä tiedon aggregoinnin välineen. Perinteisten tietolähteiden (tiedostot, tietokannat, kuutiot, SharePoint) lisäksi tietoa voi tuoda vaikkapa:

Pilvipalveluista (Azuren tietokanta, Azuren Marketplace)
OData-tietolähteistä
Hadoopista
Active Directorystä
Facebookista
Verkkosivuilta

Verkkosivun tiedot helposti Exceliin

Kelvollinen skenaario on tuoda tietoa analysoitavaksi tavalliselta verkkosivuilta, jos sivu vain esittää tietoa järkevässä muodossa. Navigaattori tekee tiedon tuonnin helpoksi analyytikolle.

Käyttöliittymässä ei alussa näytä olevan paljoa toimintoja, mutta hiiren oikean napin ja pienten ikonien kautta alkaa löytyä paljon lisää eri ominaisuuksia.

Tietoa voi myös jakaa ja tehdä siitä kaksi erillistä saraketta.

Myös taulukon vasen yläkulma antaa mahdollisuuksia, kuten duplikaattien poiston tai tiedon määrän rajaamisen jo tässä vaiheessa.

Mahdollista on myös tehdä muunnoksia yksittäisille sarakkeille. Kaiken kaikkiaan Data Explorerin avulla voidaan rakentaa yksinkertaisista tiedon tuontimalleista monimutkaisiin skenaarioihin!

Lopuksi klikataan Done ja tiedot tuodaan Exceliin. Jatkokäsittely tapahtuu omien Excel-taitojen puitteissa.

Tässä vaiheessa voidaan todeta, että Data Explorerin kanssa työskennellessä on hyvä vaihtaa Windowsin Region arvoksi English, jotta mm. desimaalipisteet ymmärretään numeroiksi.

Jos kyselyyn tarvitsee tehdä muutoksia on hyvä tiedostaa, että itse kysely ja sen asetukset eivät ole kadonneet mihinkään. Taulukon voi päivittää painamalla Query valikon alta Refresh.

Show Query Settings avaa oikeaan laitaan paneelin, josta Filter & Shape päästää Data Explorerin näyttöön muokkaamaan kyselyä, mikäli siihen on tarvetta. Eli Data Explorerilla tuonti ei ole mikään kertaluontoinen operaatio, vaan samaa kyselyä voi hioa ja käyttää vaikka uudelleen.

Suuret tietomäärät voidaan ladata suoraan PowerPivotin malliin, jonka jälkeen niiden analysointiin avautuu jälleen monipuolisia vaihtoehtoja. Lopullinen esittäminen voi tapahtua vaikkapa PowerViewn avulla.

Facebookista tuonti sujuu myös näppärästi

Aika vaivattomasti voi tuoda myös Facebookista tietoa esim. omat tilaviestit ja kuinka monta tykkäystä/kommenttia niissä on. Kun tietolähteeseen kytkeytydytään huomataan, että tiedot ovat hierarkiset, eivätkä siten näkyvissä yhdellä rivillä.

Hätä ei ole tämän näköinen, tuo kummallinen molempiin suuntiin haarautuva nuoli-ikoni Likes ja Comments sanan perässä kertoo mahdollisuudesta pureutua sisältöön. Toiminto on nimeltään Expand ja sen alta voidaan valita tiedon aggregointi.

Tämän jälkeen meillä onkin tiedossa kuinka monta tykkäystä ja kommenttia milläkin status viestillä on.

Hyvin nopeasti tästä saadaan aikaan graafi joka kertoo kommenttien suhdetta tykkäyksiin.

Data Explorer kokeilukäyttöön

Data Exploreriin löytyy Microsoftin ohje-sivujen kautta mm. dokumentaatiota, tutoriaaleja (yleinen selkeä ohje tiedon tuonnista, ohje kuinka yhdistetään useita tietolähteitä) ja "Kuinka teen..." -ohjeita.

Kokonaisuudesta näkee edelleen, että kyseessä on esiversio. Pientä ja vähän suurempaakin ongelmaa on odotettavissa, mutta tekijätiimille on helppo lähettää palautetta lisäosan avulla. Mikä tärkeintä, kokeileminen myös paljastaa kuinka laajat mahdollisuudet tällä työkalulla tulee olemaan. Microsoftin esittelyvideo kannattaa tietysti vilkaista!

Data Explorerista löytyy myös englanniksi blogeja, yksi hyvä esimerkki löytyy täältä ja suorat linkit eri ohjeisiin löytyvät Microsoftin blogista. Jos olet kiinnostunut kokeilemaan Data Exploreria, sen esiversion voi ladata Exceliin (Office 2013, Office 2010 SP1) täältä.

Vesa työskentelee atBusineksessa johtavana konsulttina. Voit seurata Veskua myös Twitterissä (@vesanopanen).

Työ on aina luottamuskysymys

Tue, 19 Mar 2013 08:30:00 +0200

Viime aikoina on kirjoiteltu paljon etä- tai läsnätyön tuottavuudesta. Yahoon Marissa Mayer teki IT-yhtiölle aika dramaattisen vedon ja kutsui ei-toimistolla työskentelevät työntekijät takaisin konttorille – mutta miksi?

Työnkuva on muuttunut viimeisen vuosikymmenten valtavasti. Yhä useampi ammatti käsittelee, jalostaa ja luo tietoa. Tiedon käsittelyssä on erilaisia vaiheita ideoimisesta ja innovoimisesta mekaaniseen tarkastamiseen ja täsmäyttämiseen. Tietotyön erilaiset elementit tarvitsevat erilaisia ympäristöjä, välillä aktiivista keskustelua ja ideoiden jakamista ja välillä taas rauhaa ja hiljaisuutta keskittymistä varten. Tietotyön tuottavuus kytkeytyy aina siihen millaista työtä ollaan tekemässä.

Tietotyöhön liittyy luonnollisesti myös johtaminen. Johtamisessa on kaksi näkökulmaa: itsensä johtaminen (ts. johdan itseäni tekemään oikeita asioita) sekä ihmisten johtaminen (ts. esimies johtaa tiimiään ja organisaatiotaan tekemään oikeita asioita ja tietävät mikä on organisaation kannalta tärkeää ja mikä ei).

Luottamusta joko on tai ei ole

Luottamusta joko on tai sitä ei ole. Yahoon tapauksessa kävi ilmi, että muutamat yksilöt olivat käyttäneet saamaansa luottamusta väärin. He eivät olleet käyttäneetkään työaikaansa töiden tekemiseen, vaan nostaneet vapaa-ajaltaan palkkaa. Työaikahan (eli tietyn ajan käyttäminen työasioiden ajatteluun) ei tässä tapauksessa poistunut mihinkään, vaikka työskentelystä fyysisellä paikalla ei olisikaan merkitystä. Tämä muutamien yksilöiden aiheuttama luottamuspula murskasi ainakin väliaikaisesti koko etätyökulttuurin Yahoolla. Se on iso menetys organisaatiolle ja työntekijöille.

Ajan valvonnasta tulosten arviointiin

Etä- ja läsnätyössä esimiehen tulee voida luottaa että annetut tehtävät hoituvat, vaikka hän ei alaistaan näkisikään. Tässä työnvalvonnan painopiste siirtyy ajan valvonnasta tulosten ja aikaansaannosten valvontaan, joka on yrityksen tavoitteiden kannalta erinomainen asia.

Tiimiläisen puolestaan tulee osoittaa olevansa luottamuksen arvoinen. Etätyöskentely ei tarkoita täydellistä radiohiljaisuutta tai totaalista vetäytymistä.

Käytännön vinkkejä etä- tai läsnätyön luottamuksen parantamiseen

Säännöllinen raportointi: Säännöllinen esim. viikottainen tilannekatsaus Lyncillä, sähköpostitse tai puhelimitse kertaa itselleenkin, mitä kaikkea on saanut aikaiseksi ja mitä ensi viikolla on työn alla. Tämä antaa näkyvyyden myös esimiehelle ja tiimille.
Suunnitelmallisuus: Tämä on tärkeää erityisesti silloin, kun ihmiset työskentelevät fyysisesti erillään. Työn palastelu selkeisiin kokonaisuuksiin on keskeinen tietotyön tuottavuutta kasvattava tekijä. Näiden eri kokonaisuuksien tekemiselle voi tottakai olla hyvinkin erilaisia fyysisiä työskentelytiloja niin toimistolla kuin sen ulkopuolellakin.
Säännölliset keskustelut kasvokkaion: Esimies-alaiskeskusteluiden merkitys on edelleen tärkeä. One-to-one tyyppiset keskustelut ovat arvokas kanava jalkauttaa ja tarkentaa tavoitteita ja odotuksia. Toisaalta alainen voi jakaa omia tuntojaan ja huoliaan esimiehelle.
Selkeiden kokonaisuuksien hoitaminen etänä: Itse olen havainnut, että selkeiden ja suunniteltujen työkokonaisuuksien siirto etätyöpäivälle helpottaa keskittymään ja lisää tuottavuutta asioiden tekemiselle. Seuraavan päivän tavoitteet on hyvä asettaa itselleen jo edellisenä iltana.
Työn tekemisen paikan valinta sen mukaan mikä tukee parhaiten tekemistä: Koti ei välttämättä ole aina se ainoa paikka tehdä etä- tai läsnätyötä. Tämä jako kodin ja toimiston välille on hyvä unohtaa. Palavereja voi hyvin käydä vaikka juosten, kunhan se on kaikille osallistujille mukava asia. Toimistolla on mukava tehdä tiettyjä työkokonaisuuksia ja samalla keskustella päivänpolttavista asioista kollegojen kanssa, mutta ihan yhtä hyviä paikkoja ovat kahvilat, kirjastot ja jopa uimaranta jos se tuntuu luontevalta.

Etä- ja läsnätyö eivät ole Yahoonkaan kokemusten jälkeen mitenkään tiensä päässä, vaan oikeastaan vasta polkunsa alussa. Kysymys on siitä miten me opimme tekemään töitä paikasta riippumatta, säilyttäen korkean luottamuksen joka hetki - ja keskittymään tuloksiin.

Ville Kujansuu työskentelee atBusineksen talousjohtajana. Voit seurata hänen ajatuksiaan myös Twitterissä (@VilleKujansuu).

Päiväuni tiedon hallinnasta

Mon, 18 Mar 2013 13:30:00 +0200

IT-markkinoilla ostajat ja myyjät hakevat järjestelmiä ja ratkaisuja erilaisiin tarpeisiin ja kulloinkin vallitsevan tilanteen mukaan. Niiden tyydyttämiseksi tehdään kierros toimittajien keskuudessa ja saadaan täsmäratkaisu täsmäongelmaan. Kaikki ovat tyytyväisiä, koska ”case is closed”.

Kello kuitenkin raksuttaa ja pian on edessä uusi ongelma. Eri järjestelmissä olevat tiedot ovat ristiriidassa keskenään. Helppo homma, tehdään integraatio. Pientä päänvaivaa aiheuttaa se, missä on kotipaikka asiakastiedoille ja mistä saadaan ennustettua luotettavimmat näkymät raporttien ja analyysien muodossa. Sekin saadaan ratkottua.

Monta taitavaa järjestelmää tuo kokonaisuuteen tietoja ja antaa niitä ulos. Monessa osakomponentissa on kykyjä muuttaa tietoja. Kykyjä ei voida kuitenkaan hyödyntää, koska alunperin on sovittu, että vain vekotin A toimii siinä roolissa.

Entäpä jos olisikin niin, että yrityksessä on joukko sille tärkeitä asioita tietokannassaan. Jospa tietojen kova ydin ja tietojen keskinäiset riippuvuudet olisikin järjestetty tarpeen mukaan? Entäs jos tämän lisäksi olisikin joukko käyttötarkoitukseen sovitettuja suoraviivaisia sovelluksia, joilla selkeät valitut hommat hoidetaan.

Liian usein työvälineissä on ominaisuuksia, joita kukaan ei koskaan käytä. Ei ole tarvetta, ei ole aikaa opetella, eikä niistä loppujen lopuksi olisi varmaan hyötyäkään vaikka osaisikin. Loistava ja helppo esimerkki on tekstinkäsittely. Toinen on asiakkuudenhallinta eli CRM. Valikot on täynnä helposti asioita ”joita me emme nyt käytä hyväksi”.

Tarvittavat tiedot määräytyvät yrityksen toiminnan mukaan. Noiden tietojen hämmentäminen on sitten käyttäjän tarpeen mukaan yksilöllinen. Järjestelmien ja tuotteiden sijaan kannattaa panostaa sujuvaan toimintaan.

Lopuksi analogiaa: kuinka paljon kuuluisia monitoimityökaluja käytetään oikeissa töissä? Eikö olekin niin, että nämä "MacGyver -vempeleet" ovat näyttämistä varten? Oikeat hommat hoidetaan tarkoitukseen sopivilla työkaluilla.

Mikko Räsänen vastaa atBusineksen testauspalveluista.

Erään yrittäjän tarina osa 3: Juholan verkkopyydys

Tue, 12 Mar 2013 16:00:00 +0200

Yrittäjä Juhola on laajentanut Espanjan bisnestä ja alkanut tuoda Suomeen espanjalalaisia polkypyöriä. Tuoterepertuaari ja asiakaspotentiaali eroaa Malagan tehtaan potkulauta tuotteesta, vaikka jonkinlaista synergiaa eri tuotteiden välillä onkin nähtävissä. Tehtaanjohtajana Pena Kulunen hoitaa Espanjassa edelleen asioita omalla tavallaan, mutta Juhola ja Kulunen ovat ajan myötä oppineet tehokkaan työskentelymallin. Juhola haluaakin, että Kulunen ottaa myös polkupyörähankinnan hoitaakseen, vaikke se suoraan tehtaan asioihin kuulukaan.

Hankinnat voidaan tehdä yhteisellä järjestelmällä, tuotteet ja tuoterakenteet on saatu hyvin istumaan vierekkäin tehtaan potkulauta tuoteperheen kanssa. Hinnoittelussa ja sen rakenteessakaan ei ole ongelmia. Seuraavaksi pitäisi saada markkinointi toimimaan netin kautta ja sitä kautta tehostaa myyntiä ja uuden polkypyörä tuotemerkin tunnetuksi tekemistä.

Myyntimies Pilvisen firma eroaa muista IT-firmoista siinä, että heillä on osaamista kytkeä tuotannonohjausen järjestelmä ja verkkopalvelu yhteen. Pilvinen väittää myös, että verkkopalvelu saadaan tuottamaan liidejä myyntimiehelle automaattisesti ja liidit menevät kuulemma suoraan myyntimiehen soittolistalle. Nytpä se nähdään, pitääkö Pilvisen puheet paikkaansa.

Juhola ottaa Lync-yhteyden myyntimies Pilviseen, koska näkee hänen statuksensa olevan verkossa vihreänä ”Terve Pilvinen, Juhola täällä. Minulla on nyt se uusi bisnes lähtenyt käyntiin ja kuten muistat mehän tehdään myös niitä potkulautoja entiseen malliin. Minun pitäis nyt saada sellainen verkkopalvelu, joka tukee molempia bisneksiä. Kulusen Pena oli Espanjassa nähnyt sellaisia ratkaisuja, jossa verkkopalvelu muutti muotoaan sen mukaan mitä kirjoitti googleen hakusanaksi. Sanooko tämä sinulle mitään?”. Pilvinen on vähän aikaa hiljaa ja Juhola kuulee kuinka tuttu hengästyminen innostuksesta alkaa huokua langan toisessa päässä. ”Nyt osuit Juhola asian ytimeen ja soitit oikeaan juuri aikaan. Tule käymään meidän Espoon toimistolla aamusta, niin näytän ja kerron sinulle miten pyhäkolminaisuus eli erppi, netti ja myyntijärjestelmä saadaan toimimaan siten, että kilpailijat jäävät kuvainnollisesti polkemaan paikalleen tai ainakin heille on raskasta ylämäkeä luvassa!”

Niinpä aamuvarhaisella Juhola kääntää uuden BMW:n keulan Pilvisen työpaikan pihaan. Pilvinen katselee verhon takaa ja toteaa Juholan vaurastuneen. ”Katsohan Juhola tätä, leikitään että olen polkupyöristä kiinnostunut ja laitan tähän hakusanaksi polkupyörä ja näetkö mitä tapahtuu?”, huikkailee Pilvinen innosta soikeana. Verkkopalvelu näyttää Polkupyora.fi sivua, johon Pilvinen on demomielessä laittanut polkupyörän kuvan ja polkupyörään liittyvät navigoinnit ja värimaailman. ”Mitäs ihmeellistä tuossa nyt on?”, kysyy Juhola. Pilvinen kirjoittaa seuraavaksi hakusanaksi "potkulauta" ja Juhola näkee saman verkkopalvelun sivuston, mutta ulkoasu, navigointi ja ilmeet ovat täysin erilaiset. Polkupyörä on vaihtunut potkulaudaksi.

”Juhola, sinulle tehdään tällainen kameleontti. Riippuen siitä mikä kysyjää kiinnostaa, näyttää verkkopalvelu sen tuotteen ja siihen liittyvät varaosat jne. Järjestelmä tietää mistä tulet sisään, millä osoitteella toimit ja pystyy jopa arvaamaan kuka sinä olet. Verkkopalvelu kirjaa suoraan sinun myyntijärjestelmään liidin, ja kertoo mistä firmasta on tuotteesta kiinnostunut henkilö tullut.

Ja tehdään verkkopalveluun myös sellainen lisäpalvelut, että heti kun joku tulee Polkupyörä.fi sivuille, sinulla on asiantuntija joka voi saman tien verkon kautta antaa henkilökohtaista apua eli laitetaan tuohon sama Lyncin pikaviestin, kuin mitä me käytetään keskenämme.”

Juholaa hengästyttää. Mitähän se Pilvinen nyt taas yrittää myydä. Ei tuollaista ole olemassakaan.

Pilvinen miettii pitäisikö kertoa koko tarina, vai onko siinä jo liikaa sulteltavaa punaposkiselle Juholalle. Mutta päättää kuitenkin, että nyt on hyvä hetki kertoa prosessi laajemmin. ”Verkkopalvelun tuotetiedot voidaan päivittää automaattisesti ERP:stä, jos haluatte että se toimisi niin. Ei tarvitse ylläpitää tuotetietoja kuin yhdessä paikassa. Ja kun myyntimies saa CRM:ssä liidin ja soittaa asiakkaalle, niin liidistä tullut tarjous voidaan siirtää myyntijärjestelmästä suoraan ERP:n tilaukseksi, jolloin sinun Espanjan miehesi alkaa valmistamaan niitä potkulautoja. Tai jos kyseessä on polkupyörä, tulee sieltä ostotilaus polkupyörän valmistajalle, joka toimittaa sen suoraan haluttuun osoitteeseen.”

”Vaikka sinua ei se teknologia kiinnostakaan, niin me teemme kokonaisuuden kolmen eri tuotteen avulla, jotka kaikki perustuu Microsoftin teknologiaan eli Sitecorella mainio verkkopalvelu, Dynamics CRM:llä myynninjärjestelmä ja olemassa olevalla Dynamics NAV:lla tuotanto ja myynti sekä ostotilaus.”, Pilvinen jatkaa. "Me ollaan itsellekin tällaista jo rakennettu, mutta asiakkaat on palveltava ensin ja siksi oman verkkopalvelun julkaisu on hiukan venynyt. Suutarin lapsella kun ei tunnetusti ole kenkiä”, hymähtää Pilvinen.

Juhola päättää tilata tarkentavan määrittelyn ja konseptisuunnittelun, jotta päästää projektissa alkuun askel kerrallaan. ”Taidanpa lentääkin jo ensi viikolla Penan luokse lämpimään. Voidaan yhdessä listata meidän tarpeita ja ainakin käydä katsomassa Malagan matsi viikonloppuna. Tämähän alkaa tuntua jo yrittäjän keväältä”.

Vesa Kauppila vastaa atBusineksen ERP-liiketoiminnasta.

Erään yrittäjän tarina -sarjan aikaisemmat osat:

Erään yrittäjän tarina osa 1: Kun Juhola Espanjaan tehtaan perusti

Erään yrittäjän tarina osa 2: Juhola saa kassasta virtaa

BYOD ja suunnitelmallisuuden taito

Mon, 11 Mar 2013 13:00:00 +0200

BYOD (Bring Your Own Device) on lyhenne, jota kuullaan ja viljellään yhä useammin kun puhutaan työn tekemisestä, tuottavuudesta ja laitteista. Itsekin käytän termiä usein, enkä vain pelkkää termiä vaan myös niitä omia laitteita työpaikan tarjooman lisäksi.

Aika harvassa varmasti ovat IT-ammattilaiset, jotka eivät milloinkaan olisi käyttäneet omia välineitään työn tekemiseen. Sitten on tietysti erikseen ne yritykset, jotka käsittävät BYODn niin, että työntekijä tuo itse kaikki välineet mitä hän tarvitsee työn tekemiseen - mitä termi ei suinkaan tarkoita!

Mutta BYOD ei ole suinkaan vain kukkasia ja vihreitä niittyjä auringossa. Sitä mukaa kun laitteet yleistyvät, saa se aikaan ennen aikaista hiusten harmaantumista tietohallinnossa. Vaatimuksia saa kuunnella ja kun laitteille antaa pääsyn verkkoon pääseekin kohta tukemaan mitä eksoottisempia konfiguraatioita ja jossain takaraivossa jyskyttää yrityksen tietoturva-asiat.

Liiketoimintapäättäjät ja IT:stä vastaavat johtajat tarvitsevat tietoa, jotta he voivat luoda mobiililaitteille hallintamallin, jonka mukaan asiat ja pääsyt voidaan hoitaa järkevästi. CMSWire julkaisi tässä vähän aikaa sitten Symantecin tekemän infograafin aiheesta, kuinka luodaan onnistunut BYOD-hallintamalli. Mallia käyttäen pääsee ainakin alkuun ja pystyy keskittymään oikeiden kysymysten vastausten selvittämiseen.

BYOD on yksi tekijöistä, joka on seurausta alati muuttuvasta maailmasta ja työn tekemisen kulttuurin muutoksesta. Me atBusineksella olemme mielellämme tukemassa yrityksiä ottamaan nykyisiä ja tulevia haasteista vastaan.

Vesa työskentelee atBusineksessa johtavana konsulttina. Voit seurata Veskua myös Twitterissä (@vesanopanen).

Sisällönhallintajärjestelmän kuolema

Fri, 08 Mar 2013 10:30:00 +0200

”CMS is dead!” Näin julisti eräs maailman merkittävimmistä sisällönhallintajärjestelmien valmistajista hiljattain. CMS on lyhenne sanoista Content Management System eli sisällönhallintajärjestelmä. Kuulostaa siis hieman erikoiselta, että valmistaja uhoaa omasta ratkaisualueestaan tällä tavalla. Vai oliko tämä kenties katkeroituneen ex-työntekijän möläytys?

Lausahduksella ei suinkaan sitä tarkoiteta, että CMS olisi kuollut tai millään muotoa elinkaarensa päässä. Kyse on siitä, että pelkkä CMS yksinkertaisesti ei enää tänä päivänä riitä. Hyvä sisällönhallintajärjestelmä on se vankka peruskivi, joka mahdollistaa organisaatioiden verkkosisällön hallinnan helposti ja joustavasti. Se on lähtökohta, joka pitää olla kunnossa jo oletusarvoisesti.

Mutta mikäli haluaa vastata yritysten markkinoinnin ja myynnin tarpeisiin kokonaisvaltaisemmin ja menestyä markkinoilla, on keksittävä muutakin.

Markkinoilla pärjäävät sellaiset ratkaisut, jotka pystyvät tarjoamaan organisaatioille lisäarvoa eli liiketoiminnan kasvua tai tehostamista. Puhutaan siis aidosti myyntiä ja markkinointia tukevista toimenpiteistä ja kyvykkyyksistä. Mikäli yritys saa kerättyä aiempaa enemmän ja aiempaa merkityksellisempiä liidejä, ja näin ollen pystyy vähentämään uusasiakashankintansa kustannuksia, on kyseessä lisäarvon tuottaminen useammaltakin kantilta. Vastaavasti säästöjä tulee esimerkiksi vähentämällä käsityötä liittämällä CRM-ratkaisu verkkosisällönhallintaan tai vaikkapa käännöstyön automatisoinnista.

Forrester on jo tovin puhunutkin laajemmin asiakaskokemuksen johtamisesta (Customer Experience Management, CXM). Verkkosisällön hallinta on tässä vain yksi komponentti. Merkityksellisiä tämän päivän digimarkkinoinnissa ovat myös personointi, markkinoinnin automaatio, analytiikka & optimointi sekä asiakaspalvelun integrointi.

Myös Gartner järjestää säännöllisesti merkittävät verkkosisällönhallintapelurit omaan ”Gartner Magic Quadrant for Web Content Management” -nelikenttäänsä. Tässä johtavassa asemassa olevat toimijat ovat paljon muutakin kuin sisällönhallintajärjestelmän toimittajia. Suosittelenkin erityisesti Enterprise -tason ratkaisuista kiinnostuneita tutustumaan raporttiin, joka on luettavissa kokonaisuudessaan esimerkiksi kumppanimme Sitecoren oman sivuston kautta.

Ei yksi järjestelmä kaikkeen pysty, ei kaikkein paraskaan, mutta kannattaa arvioida johtavien järjestelmäalustojen tarjoamia mahdollisuuksia ja peilata niitä omia tarpeita vasten. Keskeistä onkin se, mitä verkkopalvelulta ylipäätään odoteteaan. Omia tarpeita pohtiessaan ei kannata rakentaa vaatimuslistoja täysin tyhjästä, eikä myöskään sortua ajattelemaan ratkaisua pelkästään perusominaisuuksien kautta.

Suurin osa tarjolla olevista lukuisista alustavaihtoehdoista pystyy varmasti tekemään nämä perusasiat kohtuullisen hyvin. Kannattaakin siis lähestyä aihetta liiketoiminnan kehittämisen ja tavoitteiden näkökulmasta.

Digitaalisten palveluiden merkitys kasvaa entisestään toimialasta riippumatta. Myös koko digitaalinen maailma muuttuu jatkuvasti yhä nopeammin yhä monimutkaisemmaksi. Kuluttajat ja käyttäjät ovat entistä vaativampia. Reagointi muuttuvaan ympäristöön on oltava entistä nopeampaa. Tekniseltä alustalta vaaditaan ominaisuuksia, jota tukevat laajemmin koko organisaation digistrategiaa ja -tekemistä sekä pystyvät hyödyntämään eri kanavia tehokkaasti.

Oma suositukseni on alustavalintaa tehdessä pohtia kokonaisuutta tulosten ja mahdollisuuksien kautta, ei teknologian. Kun kokonaisuus on selvillä, jotkut alustavaihtoehdot tukevat tätä näkemystä paremmin kuin toiset. Tällöin kannattaa panostaa vahvaan visioon – tulevaisuuteen.

Mikko Jokela toimii atBusineksessa verkkopalveluliiketoiminnasta vastaavana johtajana.

Yammer ja SharePoint löytävät toisensa kesällä

Mon, 04 Mar 2013 13:00:00 +0200

Microsoft julkisti 20. helmikuuta lehdistötiedotteen, jossa paljastettiin hiukan lisätietoja Yammerin tulevaisuudesta.

Tulevana kesänä Yammer saa lisää ominaisuuksia, jotka mahdollistavan sen ja SharePointin kanssa työskentelyn aiempaa luonnollisemmin. Tietoa on virunut mm. näistä lähteistä:

Yammer tulee käyttämään SkyDrive Prota tiedostojen tallennusalustana. SkyDrive Pro tarkoittaa Yammerille, että sen tiedostojen tallennuspaikka on SharePoint.
Office-dokumenttien (Word, Excel, PowerPoint, Visio, OneNote) esikatselu ja muokkaus tulee olemaan mahdollista suoraan Yammerista käsin, SharePoint Office Web Appseja hyödyntäen.

Aikaisemmin on huhuttu, että lähitulevaisuudessa Yammer tulee sisältämään lisäksi

kertakirjautumisen (SSO) samalla tunnuksella kuin SharePointiin sekä
uutisvirtojen yhdistämisen.

Mahdollista onkin, että myös nämä uudistukset näkevät päivänvalon kesällä.

Yhdistämällä Yammer ja SharePoint, lisätään käyttäjien mahdollisuuksia tehdä työtä innovatiivisesti. Dokumentinhallinnan perusominaisuudet (kollaboraatio, luonti/muokkaus, jakaminen ja tiedon löytäminen) tulevat osaksi Yammeria, jolloin otetaan jälleen askel eteenpäin agendassa, jossa tehdään työtä sillä välineellä ja laitteella mikä soveltuu aikaan, paikkaan ja tilanteeseen parhaiten.

Tälläkin hetkellä Yammer ja SharePoint pystytään yhdistämään usealla eri tavalla, jolloin työskentelyyn saadaan lisää tehoa ilman, että on tarvetta odotella kesään saakka. Lisäksi esimerkiksi Yammerin ja Dynamics CRM:n välinen integraatio on syventynyt viime vuoden lopulla merkittävästi. CRM:iin on tuotu sosiaalisen verkoston toimintoja ja sillä voidaan mm. seurata Yammerin uutisvirtaa, seurata/tykätä CRM tietueista ja aloittaa keskusteluja CRM:n tapahtumien pohjalta. Esimerkkinä vaikka liidin päivitys, josta muodostuu automaattisesti tarina uutisvirtaan ja avautuu mahdollisuus laajemmalle keskustelulle tai vaikkapa vain keskustelun seuraamiselle.

atBusineksella Yammer on ollut aktiivisessa käytössä jo yli puolitoista vuotta. Tulevat uudistukset lupaavat erinomaisen lisän sille, kuinka voimme entistä monipuolisemmin hyödyntää Office-alustaa päivittäisessä työssämme. Olet lämpimästi tervetullut käymään läsnätyöpajassamme niin kerromme lisää miten moderni yritys voi tehostaa viestintäänsä ja yhdessä tekemisen kulttuuria.

Vesa työskentelee atBusineksessa johtavana konsulttina. Voit seurata Veskua myös Twitterissä (@vesanopanen).

Microsoftin uusi Office 365 tuli saataville

Thu, 28 Feb 2013 08:36:00 +0200

Microsoft toi eilen saataville uuden version Office 365 -palvelusta. Kyseessä on täysin uusi versio pilvipalveluista mukaanlukien sähköpostipalvelut (Exchange), pikaviestintä-, ääni- ja videopalvelut (Lync) sekä ryhmätyöratkaisut (SharePoint ja Yammer).

Uudet palvelut mahdollistavat joustavamman työskentelyn itsenäisesti sekä yhdessä muiden kanssa eri päätelaitteilla paikasta riippumatta. Myös palveluiden hallinta on kehittynyt merkittävästi.

Palvelut toivat mukanaan myös uuden paketoinnin ja hinnoittelun. Tarjolla on eri paketit mm. kotitalouksille sekä pienille, keskisuurille ja suurille yrityksille. Päivittäminen paketista toiseen on mahdollista sekä paketteja voidaan myös yhdistellä organisaation tarpeiden mukaisesti.

Julkistus vietiin läpi eilen illalla maailmanlaajuisena ns. virtual launchina. Tapahtumassa oli erittäin hyvin esillä esimerkkien muodossa palveluiden mahdollisuudet uudenlaiselle paikkariippumattomalle viestinnälle ja ryhmätyölle. Asiakasesimerkkeinä kokemuksiaan jakamassa oli mm. Punainen Risti, Chicagon kaupunki ja Toyota.

Uudistus näkyy kaikille, jotka aloittavat palvelun koekäytön tai tilaavat palvelun. Nykyisille Office 365 -asiakkaille siirtyminen uuteen versioon tapahtuu automatisoidusti tämän vuoden aikana.

Laajaa mielenkiintoa ja voimakasta kasvua

Office 365 on ollut alusta lähtien yksi nopeimmin kasvaneita liiketoimintoja koko Microsoftin historiassa. Täysin uudet versiot palveluista sekä uusi, aiempaa joustavampi ja monipuolisempi paketointi tulee vauhdittamaan menestystä entisestään.

Asiakkaiden kiinnostus uutta versiota kohtaan on ollut valtavaa. atBusiness on tutustunut uusiin versioihin jo vuoden ajan ja olemme jakaneet kokemuksiamme mm. blogien sekä aamiaisseminaarien muodossa. atBusineksen asiakkaista monet ovat jo valinneet uuden Office 365:n viestintä- ja ryhmätyöratkaisukseen sekä SharePoint Onlinen uuden intranetin ja extranetin alustaksi.

Tutustu uuteen Office 365 -palveluun

Voit tutustua uuteen Office 365 -palveluun itsenäisesti tai kumppanin kanssa. Seuraavista linkeistä pääset tutustumaan palveluihin itsenäisesti:

Olet myös lämpimästi tervetullut atBusinekselle maksuttomaan läsnätyöpajaan tutustumaan uuden Office -tuoteperheen ja Office 365:n mahdollisuuksiin. Kysy meiltä myös nopeista ja kustannustehokkaista käyttöönottomalleista niin kerromme miten uudet palvelut voit auttaa organisaatiotasi toimimaan tehokkaammin ja tuottavammin sekä nostamaan henkilöstötyytyväisyyttä ja innovatiivisuutta.

Lisätietoja

atBusineksen palvelut sähköisen työympäristön kehittämiseen
Microsoft Oy:n blogikirjoitus ja lehdistötiedote koskien julkaisua
Microsoftin uudistunut Office 365 -sivusto
Tietoja Office 365 yrityksille -ohjelmasta

Erään yrittäjän tarina, osa 2: Juhola saa kassasta virtaa

Mon, 18 Feb 2013 10:30:00 +0200

Yrittäjä Juhola on saanut Espanjassa olevan vuoden vanhan tytäryhtiön tuotannon käyntiin ja myyntikin on alkanut pikkuhiljaa vetämään. Serkkupoika Pena Kulunen vetää toimintaa mallikkaasti ja viestii kyllä koti-Suomeen ahkerasti, mutta Juholaa hiukan huolestuttaa talouden kehittyminen uudessa yhtiössä.

Pena on varsin mainio puhumaan ja pitää hyvä huolta henkilöiden hyvinvoinnista, mutta taloudellinen ajattelu on hiukan jäänyt lämpimän auringon varjoon. Kuluja syntyy kiivaaseen tahtiin ja Juholan huoli kasvaa.

Juhola nappaa jo totutusti videoneuvottelun Lync-yhteyden kautta auki ja aloittaa netin yli kustannustehokkaan keskustelun Penan kanssa. Siinä vaihdetaan kuulumiset ja taustalla Penan lasten äänet kantautuu uima-altaalta kivasti korviin. Pikkuhiljaa päästäänkin itse asiaan. ”

Pena, kerroppa mikä on tilanne tilauskannan osalta, paljonko on avoinna potentiaalisia tarjouksia ja mikä on kassatilanne. Näytäpä vaikka ne excelit verkon yli”, kysäisee Juhola puolihuolimattomasti.

Pena selvästi terävöityy ja heijastaa hienoja kalvoja verkon yli Juholan näytölle 3 000 kilometrin päähän. Niissä maalaillaan isoja hankemahdollisuuksia ja lähes valmiita projekteja, jotka on vielä tosin aloittamatta ja osa tilaamattakin. Juholaa hengästyttää kalvojen upeat animaatiot ja positiivisessä hengessä hän päättääkin kysyä Penalta vielä konkreettisia lukuja. ”

Pena, annatko nyt tarkat luvut tilauskannasta ja mitä se tuo liikevaihtoa kahden seuraavan kuukauden sisällä. Näytä ne kaikki mahdolliset tulevat kaupat, niin paneudutaanpa niihin."

Pena hiukan ihmettelee Juholan vaatimusta, hän on kuitenkin panostanut koko eilisen illan animaation tekemiseen ja omasta mielestään esittää asiat hienosti. Juholalle mikään ei riitä. "Ehkä ensi viikolla teen ne hiton excelit valmiiksi.

"Juhola, kuules, minulle tuli tuohon iso potentiaalinen asiakas, joten sopiiko että otan sinuun yhteyttä ja näytän exceleitä vähän myöhemmin”, suikkaisee Pena virnistäen. "Sopiihan se, jos kerran asiakaskin on jo altaan luona", vastaa Juhola.

Juhola starttaa mersunsa ja lähtee hermostuneena ajelemaan pitkin kylän raittia ja nappaa puhelinyhteyden tutulle ERP-kauppias Pilviselle. Juhola selittää ahdistustaan ja Pilvinen tekee teräviä kysymyksiä. Jo pelkkä keskustelu alkaa helpottaa Juholan mieltä, vaikka Pilvisen ihmeelliset it-termit ei aina menekään ihan Juholan ytimeen. Herrat sopivat tapaamisen seuraavalle päivälle, jolloin Pilvinen ottaa ERP-konsultti Navikaisen mukaan.

Navikainen kättelee totutusti Juholaa, jonka tilanteesta hän on saanut jo hyvän alustuksen kauppias Pilviseltä. Pilvinen oli aiemmin it-konsultti, mutta on nyt myyntihommissa ja taustojenkin vuoksi näkyy osavaan houkutella asiakkaita kylään.

Pilvinen alustaa ja Navikainen vetää Juholalle parin tunnin esimerkkien höystämän työpajan, jossa Juholan Espanjan bisnes piirretään lähtötilanteesta tulevaisuuden visiona seinälle.

Juhola on tyytyväinen näkemäänsä ja varsinkin tytäryhtiön realiaikainen kassan seuranta tuntuu helpottavalta ajatukselta. Samalla sovitaan, että otetaan Microsoftin Dynamics NAV -toiminnanohjausratkaisu käyttöön nopealla aikataululla.

Pena saa siis unohtaa excelit ja laitetaan ensi alkuun kaikki tarjoukset ja tilauskanta NAV:iin. Ja tuotannon ohjaus sekä työntekijöiden tuntisyöttö sekä ostojen hallinta heti toisessa vaiheessa.

Ensimmäinen vaihe otetaan käytöön kuukauden sisällä ja laitetaan järjestelmä niin sanotusti pilveen, jolloin Juholakin voi käyttää järjestelmää normaalisti kotimaasta käsin. Myöhemmin voidaan sitten miettiä myynnin ohjauksen pitemmälle vietyä ratkaisua, mutta nyt ratkaistaan eniten sydäntä ahdistava kassavirtaongelma. Mersu hyrähtää käyntiin jotenkin helpommin ja Juhola on hyvällä tuulella.

"Sanoo se vaimo mitä tahansa kuntoilun puolesta, niin kyllä tämä mies saa eniten virtaa kassasta", hymyilee Juhola ja kylänraittillakin paistaa aurinko.

Vesa Kauppila vastaa atBusineksen ERP-liiketoiminnasta.

Tiedosta, työn tekemisestä ja tulevaisuudesta

Fri, 15 Feb 2013 10:26:00 +0200

Miten sinä teet työtäsi tänään? Entä huomenna? Mitä tästä kaikesta seuraa?

Tyypillisenä työpäivänä useat meistä käsittelevät useita eri dokumentteja, lukevat monia viestejä erilaisissa yhteisömedioissa ja silmäilevät uutisia. Vastauksia, tykkäämisiä, edelleenlähetystä ja kommentointia. Luomme yhdessä informaatiovirtoja, jotka löytävät tiensä joskus yllättäviinkin paikkoihin.

Etsimme tietoa, löydämme vastauksia kysymyksiin, ja kuitenkin tallennammeko dokumentit yksityisiin kansioihimme?

Joukkoista tai menetä potentiaalia

Työn tekemisen muutoksesta on kirjoitettu paljon niin printtimediassa kuin netissäkin. Maailma on muuttumassa hurjaa vauhtia ja yhä useamman on osattava, omaksuttava ja opittava asioita yhä nopeammassa tahdissa. Kuinka tulla ekspertiksi jossain tietyssä asiassa, yhdessä päivässä? Millainen organisaatio pystyy tukemaan tätä?

Ensimmäinen ajatuksen arvoinen asia onkin, että kun etsit ja löydät tietoa, tallennatko sen vain itsellesi vai jaatko tiedon laajempaan käyttöön? Kerrotko löydöstä oman työpaikkasi sisällä? Eihän se tapa vain ole lähettää sähköpostia sadoille vastaanottajille otsikolla "Hyödyllistä tietoa meille"?

Jaa tietoa, älä haudo sitä

Tiedon jakaminen on kuitenkin verrattavissa siihen, että se on kehittynyt tallennustapa. Kaukana ovat ne ajat, jolloin työtä tehtiin omissa huoneissa ovi kiinni. Jos tietoa haudotaan omassa yksityisessä leikkikehässä, kuinka muut voisivat hyödyntää sitä? Kuinka kukaan voisi haastaa tietoa, jos he eivät tiedä edes sen olemassaolosta? Jaettu tieto on myös hyödyllisempi oman organisaation toiminnalle, sillä se on jo kerran toimestasi seulottu ja tiedetään, että se on relevanttia.

Sosiaalinen ryhmätyöskentely tulee vahvistumaan entistä enemmän yrityksissä. Ilman sitä yritys jää helposti jälkeen ja työntekijöiden täyttä potentiaalia ei koskaan saada hyödynnettyä. Yritysmaailmassa tämä ei tarkoita (aina) Facebookia ja Twitteriä, vaan yrityksen omaa yhteisöllistä toimintaympäristöä. Intranet, pikaviestintätyökalut, keskusteluryhmät... tämä kaikki tulee vielä muokkaamaan entistä vahvemmin sitä miten koemme ja ymmärrämme tiedon ja sen merkityksen työssämme.

Innovatiivisuuden kasvu on suoraa seurausta siitä, että yritys antaa työntekijöille välineet yhteisölliseen ryhmätyöskentelyyn. Uudet ideat, uudet näkökulmat ja joukkoistaminen saa aikaan positiivisen kuplinnan, josta tiedon ymmärtäminen ja innovaatiot syntyvät.

Verkoston arvokas jäsen

Tiedon tuottaminen, reagoiminen, sparraus ja näkyvästi mukana oleminen nostaa sinut vähitellen arvostetun asiantuntijan rooliin. Muut alkavat ymmärtää, mistä asioista sinulta voi kysyä ja milloin on ehdottoman tärkeää saada sinut saman pöydän ääreen. Tässä ei tarvita pelillistämistä, koska näinhän se on ollut oikeastaan aina - nyt vain yleisö ja potentiaalinen vaikuttaminen ovat moninkertaistuneet. Se minkälaisen vaikutuksen luot ympärillesi, kertoo kyllä siitä kuinka arvokas yhteisön jäsenenä olet.

Yksilöiden ei kannata jäädä myöskään vain käyttämään verkostoa hyödyksi, tuottamatta siihen mitään itse. Jakakaa löytämäänne tietoa, tuokaa mielipiteenne esille, sparratkaa. Ajatuksia pallottelemalla voidaan rikkoa perinteinen 1+1=2 -kaava.

Tiedon pitää liikkua

Pahin este organisaation innovaatioille ja kehittymiselle on se, että tieto on siilottu eikä se liiku. Tiedon pitää olla löydettävissä, saavutettavissa ja uudelleenkäytettävissä. Laite- ja paikkariippumattomuus on jo kulunut ilmaisu, mutta erittäin totta. Tehokkuus on päivän sana ja mikäli käytämme aikaa vain tiedon tuottamiseen pienissä ympyröissä, tietämättä että naapurisiilossa on jo tämäkin käyty lävitse, olemme auttamattomasti alakynnessä emmekä koskaan saavuta huippua. Ainakaan ajoissa.

Tiedon pitää olla turvattuna

Yrityksillä on olemassa erilaisia käytäntöjä, jotka liittyvät tietoturvaan ja tiedon turvaamiseen. Näitä ei pidä unohtaa tai heittää ulos ikkunasta missään tapauksessa. Jalostettu tieto on yrityksen avainomaisuutta ja siitä on pidettävä huolta. On tietoa, jota ei voi jakaa koko yrityksen katseltavaksi ja on tietoa, jonka seurattavuus tulee varmistaa.

BOYD (Bring Your Own Device) on arkipäivää, mutta mitä jos tieto tallennettaisiinkin sellaiseen paikkaan mistä se on saatavilla eri laitteilla, kuitenkin tietoturvallisesti ja IT:n valvonnassa sekä organisaation omassa hallinnassa?

Näin suurilla sanoilla, entä todellisuudessa?

Microsoftin julkaisema whitepaper New World of Social Collaboration kertoo, että neljä suurta trendiä ajavat sosiaalista yhteistyötä hurjaa vauhtia eteenpäin.

Pilvi ei ole mitenkään yllättävä näky trendilistoilla. Yhä useammat palvelut ovat ja tulevat olemaan pilvipohjaisia. Käytettävissä paikkariippumattomasti, mutta Microsoftin Office 365 on myös IT:n hallittavissa. Tämä tarjoaa suojaa ja turvaa arvokkaalle tiedolle. Sama pilvi pitää sisällään myös Yammerin tiedot. Missään tapauksessa yrityksen ei kannata säilöä tietojaan työntekijöiden henkilökohtaisten tunnusten taakse, vaan tarjota ratkaisu joka on työntekijän käytettävissä yhtä helposti kuin kuluttajapalvelut, mutta on myös sen lisäksi turvallinen yritykselle.

On myös oleellista tiedostaa ”Pilvi yrityksen ehdoilla” -ajattelu. Kaiken pilven ei tarvitse olla julkista, vaan siihen voidaan sekoittaa myös privaattia pilveä niin, että yrityksen tarpeet tulee täytettyä. Hybridipilvi tulee olemaan se toimintatapa, jolla saadaan parhaat hyödyt ja vastataan erityyppisiin haasteisiin nyt ja tulevaisuudessa.

Mobiili on lyönyt itsensä lävitse räjähdyksenomaisesti. Kukapa olisi uskonut 90-luvun alkupuolella mitä 20 vuotta tulee tekemään kehitykselle? Nyt on nähtävissä erilaiset mobiililaitteiden, kuten älyluurien ja padien, lisääntyminen ja niiden hyödyntäminen entistä enemmän asiointiin. Yrityksen tietohallinto joutuu ottamaan tähänkin kantaa ts. miten tehdä tietoon pääsystä turvallista?

Big Data on ja tulee olemaan käsitteenä mukana entistä vahvemmin. Tässä yhteydessä sillä viitataan yhä rajummin kasvavaan laitekantaan, niillä tuotettuun reagointiin ja tiedon ymmärtämiseen. Mitä aiomme tiedolla tehdä, miten tarpeemme voisi ennakoida ja kuinka kaikki tämä tekisi meistä entistä ketterämpiä?

Välineet yhteisöllisyyteen

Sosiaalisuus on tämän kirjoituksen ”se juttu”. Millä tätä kaikkea sitten saadaan oikeasti tehtyä yritysmaailmassa? Luontevinta on katsoa Microsoftin tarjoomaa ja poimia sieltä oikeat työkalut oikeisiin tarkoituksiin:

Pilvestä tai paikallisesti, uusi Office tarjoaa mahdollisuuden työstää dokumentteja yhdessä tai yhtäaikaisesti, mistä ja lähes millä tahansa.
SharePoint tarjoaa monipuolisen alustan yhteistyöhön, dokumenttien työstöön, viestintään, tiedon jakamiseen, löydettävyyteen ja organisaation kokonaisuuden seuraamiseen. Muistattehan, että tiedon jakaminen on uusi tapa käsitellä tallennusta!
Lync mahdollistaa läsnätyön ja jatkuvan kommunikoinnin, joka on tärkeää esimerkiksi yhdessä tekemisen mahdollistamiseksi. Kuinka paljon dokumentin työstäminen hyötyykään siitä, kun samanaikaisesti voi puheen, videopuhelun ja/tai pikaviestimen kautta pallotella ideoita?
Yammer on sosiaalisen toiminnan ydin. Vinkit, artikkelit, ylistykset, tykkäykset, ryhmät ja keskustelut toimivat tällä alustalla jo nyt erittäin hyvin.

Parasta tässä kaikessa on, ettei tätä tarjoomaa ole pidetty erillään, vaan integroitu toimimaan yhteen jo nyt. Voidaankin puhua kokemuksesta, jossa ollaan kytkeytyneenä tietoon välineestä riippumatta.

Monilla asiakkaillamme on jo osa tai jopa kaikki valmiudet käyttää näitä mahdollisuuksia. Lisäksi sama alusta tarjoaa palveluina vaikka työkalut business intelligenceen ja Big Datan analysointiin. Ilman eri kustannusta vieläpä, sillä sekin löytyy jo sisäänrakennettuna.

Miksei siis selvitettäisi, saisiko investoinnista enemmän hyötyä jo nyt? Miksei muutettaisi vähitellen organisaatiota siihen suuntaan, että joukko alkaa tuottaa enemmän kuin yksittäiset henkilöt yhteensä?

90 päivää - älä pysähdy nykytilanteeseen

Välineet paranevat koko ajan. Integraatiotarpeet kasvavat. Mahdollisuuksia ja ominaisuuksia tulee lisää enemmän niin, että varovaisimpia heikottaa.

Microsoft on luvannut tuoda 90 päivän välein uusia ominaisuuksia teknologiapinoonsa. SharePoint, Yammer, Lync, Office ja muut Enterprise -tason työkalut kehittyvät pala palalta toimimaan entistä paremmin yhteen ja auttavat tuottavuuden kasvattamisessa.

Ammattimaisena kumppaninamme autamme teitä tekemään oikeita ratkaisuja, jotka tuottavat yrityksellenne hyötyä - nyt ja tulevaisuudessa. Meidän tehtävämme on olla ajan hermolla, yhä kiihtyvän syklin harjalla ja nähdä mihin suuntaan moderni työn tekeminen kehittyy. Sekä tarvittaessa haastaa nykyiset toimintatavat, yhdessä teidän kanssanne.

Vesa työskentelee atBusineksessa johtavana konsulttina. Voit seurata Veskua myös Twitterissä (@vesanopanen).

Erään yrittäjän tarina: kun Juhola Espanjaan tehtaan perusti

Tue, 12 Feb 2013 10:00:00 +0200

Yrittäjä Juhola oli toiminut Suomessa viitisen vuotta ja bisnes kukoisti. Tuotteet oli käteviä ja kauppa kävi kotimaassa vilkkaasti. Tilauksia tuli ja elämä hymyili. Tästä huolimatta oli taivaalla kilpailun merkkejä, jotka ajoivat miettimään bisneksen laajennusta vientiin. Tämä nostatti tummia pilviä siniselle taivaalle.

Kesäloman vietettyään ja syysstressin painostuksesta sekä hallituksen opastuksesta, päätti Juhola ottaa ison loikan. Espanjan aurinkorannikolla lomaillessaan hän oli nähnyt, miten heikoissa kantimissa osaaminen ja tuotteet siinä maassa oli. Yrityksen hallituksessa oli päätetty että tehdas laitetaan Espanjaan, koska siellä oli myös halvat teollisuustilat ja koneistot saatavilla. Myöskin työvoimaa oli olemassa. Samalla Juhola päätti, että Espanjaan etsitään jälleenmyyjä ja myös rajan toiselle puolle Ranskaan etsitään tehokas myyntiveijari. Heitä ei palkata itselle, vaan etsitään myyntiedustajia, jotka edustavat sitten Juhola Oy:n tuotteita.

Niinpä Juhola googlailee lapsiltaan saamien ohjeiden avulla ns. KVG-tekniikalla ja huomaa, että yrityksen perustaminen Espanjaan onnistuu näppärästi verkossa, samoin kuin toimitilojen löytäminen ja työvoimatoimiston kontaktointikin. Sopiva paikka sattuu olemaan vielä Malagassa, kivenheiton päässä hänen pienestä lomayksiöstä lähellä rantaa. Näin se homma etenee.

Tehtaanjohtajaksi nimitetty serkkupoika tekee muuttoilmoitukset ja hoitaa perheensä vero yms. asiat verkossa ilman ystävällistä verottajan asiakaspalvelijaa ja muuttaa nopealla aikataululla Espanjaan käynnistelemään toimintaa, jotta tehdas alkaa pyörimään, tehtaan koneet jyskyttämään ja espanjalaiset nopeat kädet pakkaamaan tuotteita. Jälleenmyyjä yrityksetkin on jo löytyneet. Kohta alkaa pankkitili lihoa.

Ongelmia paratiisissa?

Pankkitilin puuttuminen ei ole läheskään ainoa asia, joka Juholalta on jäänyt huomioimatta nopeavauhtisessa päätöksentekoriemussa. ”Miten pidän ne kaksi myyntiveijaria kurissa ja mistä tiedän käykö ne asiakkaalla? Miten sidon ne firmaani palvelemaan paremmin, kuin heidän naapurinsa Sergein? Mistä tiedän, miten tehdas pyörii ja miten sen taloudella menee? Miten myydyt projektit saadaan onnistumaan kannattavasti?”

Juhola oli kuullut siskonsa mieheltä kauhutarinoita. Olihan hän Thaimaassa pystytellyt sukellusfirmaa huonolla menestyksellä, vaikkakin hyvin ruskettuneena. ”Minäpä näytän siskolle ja sen miehelle mistä Juholan kana pissii”, päättää yrittäjä Juhola ja wisky lasillisen voimalla alkaa nostatella visioitaan.

Juhola perustaa bisneksen aurinkoon

Juhola tapaa sattumalta vanhan tuttunsa, atk-mies Pilvisen, joka vuosien varrella on muuttunut it-konsultiksi. Lenkkipolulla, suu vaahdossa Juholalle kerrotut jutut eivät olleetkaan menneet hukkaan, huomaa Pilvinen. Juholan rohkea sijoitus Espanjaa on mukavan tuntuinen haaste atk-miehelle, joten Pilvinen päättää hiukan valaista Juholalle, kuinka hän hommat tekisi.

It-konsultti Pilvinen aloittaa myynnistä. ”Oletko Juhola miettinyt, että voisit seurata myyntimiehen toimintaa realiajassa ja voisit jatkossa vaikka auditoida hänen tarjoukset? Siirretään se sinun CRM tuonne pilvipalveluun ja luodaan myyjille omat käyttäjäprofiilit. Käytännössä he käyttää samaa myyntijärjestelmää kuin sinä, mutta näkevät vain omat myynticasensa. Samalla voidaan luodaan muutama työnkulku, joka pakottaa lavean espanajalaisenkin toimimaan suomalaisen hiotun myyntiprosessin mukaisesti. Katsotaan myöhemmin myös tarjouspuolen hiontaa, laitetaan siihen vaikka tuotekofiguraattori jonka avulla myyjä osaa tarjota oikeita kokonaisuuksia."

”Mehän voitas toisessa vaiheessa laittaa myös kevyt ERP tuonne pilveen eli jos tämä tehdas käyttäisi sitä suoraan, niin sinä olisit siinäkin kartalla missä mennään. Otetaan alussa käyttöön taloushallinta ja vaikka projektinhallinta, jolla nähdään myytyjen projektien kannattavuus ja samalla voidaan seurata työntekijöiden tuntisaldoja palkanmaksun oikeellisuuden varmistamiseksi. Varaston hallinta, osto ja myyntitoiminnot tarvitaan kevyinä myös. Miltäpä kuulostaa?", kysäisee Pilvinen Juholalta.

Pilvinen päättää lyödä vettä kiukaalle ja jatkaa: ”Kolmannessa vaiheessa tehdään tuo myyjien elämä kivammaksi siten, että otetaan extranet käyttöön. Meillä on firmassa hyvät ja turvalliset pohjaratkaisut siihen. Eli tarjotaan sille myyntimiehelle myös informaatiota. Siirretään pilveen kaikki myyntimateriaali ja kaikki firman tiedotteet ja keskinäinen kommunikointi. Ja jotta kommunikointi saadaan sujumaan, niin otetaan extranetiin palveluna myös sähköposti ja kalenteri, ne kun integroituu suoraan myynninohjauksen järjestelmään, jolloin näet kaikki myyjän tekemiset kalenterista. Ja jos otat samalla videoneuvottelun käyttöön, se on osa outlookia, niin voit buukata kavereiden kanssa neuvottelut, oli ne sitten kotona tien päällä tai asiakkaan luona. Kun tämä kokonaisuus on myyjällä käytössä, on se sinun mies seuraavat viisi vuotta ja voi keskittyä ottamaan seuraavia maita haltuun”.

Tässä vaiheessa Juholan kuola valuu sakeana ja eurot kulkevat silmissä vauhdikkaasti kohti kotipankkia. ”Pilvinen, olen aina tiennyt että atk-miehet osaa googlata mutta sinähän taidat ymmärtää minun bisnestäkin”, tokaisee Juhola rohkeasti.

Asiakastapaamisten kautta tarinat hioituvat ja saavat monesti muotonsa. Useiden tarinoiden yhdistämisestä ja sävyttämisestä tulee nuotion ääressä istuvien kalatarinoita. Tämän tarinan runko on useiden asiakaskohtaamisten ja visioiden yksi tuotos. Kokonaisuus on osittain väritetty, mutta nykyteknologialla täysin toteutettavissa myös todellisessa elämässä.

Vesa Kauppila vastaa atBusineksen ERP-liiketoiminnasta.

Matkalla sosiaaliseen CRM:iin ja muuta ajankohtaista eXtremeCRM 2013 -tapahtumasta

Mon, 11 Feb 2013 10:02:00 +0200

eXtremeCRM 2013, yli 400 osallistujaa noin 240 organisaatiosta, 36 eri maasta. Mukana ennätysmäärä Microsoftin Dynamics CRM –kehitystiimin jäseniä Yhdysvalloista. Ennätysmäärä partnereita esittelemässä ratkaisujaan. Kaikki hyvän tilaisuuden ainekset siis koossa.

Ensin vähän kritiikkiä...

Sosiaalinen media ja pilviteemat olivat pinnalla myös tässä tilaisuudessa, sekä esityksissä että itse tapahtuman kommunikoinnissa ulospäin. Hieno juttu. Tai olisi ollut hieno juttu, jos italialaiset olisivat saaneet langattoman verkon pysymään pystyssä. Miten voidaan jakaa Twitterissä tapahtuman kommentteja, jos verkko on pystyssä vain satunnaisesti? Tai miten annetaan pyydettyä palautetta sessioiden jälkeen, jos ainoa tapa osallistua on käyttämällä omaa puhelinlinjaa? Ei nykypäivää, ei hyvä. Verkkohäiriöistä kärsivät luonnollisesti seminaarin kaikki osallistujat, mutta eniten harmia tuli niille esiintyjille, joiden esitykset jäivät torsoiksi ilman nopeaa toimivaa nettiyhteyttä. Pilviteema oli vähemmän cool kolme päivää. Tilaisuuden päätteeksi kysyttiin paikkakuntatoivetta ensi vuoden tilaisuudelle. Eipä paikalla niin väliä, kunhan kyseinen maa ja kyseinen konferenssipaikka pystyvät pitämään yhteydet kunnossa.

... ja sitten vaihdetaan asiaan: Keynote Bob Stutz, Corporate Vice President, Dynamics CRM

Nyt kun tilaisuuden ainoa negatiivinen puoli saatiin käsiteltyä, on aika siirtyä positiiviseen saldoon. Joka päivä oli yhteinen keynote luento ja sen jälkeen jakaannuttiin eri aihealueisiin. Itse osallistuin enimmäkseen ns. myynti- ja implementointiosioiden luentoihin.

Kävin ensimmäisenä päivänä kuuntelemassa Bob Stutzin Keynote-puheenvuoron ja kuten kollegani J-P Pulkkinen omassa blogissaankin mainitsi, aika paljon oli agendalla anteeksipyyntöjä. Eniten Bobia harmitti luonnollisesti viime kesään liittyvä sekoilu eli selainriippumattoman CRM-version julkaisupäivän siirtäminen yli puolella vuodella. Hän myönsi, että oli virhe yrittää saada ulos noin isoa muutosta pelkästään rolluppina, kun kyse selkeästi olisi ollut kokonaan uudesta versiosta. Tätä virhettä eivät varmastikaan tule toistamaan.

Puheenvuorossaan Bob Stutz heitti ilmaan termejä process-centric, right experience - right context - right device, hybrid, open, simple, usable, modern, fast ja ennen kaikkea LOVED (design for love). Bob nosti esille myös sen, että meidän pitää pystyä yrityksinä tarjoamaan ratkaisuja tuleville työntekijöillemme - sukupolvelle, joka on kasvanut sisään jo uusiin palveluihin, laiteriippumattomasti. Tämä uusi sukupolvi ei enää halua tehdä töitä järjestelmillä, joissa liidistä kaupaksi –prosessin tallentaminen vaatii toista sataa klikkauksta. Tämä siis johdantona siihen, että myös Dynamics CRM:n käyttöliittymää tullaan nykyaikaistamaan radikaalisti. Tavoitteena on myös ”seamless experiene across devices”. Ja tuon laiteriippumattomuuden lisäksi suuren huomion tulee tänä vuonna viemään CRM:iin liitettävät palvelut eli Skype, Yammer sekä vastikään Microsoftin hankkima markkinoinnin automaatio, Marketing Pilot. (Näin golfarina Marketin Pilotin referenssikalvolta omaan silmääni pisti mm. PGA Tour).

Vaikuttavin sosiaalisen median esitys nähtiin Irlannin turistitoimiston Brian Harten esittämänä

Harte piti toisen seminaaripäivän aamuna esityksen siitä, kuinka Irlannin turistitoimisto ottaa kaiken irti sosiaalisesta CRM:stä. Näimme upean esityksen valloittavan persoonan esittämänä, kuinka Irlanti satsaa sosiaaliseen mediaan ja kuinka he ovat myös löytäneet tavan mitata onnistumistaan. He ovat onnistuneet valjastamaan suusta-suuhun markkinoinnin, ovat näkyvissä kaikissa sosiaalisen median kanavissa, jopa usealla kielellä. He seuraavat kävijöitä, kampanjoita ja heille Facebook fanien kaverit ovat tärkeä kohderyhmä.

Irlannin turistitoimisto käyttää viraalimainontaa, satsaa komeisiin korkean resoluution kuviin ja saavuttaa jopa 250 miljoonaa kuluttajaa Facebookin kautta. Youtubessa heillä on 7 kanavaa ja he tekevät yhteistyötä mm. Lonely Planetin ja Trip Advisorin kanssa. Mitä enemmän heidän sivujaan ja kuviaan jaetaan eteenpäin – sen parempi. CRM:ssä seurataan asiakkaita, heidän käyttäytymistään eri markkinointikanavissa ja tapahtumissa. He seuraavat kuluttajien yhteydenottoja ja pystyvät personoimaan viestejään. He ovat totta tosiaan huomanneet, että ennen niin epämääräinen henkilöltä toiselle kulkeva kokemusperäinen tieto onkin valjastettavissa heidän edukseen. Kunhan vain ollaan aktiivisia, hereillä kaikissa kanavissa ja huolehditaan ajantasaisesti viestinnästä.

Jos oli Irlannin turistitoimisto ennakkoluuloton markkinoinnissaan jo 20 vuotta sitten (kuten matkamessuilla kävijät muistavat), ovat he kyllä sitä ylivertaisesti tänäkin päivänä.

Lisää sosiaalisesta mediasta, guruna Nikhil Hasija

Miten muutetaan näkyvyys ja kommunikointi sosiaalisessa mediassa rahaksi? Siinä Nikhil Hasijan luennon teema. Miten sosiaalinen media pitäisi yhdistää yrityksesi kasvustrategiaan?

Alussa Nikhil kävi läpi perusperiaatteita, sosiaalisessa mediassa jokaisella on ääni. Ja jos sinä et yrityksenä ole mukana, niin silti sinusta puhutaan. Tänä päivänä yrityksen taustat tutkitaan laajalti verkossa etukäteen eli siinä vaiheessa kun sinuun otetaan yhteyttä sinusta on muodostettu jo tietty ennakkokäsitys. Arvioinneilla ja henkilökohtaisilla kokemuksilla on huomattava merkitys ennakkokäsityksen muodostamisessa. Ja tuon ennakkokäsityksen merkitystä ei tule aliarvioida.

Ennakkokäsitykseen vaikuttaminen on entistä tärkeämpää – mikäli löydetty tieto ei herätä luottamusta sinuun ei tulla ottamaan koskaan yhteyttä. Mutta toisaalta, yhteydenotto on jo valmiiksi luottamuksen osoitus ja sen pitäisi tarkoittaa sitä, että itse kaupankäyntiprosessi on kestoltaan lyhyempi. Luottamusta ei tarvitse enää erikseen rakentaa yhteydenoton jälkeen, vaan yhteistyö voi alkaa nopeammin.

Nikhil palautti myös mieleen, että edelleen myös B2B-kauppaa käydään enemmän henkilöltä toiselle kaupankäyntinä. Yritykset eivät myy yrityksille, vaan henkilöt henkilöille. Luottamus yrityksen työntekijöihin merkitsee enemmän kuin luottamus yritykseen. Niinpä on tärkeää synnyttää tätä henkilökohtaista luottamusta yhä enemmän ja yhä laajemmin. Yrityksen pitää näkyä kasvoina. Blogit, henkilökunnan esittelyt, tweetit, oman asiakaspalvelijan tutuksi tekeminen, kasvojen antaminen nimille sähköpostien takana. Pitää pystyä osoittamaan kuluttajille ja asiakkaille, että meiltäkin löytyy hänen kaltaisiaan ihmisiä, "person like me". Nikhil haluaisikin enemmän puhua P2P:stä kuin B2B:stä. Ja kun luottamus on saavutettu, kasvu tulee itsestään.

On siis tärkeää huolehtia maineesta, uskottavuudesta, läsnäolosta ja saavutettavuudesta. Mitä enemmän olet yhteydessä asiakkaaseesi, sitä enemmän luottamus lisääntyy. Viestiä tulee toistaa 3-5 kertaa, jotta siihen uskotaan. Ja mikäli luottamus on jo syntynyt, ei toistoja tarvita yhtä paljon.

Yrityksen luottamuksen ja sitoutumisen takaa Nikhil tunnisti seuraavia asioita: yrityksen on kuunneltava palautteet, kohdeltava työntekijöitään hyvin, asetettava asiakkaat eurojen edelle (eurot kyllä seuraavat perässä), kommunikoitava avoimesti ja rehellisesti. Luottamuksen saavuttaminen on kaiken tämän arvoista. Luottamus tuo myös kasvua ja euroja viivan alle. Yrityksen perustavoite ei ole tehdä rahaa vaan tuotteita ja ratkaisuja, joita asiakas rakastaa.

Nikhil käytti puheenvuorossaan runsaasti lähteenä Edelmanin Trust Barometer -julkaisuja, joiden lukemista hän suositteli kaikille.

Keynote Bill Patterson, Principal Program Manager Architect Microsoft

Polaris is the start of a journey. Näillä sanoilla johdateltiin kuulijat mukaan matkalle. Polariksella tarkoitettiin vuodenvaihteen CRM-päivitystä, jossa selainriippumattomuus toteutettiin Online CRM:iin (sekä rolluppina myös onpremise-asennuksiin). Tämän lisäksi käyttöliittymän uudistaminen aloitettiin ja annettiin ennakkokäsitys meille partnereille sekä asiakkaille siitä, mihin suuntaan Microsoft on CRM:a viemässä.

Billin puheenvuoron suurin yllätys varmastikin oli, että seuraava CRM-versio tulee ulos kesälomien jälkeen eli Q3:lla, mutta sitä ennen Microsoft julkistaa väliversion (Gemini), jossa on mahdollisuus käyttöönottaa Marketing Pilot –markkinoinnin automaatio integroituna CRM:iin. Tämä Marketing Pilot –versio CRM:stä tulee ulos Q2:n aikana. Gemini-päivitys aloittaa CRM:ssä kasvun aikakauden. Jos aikaisemmin Microsoft Dynamics CRM on tarjonnut runsaasti säästöä ja prosessitehokkuutta, niin jatkossa keskitytään kasvuun - autetaan myyntiä ja markkinointia kasvamaan.

Tänä vuonna on siis odotettavissa ihan uusi CRM-versio (tällä hetkellä koodinimellä Orion). Versio tullaan todennäköisimmin nimeämään perinteisen kaavan mukaan vuosiluvulla. Tuo uusi versio sisältää useita loistavia työkaluja CRM:iin, kuten Yammer, Skype, Marketing Automation. Ja nämä eivät suinkaan jää viimeisiksi liitettäviksi palveluiksi. Microsoft etsii edelleen markkinoilta sopivia ratkaisuja, joilla täydentää tuoteperhettään. Tuoteperhettä, joka tarjoaa varsinkin pilven kautta maailman parhaat tuottavuusvälineet päätelaitteesta tai sijainnista riippumatta.

Kaikessa tässä Microsoft näkee partnereiden roolin entistä tärkeämpänä, asiakkaan strategisena kumppanina. Emme ole vain toimittamassa projekteja, vaan toimimme asiakkaan edustajana. Varmistamassa, että asiakkaamme saavat parhaan mahdollisen hyödyn uusista ratkaisuista omaan liiketoimintaansa. Tämä on ollut atBusineksen strateginen linjaus jo pitkään.

Start of a journey – mukana siis ollaan.

Loppukaneettina mainittakoon, että tilaisuudessa korostui sosiaalinen media, tuleva SoMe sukupolvi työntekijöinä, miten kehittää työvälineet, joita rakastetaan käyttää. Myös CRM:sta halutaan appseja, palvelukokonaisuuksia, jotka istuvat näppärästi omaan rooliin ja kätevästi käytettäväksi niin mobiilissa kuin työasemalla. SoMe ja CRM, CRM ja kuluttajamarkkinointi. Entistä enemmän CRM on P2P:tä, "Person to Person". Organisaatiotiedot ja kasvu syntyvät siinä sivussa.

Mari työskentelee atBusineksessa Dynamics CRM –liiketoiminnasta vastaavana johtajana.

Alea iacta est - Tunnelmia eXtremeCRM -tapahtumasta

Wed, 06 Feb 2013 11:17:00 +0200

Vaikka kaikki tiet vievätkin Roomaan (kuulemma), niin suurimman osan matkasta teimme kuitenkin kollegani kanssa ihan lentäen. Ai miksi Roomaan? Siellä pidettiin vuosittainen eXtremeCRM -tapahtuma, jossa saimme taas aimo annoksen tietoa asioista jotka ovat saattaneet mennä työkiireiden tohinassa ohi, mutta ennen kaikkea myös tietoa tulevasta ja Microsoftin strategiasta.

Mieleen tarttui yhtä sun toista vinkkiä mm. testaukseen, suorituskyvyn mittaamiseen ja analysointiin, kehittämisen tehostamiseen, Dynamics CRM Online -raportointiin sekä Sharepoint 2013 -integraatioihin. Lisäksi tapahtumassa oli mukana runsaasti yhteystyökumppaneita kuten ClickDimensions, AdxStudio, Assistance Software, mscrm-addons.com, joiden tuotteista on varmasti hyötyä myös meidän asiakkaillemme nykyisissä ja tulevissa projekteissa.

Microsoft on mennyt Dynamics CRM:n kanssa viime aikoina strategisesti "pilvi edellä" ja matka ei ole ollut heillekään ihan helppo. Avoimesti on myönnetty, että ongelmia on ollut, mutta niistä on otettu opiksi ja noustu entistä vahvempana vastaamaan tulevaisuuden haasteisiin ja kilpailuun. Jatkossa tavoitteena onkin selkeästi panostaa entisestään palvelun käytettävyyteen sekä käyttöliittymä puoleen, olkoon sitten kyse PC, Tablet tai mobiilikäytöstä.

Tapahtumassa saatujen, alustavien tietojen, perusteella mobiilipuolen tuki tullaan toteuttamaan ilmaisena lisänä perustuotteeseen. Kuinka kattavana se tullaan näkemään jää vielä toistaiseksi odotuksen varaan.

Uusi Dynamics CRM -versio (koodinimellä "Orion") todennäköisesti tulee muuttamaan CRM -käyttöliittymän lopullisesti. Polaris -päivityksen mukana nähdyt näyttömallit tulevat olemaan osa uutta CRM versiota ja jo perinteisiksi vakiintuneet lomakenäkymät tulevat poistumaan käytöstä. Lisäksi "Orioniksi" kutsutusta versiosta tulee kokonaan uusi Dynamics CRM:n versio, eikä se ole enää vain päivitys nykyiseen Dynamisc CRM 2011 -versioon.

Sovellukset eli "Appsit" tuntuvat nousevan esiin myös täällä Windows 8:n, SharePoint 2013:n sekä Dynamics CRM:n osalta. Ja kutsutaan niitä nyt millä nimellä tahansa, niin ei käy kieltäminen että tietylle päätelaitteelle ja tehtävään optimoidut käyttöliittymät toki parantavat sekä käytettävyyttä että käyttäjäkokemusta vaikka taustalla olisikin edelleen sama tuttu järjestelmä.

Arpa on siis heitetty ja nyt katsotaan mihin silmäluku meitä CRM -tiekartalla vie. Kuten Steve Ballmer reilut puoli vuotta sitten sanoi, että vuosi tulee olemaan eeppinen, niin sitä se tulee olemaan myös Dynamics CRM:n puolella.

Juha-Pekka Pulkkinen toimii atBusineksessä johtavana konsulttina, yhtenä painopistealueena on Microsoft Dynamics CRM 2011 ja Azure. Voit seurata Juha-Pekkaa myös Twitterissä (@jupekf).

Kannattaako olla tienraivaaja?

Mon, 04 Feb 2013 13:24:00 +0200

Olen ollut mukana sähköisen liiketoiminnan kehittämisessä vuodesta 1997. Olin mukana laatimassa silloiselle työnantajalleni ensimmäistä verkkoliiketoimintastategiaa, joka luonnollisesti siihen aikaan tehtiin yhdessä mediatoimiston kanssa. Työnantajani oli yli 700 henkeä työllistävä Finnairin tytäryhtiö, jossa vaikutti silloin erittäin edistyksellinen myynti- ja markkinointijohto. Jo silloin nähtiin mihin suuntaan pitää panokset siirtää.

Eri asia sitten oli, kuinka uudistuneet ajatukset vastaanotettiin. Asiakkaat olivat aktiivisia ilmaisemaan tarpeensa ja toiveensa. Itse luonnollisesti olimme innostuneita ja imimme vaikutteita Yhdysvaltojen kehittyneistä verkkoratkaisuista. Kävimme paikan päällä kuuntelemassa ja ottamassa oppia isojen toimijoiden kokemuksista. Silloinen tietohallintomme ei innostunut ihan samaan tahtiin.

Kaupankäynti verkossa ei ollut vielä kunnolla käynnistynyt Euroopassa ja oli suuri työ saada läpi ajatukset, jotka nimenomaisesti ennakoivat tulevaa. Maailmalta saatiin uhkakuvia, että suuret verkkomatkatoimistot (mm. Amazon) ovat tulossa Euroopan markkinoille. Haluttiin olla eturintamassa ja valmistauduttiin hyökkäykseen. Tuolloin ennakoitu hyökkäys on nykyään muuttunut laajamittaiseksi valloitukseksi.

Suomalaiset kuluttajat eivät enää ole tänä päivänä kiinnostuneita mistä maasta varauspalvelut tarjotaan, kunhan tarjonta on hyvin saatavilla ja helposti löydettävissä. Useat globaalit verkkopalvelut ovatkin saaneet suuren osuuden suomalaisten kuluttajien matkaeuroista.

Ensimmäiset laajamittaiset asiakkuudenhallinnan ratkaisut käyttöönotimme aikana, jolloin linjakapasiteetti ei kestänyt Helsingin palvelimella sijainneen selainpohjaisen asiakasrekisterin lataamista Oulun työpisteellä. Alkeelliset käyttöjärjestelmät tarjosivat alkeellisia selaimia ja operaattoreilta saatu kapasiteetti oli suhteettoman kallista kaistan leveyteen nähden. Huolimatta näistä haasteista, toteutimme vuosina 1997 – 2000 runsaasti ratkaisuja joista yksi, monipuolinen integroitu yritysratkaisumme, saavutti globaalia huomiota jopa Financial Timesissa.

Noiden vuosien aikana kehitimme runsaasti sähköisiä (ml. sms-integoituja) palveluita (B-to-C, B-to-B sekä sisäisiä). Olimme Suomessa ylivertainen markkinajohtaja. Osa tuottamistamme ratkaisuista oli markkinoilla kuitenkin ehkä liian aikaisin. Liian aikaisin siinä mielessä, että tuotto-odotukset olivat lähitulevaisuudessa, vaikka kuluttajilla ja yritysostajilla ei välttämättä ollut vielä rohkeutta käyttöönottaa uusia palveluita toivomassamme aikataulussa. Vaikka osa tuolloin käynnistetyistä hankkeista on jäänyt elämään ja ne ovat yhä osin tuotannossakin uudistettuina versioina, harmittavan iso osa haudattiin mm. liian aikaisen markkinoillaolon vuoksi.

Ei ollut rohkeutta odottaa markkinoiden kypsymistä. Ei ollut rohkeutta jatkaa kehitystä ja pitää yllä markkinajohtajuutta. Ei ollut rohkeutta lisätä ulkoista kysyntää. Joskus on siis ollut helpompaa tulla kakkosrintamassa markkinoille eikä olla tienraivaajana. Varsinkin, jos kantti ei kestä raivata tietä loppuun asti.

Nykytilanne?

Onko nykytilanteessa sitten jotakin toisin? Onko tällä hetkellä riskiä olla tienraivaaja? Ei. Aikainen uuden adoptoija on etulyöntiasemassa. Enää ei tarvitse olla uuden rakentaja tai kysynnän luoja.

Tällä hetkellä toimitusjohtajan paras tuki ei olekaan enää tietohallintojohto, kuten 15 vuotta sitten. Tietohallintojohdon sijoittamista business -tai kehitysorganisaation alle suositeltiin jo 10 vuotta sitten. Tämän hetkinen näkemys on, että myynti- ja markkinointijohto toimii toimitusjohtajan oikeana kätenä ja tietohallinto enemmänkin sivuroolissa.

Markkinointibudjetit kasvavat ja markkinointijohto tulee jatkossa päättämään tarvittavista ulkoisista ratkaisuista ja suuntaviivoista. Verkko- ja yhteisöpalvelut ovat yhä tärkeämmässä osassa myynnin tavoitteiden saavuttamisessa ja markkinointiosaston tulee olla mahdollisuuksista perillä. Heidän tulee laatia myös verkkoliiketoimintastrategia, joka kattaa kaikki nykypäivän tarjoamat mahdollisuudet. Markkinoinnin pitää olla hereillä. Brändin vahvistaminen on edelleen tärkeää, mutta nyt se on tehtävä myös verkossa ja yhteisöpalveluissa kuluttaja kerrallaan.

Nykypäivän tilannetta helpottaa tarjolla olevat valmisratkaisut – enää ei tarvitse lähteä rakentamaan alusta alkaen itse. Valmisratkaisuja tuottavat suuret toimijat, joiden kehitysbudjetit liikkuvat miljardeissa. Tällä hetkellä myös ulkomailta on mahdollisuus saada järkevään hintaan ratkaisuja suomalaisten yritysten tarpeisiin. Historiassani olen ollut mukana suunnittelemassa uusia ja ainutlaatuisia, ennakkoluulottomia palveluita, mutta täytyy myöntää, että vastaavasti nyt on upeaa olla mukana eturintamassa valloittamassa markkinoita valmisratkaisuihin perustuvilla palveluilla!

Nykyinen työnantajani on mukana eturintamassa. Tuomme suomalaisille yrityksille parhaita ja edistyksellisimpiä ratkaisuja maailmalta. Sopeutamme ne suomalaisten yritysten strategiaa tukemaan. Luomme myös uutta. Työkavereistani tunnistan mm. markkinoinnin ammattilaisia, verkkokauppaguruja, visuaalisen toteutuksen taiteilijoita, verkkosivustojen valjastajia, intranet-experttejä, tietokantapäälliköitä, sovellussovittajia sekä tietysti myös loistavia asiakaspalvelijoita.

Tarjoamme osaamisemme ja laajan valmisohjelmistojen pohjan asiakkaidemme käyttöön, onpa kyse sitten markkinoinnin automaatiosta, asiakkuudenhallinnasta, verkkokaupasta, toiminnanohjauksesta, sähköisestä työympäristöstä, projektihallinnasta, asiakaspalvelusta, henkilöstön ohjauksesta tai vaikka sitten ihan alusta asti räätälöidystä palvelusta. Jos vuonna 1997 näin ympärilläni muutaman innovaattorin joiden kanssa veimme asioita eteenpäin, niin nyt näen ympärilläni lähes 200 innovaattoria, oman osa-alueensa ylpeää gurua. Valehtelematta. Osaamme nauttia kättemme jäljistä ja riemuita aidosti asiakkaidemme onnistumisista. Haluamme olla eturintamassa yhdessä asiakkaittemme kanssa.

Mari työskentelee atBusineksessa Dynamics CRM –liiketoiminnasta vastaavana johtajana.

Huolestuttaako ERP-ratkaisusi tulevaisuus, onko nykyinen kumppanisi joustamaton ja kallis?

Fri, 25 Jan 2013 13:00:00 +0200

Moni organisaatio on tänä päivänä tilanteessa, jossa hieman vanhentuneella teknologialla toteutettu mutta sinänsä varsin toimiva järjestelmä nousee jatkuvasti uhkakuvaksi liiketoiminnan ja IT-johdon keskusteluihin.

Tänä päivänä menestyminen edellyttää ketteryyttä ja vastaamista markkinamuutoksiin. Kuitenkin kohtaan usein päättäjiä tilanteessa, että vaikkapa 10-15 vuotta sitten tehty merkittävä järjestelmäinvestointi on valumassa hukkaan, kun järjestelmä kategorisoidaan ”legacy” -järjestelmäksi, joka on elinkaarensa ehtoopuolella.

Toinen uhkakuva on se, että järjestelmä itsessään on moderni, mutta IT-kumppanin intressit eivät sovi asiakkaan kanssa yhteen. Asiakas on liian pieni toimittajalle tai IT-toimittaja asiakkaalle liian suuri. Toimittajalla ei ole intressiä sitoutua pitkäjänteiseen kumppanuuteen asiakkaan kanssa tai toimittaja ei vain tunne riittävästi asiakkaan liiketoiminnan erityispiirteitä eikä ole erityisen innostunut ottamaan sitä haltuun kumppanuuden syventämiseksi.

Asiakkaan liiketoiminnan syvällinen osaaminen on monelle IT-projektille ja monelle kumppanille kompuroinnin paikka. Toiminnanohjaus eli ERP-hankkeet ja näiden ylläpito sekä jatkokehittäminen eivät ole teknologiahankkeita tai tuotehankkeita, näissä ei voi olla muuta lähtökohtaa kuin asiakkaan liiketoiminnan tarpeet ja tavoitteet. Hankkeiden toteuttamiseen ja myös hankintaan tarvitaan ensisijaisesti liiketoimintaosaamista ja toissijaisesti soveltuvaa ja modernia teknologiaa.

Kokonaan uuden järjestelmäkokonaisuuden hankinta mahdollistaa varmasti merkittäviä hyötyjä, mutta koko organisaatiota koskettava ERP-hanke on myös äärimmäisen vaativa. Tänä päivänä löytyy varmasti paljon yrityksiä, joissa vanhan järjestelmän kertakaikkinen ja kattava uusintaprojekti on liki mahdoton toteuttaa, koska liiketoiminnasta ei voida irrottaa resursseja kehittämishankkeeseen.

Elinkaarihallinta apuun

Lääkkeenä tähän on järjestelmien elinkaarihallinta, jolla jatkuvasti arvioidaan järjestelmän arkkitehtuurin ja teknologian ajanmukaisuutta sekä tähän liittyviä riskejä sekä toisaalta mitataan järjestelmän käytettävyyttä ja uusien käyttötapojen tuomia paineita. Järjestelmän elinkaaren hallinta on jatkuva prosessi ja nukahdukset matkan varrella voivat muodostua kohtuuttoman kalliiksi.

Hallittu haltuunotto osaavan ja aidosti kiinnostuneen kumppanin toimesta tuo asiakkaille turvallisuutta, rajaa ylläpitokustannusten kasvua ja varmistaa, että tuki ongelmatilanteissa on joustavasti sekä nopeasti saatavissa. Mutta tämä ei valitettavasti riitä nykypäivän haasteisiin, on pystyttävä parempaan.

Skenaarioita on useita ja yhteistyössä asiakkaan kanssa löydetään asiakkaan liiketoiminnalle ja resursseille sekä riskinsietokyvylle toimiva ratkaisu. Yleensä järkevin lähestyminen on löytää tehokas vaiheistusmalli, jolla järjestelmä uudistetaan tai sitten tuotetaan vaikkapa selainpohjaiset tuoreet käyttöliittymät vanhan järjestelmän päälle.

Toinen vaihtoehto on ottaa tuotepohjainen, esimerkiksi Microsoft Dynamics NAV -ratkaisu ja hallitusti vaiheittain korvaamaan osittain tai kokonaan vanhan järjestelmän toimintoja. Vaihtoehtoja on siis useita ja siten riski väärän polun valinnasta on todellinen, ellei käytettävissä ole kokenutta asiantuntija-apua.

Harvoissa tapauksissa vanhankaan järjestelmä ydin on täysin hapan ja ammattitaitoisella lähestymisellä voidaan varmistaa, että asiakkaan aiempia investointeja ei hukata. Kohtuullisella panostuksella saadaan nykyhetken vaatimuksia merkittävästi paremmin palveleva ratkaisu.

Kokenut ja sitoutunut kumppani helpottaa arkea

atBusineksellä on näyttöä onnistuneista järjestelmien hallituista modernisoinneista ja elinkaarihallinnasta. Meillä on merkittävä määrä haltuunotettuja ja ylläpidon osalta ulkoistettuja järjestelmiä, oli sitten kyse räätälöidystä operatiivisesta ratkaisusta tai Dynamics NAV -ratkaisusta.

atBusineksen ylläpidon prosessit ovat laadukkaita ja joustavia, tämän takeena on sertifioitu laatujärjestelmämme atBook. Useimmat asiakkuuksistamme ovat asiakkaimmekin mielestä strategisia kumppanuuksia. Pyrimme tarjoamaan asiakkaillemme merkittävää ja aitoa lisäarvoa järjestelmien haltuunoton jälkeen, mm. Office ja Sharepoint -laajennusten, pilvipalveluiden ja mobiiliratkaisuiden kautta.

Ei kannata myöskään unohtaa, että kokenut ja sitoutunut henkilöstömme tuntee tuoreimpien teknologioiden ohella myös vanhempia välineita. atBusineksella on mm. yli 20 vuoden kokemus Gupta -sovelluskehittimen käytöstä. Tällä kehittimellä on rakennettu lukuisia erittäin laajoja toiminnanohjausjärjestelmiä. Näillä eväillä vanhempaankin järjestelmäratkaisuun saadaan uutta virtaa ja rakennetaan liiketoimintaa tukeva roadmap IT-kehittämisen osalta - eikä aiemmatkaan investoinnit päädy hukkaan.

Kai Tikka toiminut IT-alalla yli 20 vuotta ja vastaa atBusineksella ERP -yksikön Microsoft -pohjaisista ratkaisuista.

Microsoft Dynamics CRM Onlinen uusi versio saatavilla meille eurooppalaisille!

Wed, 23 Jan 2013 13:41:35 +0200

Sormet syyhyten avasin oman maksuttoman 30 päivän Dynamics CRM -testiympäristön ja aloitin tutustumisen uuteen versioon. Käyttöönotto vie aikaa vain muutaman minuutin ja nyt käsissäni on tuo pitkään odotettu uusi versio, joka toimii (lähestulkoon) selainriippumattomasti, laiteriippumattomasti ja nostaa samalla asiakashankinnan ja myynnin johtamisen uusiin ulottuvuuksiin. Prosessia, sosiaalisuutta ja visuaalisuutta - niitä riittää. Vielä kun malttaisi odottaa kesän yli, jotta myös Yammer-integraatio ja iPad saadaan mukaan!

Myyntiprosessi = matkavarausprosessi?

Tässä uudessa versiossa on mukana mahdollisuus käyttää kahta prosessinomaista lomaketta: ensimmäinen myyntiputkenhallintaan eli liidistä voitettuun myyntimahdollisuuteen ja toinen prosessi on asiakaspalvelun tukipyynnön käsittelyyn.

Olemme tottuneet jo monessa muussa yhteydessä prosessinomaisuuteen, esim. matkavarausta tehdessä näemme koko ajan yläreunassa tilanteen eli missä kohtaa varausta olemme ja mitä kaikkia vaiheita on vielä tulossa. Nyt tämä kuluttajapuolella pitkään tarjolla ollut malli on tuotu viimein myös yrityspuolelle.

Myyntimahdollisuuden uusi ilme – prosessi ja prosessin vaihe näkyvissä yläosassa.

Uusi prosessikäyttöliittymä mahdollistaa Dynamics CRM:ssa yhden lomakkeen kautta tietojen syöttämisen useaan nk. entiteettiin. Enää ei tarvitse avata useita pop-up ikkunoita, vaan tiedot näkyvät yhdellä kertaa.

Toki puutteitakin vielä on, esimerkiksi uuden käyttöliittymän kautta ei pysty luomaan myyntimahdollisuuteen muita uusia aktiviteetteja, kuin puhelut ja tehtävät. Siirtymällä lennossa perinteiseen lomakenäkymään tuokin toki onnistuu. Sähköpostit ja kalenteritapaamiset hoituvat myös joko siirtymällä perinteiseen näkymään tai käyttämällä loogisemmin Outlook-käyttöliittymää kuten ennenkin.

Joka tapauksessa kaikki esim. myyntimahdollisuuteen liitetyt aktiviteetit sähköposteja ja tapaamisia myöten nousevat näkyviin suoraan mahdollisuudelle (opportunity). Mielestäni näiden tiettyjen aktiviteettien lisäämismahdollisuuden puuttuminen prosessikäyttöliittymästä on aika merkittävä asia ja uskaltaisinkin veikata, että saamme tähän parannusta jo ennen ensi kesäkuun (Microsoftin antama aikataulu on Q2) seuraavaa virallista päivitystä.

Vaikka uusi prosessikäyttöliittymä onkin vielä toiminnallisuuksiltaan rajallinen, saa siitä kuitenkin jo hyötyjä myyntiin ja myynnin ohjaamiseen. Varsinkin, jos käyttöönoton yhteydessä prosessin vaiheistukset mietitään parhaiten palvelemaan yrityksen tapaa toimia.

Mikäli organisaationne on vasta nyt käyttöönottamassa CRM-ratkaisua, suosittelen ehdottomasti hyödyntämään uutta prosessikäyttöliittymää. Tämä tulee jatkossa olemaan kehityksen ja käyttöliittymän suunta muutenkin. Oma organisaatiomme siirtyy Dynamics CRM Onlinen ja prosessikäyttöliittymän käyttäjiksi lähiaikoina ja tuon jälkeen voin kertoa lisää miten kaikki käytännössä sujuu noin 200 hengen organisaatiossa.

Tykkää, ei tykkää. Seuraa, ei seuraa. Kuka kenenkin follower.

Toinen merkittävä asia on some – sosiaalinen media. Edellisessä versiossa oli jo mahdollisuus kommentoida ja seurata, mutta tässä uudessa versiossa kommentointi on keskiössä. Ja tämä mallihan on meille tuttu myös kuluttajapuolelta. Ensin henkilökohtaisesti kaverilta toiselle, ehkäpä kaverin kaverillekin. Sitten yritysten Facebook-sivujen kautta saivat yritykset pääsyn lähelle kuluttajaa.

Nyt tämä helppous ja läheisyys on tuotu myös yrityksen sisäiseen viestintään. Ja jotta tuotakin tietotulvaa voitaisiin edes jotenkin hallita, voi käyttäjä itse päättää minkä asiakkuuden tai myyntimahdollisuuden keskusteluja ja tapahtumia haluaa aktiivisesti seurata. Jälleen kerran kuluttajapuolen hyvät innovaatiot tuodaan yritysten saataville. Samaan kastiin voisi laskea myös Skypen sekä Bing-karttojen tuomisen tähän yritysratkaisuun.

Asiakaslomakkella Bing-kartta sekä oikeassa reunassa tapahtumat

Suosittelen lämpimästi kokeilemaan! Dynamics CRM:n kokeiluversio pitää sisällään esimerkkidataa, jonka avulla on helppo saada kokonaiskuva uusista ominaisuuksista.

PS. Ettei menisi pelkäksi kehumiseksi, tähän blogiin piti saada nostettua myös Outlook -käyttöliittymän asentamisen helppous. Syystä tai toisesta Outlookini ei kuitenkaan saanut yhteyttä uuteen CRM-ympäristöön. Liekö syynä useat aikaisemmat asennukset ja organisaatiot, joihin olen kytkeytynyt. Noh, ehkäpä tämä on hyvä syy asentaa omalle koneelle Windows 8 ja uusi Office, aloittaa alusta ja ottaa kaikki hyöty irti uusista uljaista tuottavuusratkaisuista.

Mari työskentelee atBusineksessa Dynamics CRM –liiketoiminnasta vastaavana johtajana.

Office 2013 ja SharePoint 2013 uudet ominaisuudet osa 10: Visio 2013:n hyödyntäminen mittaristojen rakentamisessa

Mon, 21 Jan 2013 12:24:00 +0200

Blogini edellisessä osassa perehdyttiin Visioon yleisesti aikajanan muodossa. Visiossa on ominaisuuksia monenlaisiin tarpeisiin, joista tässä osassa perehdytään jälleen yhteen.

Kun puhutaan Business Intelligencestä (BI), mittaristoista ja tiedon työpöydistä ajatellaan yleensä työkaluja kuten Excel, Performance Point ja Reporting Services (Microsoftin valikoimasta). Muilla valmistajilla on vielä pitkä lista tuotteita, joilla voidaan rakentaa mittaristoja suurista pienistä.

Visio havainnollistaa ja tuo tietoa yhteen

Vision etu on se, että siihen voidaan tuoda mukaan havainnollistavia kuvia, jotka liittyvät mitattaviin asioihin, olipa mitattauksen kohde sitten paperikoneen eri osat, laiva, toimiston pohjapiirustus tai vaikka infrastruktuurikuva palvelimista. Mittarit ovat tietysti erilaisia, mutta parhaimmillaan Visio on silloin, kun näytettävät asiat liittyvät johonkin konkreettiseen asiaan esim. toimiston pohjapiirustuksen päälle voidaan laittaa henkilöiden tehokkuudet näkyviin. Tämä kertoo suoraan onko jokin tiimi (tai toimiston nurkka) tehokkaampi kuin joku toinen.

Vaihtoehtoisesti siinä voivat vaikka näkyä kunkin henkilön varausasteet yhdistettynä Lync-integraatioon. Vihreä valo Lyncissä ja henkilön varaustilanteen kohdalla näyttää jo suoraan, että kyseisellä henkilöllä voisi olla aikaa ottaa työtehtävä hoitaakseen. Mikään ei estä liittämästä siihen lisäksi vaikkapa osaamisprofiilia. Ajatusta voi myös laajentaa mm. organisaatiokaavioon, prosesseihin, taustajärjestelmiin eli ihan kaikkeen, mistä ikinä tietoa onkin saatavilla.

Visio muuttuu erittäin käteväksi, kun tiedot jaetaan SharePointissa muidenkin katsottavaksi. Tietolähde voi olla yksinkertaisimmillaan SharePointissa oleva Excel, jolloin Excelin päivittyessä Visio päivittyy. Excel taas voi saada tietonsa vaikkapa tietokannasta tai tietokuutiosta. Visioon voidaan tuoda myös samaan mittaristoon tietoja eri tietolähteistä, jolloin voidaan rakentaa hyvinkin monipuolisia mittaristoja.

Kannattaa siis miettiä millä tavalla esitettynä tiedosta tulee ymmärrettävää informaatiota.

Esimerkkinä tässä luodaan kuvitteellisen verkkopalvelun tilanteesta kuva, jolla voidaan visuaalisesti havainnoida palvelun kunto.

Ensin luodaan tietolähteet. Tässä tapauksessa ne ovat Excelissä, joka tallennetaan Office 365:n SharePoint Onlinen kirjastoon.

Avataan Visio ja piirretään sopiva mittariston kuva. Tässä hiukan yksinkertaistaen.

Lisätään Excel mukaan tietolähteenä Visioon valintanauhan Data-toiminnon alta:

Valitaan sopiva tietolähde:

Haetaan SharePointista Excel käytettäväksi tietolähteenä. SharePointin Excel voisi saada luvut ulkopuolisesta järjestelmästä tai Visioon ne voitaisiin tuoda suoraan listalta tai vaikka SQL Serverin tietokannasta.

Tiedot voidaan valita halutuilta välilehdiltä/valituilta alueilta, huomioiden myös sarakkeiden otsikot.

Valitaan, mitkä tiedot yksilöivät rivin. Tässä esimerkissä palvelimen nimi.

Tiedot ovat nyt Visiossa ja ne voi raahata paikoilleen palvelimiin.

Tiedot on on valittava päivittyväksi automaattisesti valitsemalla Refresh Data, oikea tietolähde ja Configure.

Tässä vaiheessa lopputulos ei kuitenkaan ole vielä kovinkaan visuaalinen.

Valitaan yksi palvelimista ja painetaan Data Graphics -toimintoa valintanauhassa. Sieltä avataan Edit Data Graphic.

Valitaan sopivat esitystavat kaikille näytettäville tiedoille.

Lisätään muutkin halutut mittarit palvelimen kuvan viereen.

Tässä vaiheessa pienen siirtelyn jälkeen alkaa palvelinten tilanne olla hyvin selvillä.

Tämän jälkeen Visio voidaan tallentaa SharePointiin, jotta se on sieltä käsin nostettavissa Visio Servicen kautta katseltavaksi.

Web partissa voidaan asettaa myös automaattinen päivitys minuuttien tarkkuudella.

Muutamien asetuksien kautta saadaan hyvin yksinkertainen näkymä lopputulokseksi.

Nyt jos lähdetietoja käydään muuttamassa, päivittyy palvelintilanne myös 30 minuutin kuluessa (tässä esimerkissä).

Mahdollisuudet Vision käyttöön tässäkin ovat monipuoliset! Välineet harvoin ovat enää esteenä infomaation esittämiseen. Näin informaatiota voidaan yhdistää visuaaliseen kokemukseen, jolloin näytetyt luvut kytkeytyvät johonkin konkreettiseen asiaan (osasto, tuote, palvelin, henkilö, kone, jne.) ja tätä kautta yhtenäisen kuvan saaminen on havainnollisempaa.

Vesa työskentelee atBusineksessa johtavana konsulttina. Voit seurata Veskua myös Twitterissä (@vesanopanen).

Vinkkejä toiminnanohjausratkaisun (ERP) ostoon

Thu, 10 Jan 2013 10:39:00 +0200

Kirjainyhdistelmä ERP sykkii yrityksen toiminnanohjauksen sydämessä. Yksinkertaisimmassa tapauksessa hommat hoidetaan paperilapuilla ja Excel taulukoilla. Saattaapa liitutaulukin olla apuna. Niillä on pärjätty ja pärjätään jatkossakin.

Toisessa ääripäässä on todellinen ”heavy duty ERP”. Rakas, raskas ja sydänjuuriaan myöten vuosien saatossa räätälöity järjestelmä, joka koskettaa yrityksen jokaista tapahtumaa - tilaukset, toimitukset, varaston hallinta, resurssien ohjaus, talous ja paljon muuta. Ajankohtaista tietoa saadaan erilaisilla raporteilla ja värilappuja tulkkaamalla.

Vaikkakin vanha viisaus toimivan koneen korjaamisen tarpeettomuudesta on pätevä, tulee järjestelmän modernisointitarve vastaan ennen pitkää syystä tai toisesta.

Seuraavat askeleet lähtevätkin liikkeelle reippaasti: ”tehdään tämä hanke kunnolla” tai ”tehdään eri tavalla kuin edellisellä kerralla”. Silti, talousjohto tai IT:stä vastaava henkilö laitetaan miettimään uuden järjestelmän tarpeet ja sen jälkeen ottamaan yhteyttä toimittajiin tarjouspyynnön kanssa. Järjestelmien hinnat hirvittävät ja sen lisäksi toimittajat sopottavat käsittämätöntä munkkilatinaa. Hämmennys valtaa mielen. Niskaa kuumottaa ja hanke uhkaa kariutua kustannuksiin ja epävarmuuteen siitä, mitä oikeastaan ollaankaan saamassa. Ja ne lisenssitkin vielä...

Keskity ja etsi apua

Tämän haasteen voi kohdata toisellakin tavalla. Kannattaa keskittyä omiin vahvuuksiin ja hankkia asiantuntijalta apua heikoille alueille. Havainnollisestaan asiaa hieman. Tuotantojohtaja tuntee oman ympäristönsä haasteet, talousjohtaja tietää talouden seurannan tarpeet, varastovastaava tietää miten varastossa mennään jne. Nykytilanne on hallinnassa oman pelikentän osalta.

Järjestelmää uudistettaessa kannattaa kyseenalaistaa nykyiset toimintatavat. Ovatko ne oikeita ja tehokkaita, onko toiminnassa pullonkauloja, miltä toiminnan tulisi näyttää 2-3 vuoden kuluttua? Lisäksi IT-maailman kehittyminen eri valmistajien, tuotteiden, käyttötapojen (oma ympäristö vs. palveluna vs. pilvi) aiheuttaa hämmennystä. Tässä kohtaa kannattaa ottaa ulkopuolinen asiantuntija tai konsultti suunnitteluun mukaan.

Vuosien saatossa käytännöksi muovautuneet kummallisuudet nousevat esiin kirkassilmäisen konsultin avulla. Hänelle joutuu perustelemaan miksi juuri näin tai noin on toimittu. Siinä selittäessään joutuu itsekin miettimään piintyneiden tapojen mielekkyyttä. Ikkunat avataan ja nyt tuuletetaan. Konsultti jalostaa oman käsityksensä siitä, mitä yritys todella hakee. Hän muodostaa ehdotuksen tarvittavista toimenpiteistä ja niiden rytmityksestä – mitä maalataan, mitä rakennetaan uusiksi ja mitkä puretaan kokonaan pois. Konsultin pitää myydä ajatus asiakkaalleen. Nyt tehdään tärkeitä valintoja, jotka voivat olla kalliita tai tuottavia. Oleellista on, että ihan kuin huomaamatta asiakasyritys pääsee määrittelijän roolista valitsijan ja arvostelijan rooliin. ”Likainen työ” on ohjattu konsultille.

Keskity tuottoihin, ei kuluihin

Valinnoissa energia ja panokset kohdistetaan niihin asioihin, jotka ovat taloudellisesti tuottavia. ERP tai mikään muukaan IT-hanke ei saa olla kustannus, vaan sen pitää tuottaa. Tässä kohtaa asetetaan kriteerit, joiden perusteella uudistushankkeen tuottoa ja kannattavuutta mitataan. Konsultin tekemää ehdotusta on huomattavasti turvallisempaa kritisoida kuin firman oman henkilön esityksiä.

Kun oleelliset tavoitteet on sovittu, siirtyy konsultti kartoittamaan toimittajaehdokkaita. Konsultin täytyy tuntea tietotekniikkaa ja IT-projekteja. Vuosien säätäminen toimittajan roolissa antaa hyvät valmiudet ymmärtää, mitä järjestelmätoimittajan munkkilatinan taakse kätkeytyy. Hän kiertää oma-aloitteisesti ja ohjatusti toimittajakenttää ristiin rastiin. Tilaajapuoli voi keskittyä johtamaan yritystä ja tekemään bisnestä.

Konsultti kuvaa toimittajille käsillä olevan haasteen, muttei ratkaisua. Pilkun tarkat järjestelmäspeksit ovat tässä vaiheessa puhtaasti haitalliset. Ne rajaavat toimittajien itsenäistä ajattelua ja energia kohdistuu toteutustapojen miettimiseen. Parempi tapa on antaa toimittajien etsiä ja tarjota sopiva ratkaisu.

Harkitse & sitoudu

Tuloksena on monenlaisia vaihtoehtoja ja oivalluksia eri toimittajilta. Fiksut toimittajat pystyvät antamaan fiksut ratkaisut kuvatun haasteen pohjalta. Lopullinen valinta on harmoninen yhdistelmä sopivasta toimittajasta, toimivasta teknologiasta sekä kustannustehokkuudesta. Päätöksen kanssa on pärjättävä pitkään.

Älkää ostako halvinta, älkää ostako parasta - ostakaa sopivin. Aivan kuin olisitte ostamassa autoa tai pesukonetta omilla rahoillanne. Tuskin näissäkään turvaudutte ainoastaan myyjän sanoihin. Muiden asiakkaiden kokemuksilla sekä erilaisilla markkinatutkimuksilla ja arvioilla on merkitystä. Ei se sen kummempaa ole.

Mikko Räsänen vastaa atBusineksen testauspalveluista. Mikko on toiminut myös ERP-valintakonsulttina.

Microsoft Dynamics CRM:n uusi versio helpottaa arkea

Wed, 09 Jan 2013 10:37:27 +0200

”Wau” on sana, joka tulee ensimmäisenä mieleeni Polariksesta, Dynamics CRM:iin joulukuussa tehdystä päivityksestä. Innostun heti toiminnallisuuksista, joiden avulla saan paremman käsityksen asiakkuuksistani, niiden myyntimahdollisuuksista ja jaettua nopeasti asiakaskokemuksia muiden kanssa.

Helpotusta myynnin arkeen ja yhteistyöhön

Microsoft on lähtenyt Dynamics CRM:n kehityksessä liikkeelle siitä, kuinka myynnin ja myyntijohdon työtä tehostetaan ja helpotetaan. Myyjänä olen sen verran itsekäs olento, että haluan käyttää järjestelmää, josta saan suurimman hyödyn itselleni. Jos saan tehtyä CRM:n avulla enemmän kauppaa ja palveltua asiakkaitani paremmin, olen tyytyväinen. Myynnin johtoa toisaalta kiinnostaa liikevaihdon lisäksi mm. myynnin ennustettavuus ja kannattavuusluvut.

Uusin päivitys tukee myyntiä sosiaalisessa- ja monikanavaympäristössä. Esille nousee vahvasti siirtyminen mobiiliin ja sosiaaliseen maailmaan, jossa työkalujen pitää tarjota käyttäjilleen juuri oikeaa tietoa, oikealla hetkellä. Toimitaan dynaamisessa ympäristössä, jossa menestyvät yritykset reagoivat nopeasti muutoksiin. Analytiikan merkitys korostuu. Yritykset, jotka tuntevat liiketoimintaansa vaikuttavat trendit ja hyödyntävät niitä, menestyvät paremmin.

Microsoftin yritysostot, Skype ja Yammer, ovat tärkeässä roolissa. Yammer tukee sisäistä ja sidosryhmien välistä kollaboraatiota ja Skype puolestaan reaaliaikaista kommunikointia.

Mirosoftille tyypilliseen tapaan Lync, Sharepoint, Yammer ja Skype ovat integroituna osaksi Dynamics CRM:n käyttöä; asiakkaan, kontaktien ja käyttäjien tietoja. Ei ole tarvetta siirtyä sovelluksesta toiseen, vaan sovellukset on upotettu saumattomasti samalla logiikalla kuin Windows Phonessa ja Windows 8:ssa.

Uusi, yhtenäinen käyttökokemus

Dynamics CRM:n käyttöliittymä on täysin optimoitu laitteelle, jolla työskentelen. Koska näen juuri sen tiedon joka on itselleni olennaista, on palvelun käyttö pienemmälläkin näytöllä sujuvaa. Saan myös nostettua näytölleni niitä näkymiä, jotka ovat tärkeitä omina sovelluksinaan ilman, että niitä tarvitsee erikseen aukaista sähköpostin tai perusnäkymien kautta. Pääsen yhdellä painalluksella tarvitsemaani tietoon. Voin nostaa minulle tärkeinä sovelluksina vaikka uusimmat päivitykset sosiaalisissa syötteissäni, myyntiputkeni, reaaliaikaisen tilanteen tavoitteeseeni nähden sekä myyntiprosessini vaiheet ja ehdotetut etenemismallit.

Myös iPad- ja Android-käyttäjät on huomioitu, eikä käyttökokemus heikkene näilläkään laitteilla. Käyttökokemusta kehitetään edelleen ja seuraavassa Orion-päivityksessä (Q2/2013) käyttökokemuksen on luvattu olevan entistäkin rikkaampi. Lähtökohtaisesti Orion-päivitys tulee keskittymään kuitenkin markkinoinnin tehostamiseen.

Esimerkki mahdollisuuksista

Joulukuun 2012 päivityksessä lähdetään liikkeelle ihmislähtöisestä mallista. En tarvitse enää erillistä sovellusta CRM:n käyttöön, vaan voin hyödyntää jo olemassa olevia, kuten puhelinta, Lynciä, sähköpostia, Yammeria ja Skypeä.

Ajattele tilanne, jossa törmäät kahvilassa uuteen prospektiin. Otat puhelimella kuvan hänen käyntikortistaan, joka luo suoraan prospektille näkymän Dynamics CRM:iin. Samalla tieto tallentuu hakua varten tarvittavine metatietoineen SharePointiin.

Tässä ei sinällään ole vielä mitään mullistavaa, mutta nyt sähköposti tai muu muistutus lähteekin henkilöille, joita kiinnostaa CRM:ssä oleva uusi liidi. Samalla syntyy Facebookin tai LinkedInin -tyyppinen sivu prospektista. Työkaverisi on lenkillä ja huomaa päivityksen puhelimessaan. Hän tuntee prospektin ja lähettää sinulle tekstiviestillä tiedon siitä, että prospekti haluaa erityisesti parantaa verkkokauppansa asiakaspalvelua. Toinen kollegasi on Lyncin päässä kotonaan. Hän tietää, että prospektisi yritys on laajentamassa toimintaansa Venäjälle ja lähettää siitä puhelimeesi Lyncillä viestin.

Nyt sinulla on hyödyllistä tietoa uudesta tuttavuudestasi, ennen kuin olette edes ehtineet istua alas kahvikuppeinenne.

Kuinka eteenpäin?

Dynamics CRM Online päivittyi joulukuussa. Olemassa oleville asiakkaille omaan ympäristöön asennettava päivitetty Dynamics CRM tulee Microsoftin Download Centeriin 10.1.2013 ja Microsoft Updateen päivityksenä 22.1.2013. Uusille asiakkaille päivitys on saatavilla EMEA -alueella jo 16.1.2013.

Uusimman Dynamics CRM:n käyttöönotto on asiakkaille entistäkin helpompaa ja nopeampaa. Kumppanina autamme varmistamaan, ettei CRM-ratkaisu jää irralliseksi työkaluksi, vaan siitä tulee tiiviisti arjen tekemiseen, prosesseihin ja muihin järjestelmiin liittyvä liiketoimintaratkaisu.

Riikka Hiltunen toimii atBusineksen johtamisen ratkaisut -yksikössä myyntipäällikkönä.

Microsoft Project Professional 2013 esittelyssä: SharePointin tehtävälistasta projektiksi

Fri, 14 Dec 2012 11:30:00 +0200

Uusi Microsoftin Project Professional 2013 tuo mukanaan uusia ominaisuuksia. Käyttöliittymä on saanut uuden ulkoasun, joka vastaa muutenkin Office 2013 -tyyliä.

Projektin uusiin ominaisuuksiin voikin lähteä tutustumaan vaikkapa jatkaen aikaisemman blogikirjoitukseni skenaariota, jossa päädyttiin ylläpitämään asiakkaalle tehtävän esityksen ja demon tehtävälistaa SharePointin kirjastossa. Mitäpä jos nyt päädytäänkin tekemään tehtävälistasta paljon kattavampi, jossa mukana on useampia henkilöitä ja lisäksi on myös huolehdittava henkilöiden kuormitusasteesta?

Pohjana tässä kirjoituksessa on Project Professional 2013, joka on asennettuna paikallisesti koneelleni. Tämä on myös osoitus siitä, kuinka hyvin työasema ja pilviversiot toimivat yhteen, koska käytössäni on kirjoitusta varten SharePoint 2013 -pilviversio, jossa projektin työtila sijaitsee.

Alussa on aloitusnäyttö, joka sisältää mahdollisuuksia aloittaa tyhjältä pöydältä, luoda uuden projektin Excelistä tai SharePointin tehtävälistasta. Lisäksi voi valita yhden useista projektimalleista työskentelyn pohjaksi. Valitsemme SharePointin tehtävälistan pohjalta luotavan projektin.

Listan hakeminen pohjaksi on helppoa: tarvitsee vain syöttää sivuston osoite, josta lista löytyy sekä antaa tarvittaessa tunnukset, mikäli kertakirjautumista ei ole konfiguroituna.

Mahdollisuudet ovat monipuoliset: projektin pohjat voi ottaa vaikkapa sidosryhmäläisen SharePointin listasta, jota on kenties alkuvaiheessa työstetty yhdessä. Task list -valintaan tulee kaikki sivustolta löytyvät listat, joista valitaan siis asiakkaan demo. Tämän jälkeen Project Pro alkaa synkronisoimaan tehtävälistaa ja pian edessä onkin seuraava näkymä:

Näkymä vastaa täysin sitä listaa, joka luotiin aikaisemmin. Nyt huomaa eron virstanpylväissä ja projektitehtävissä, joten on syytä lisätä hiukan aloitusaikoja tehtäville ja varmistaa että niille löytyy toteuttajat SharePointin käyttäjistä.

Käytetään tässä Alan Steineria konsulttina ja Molly Clarkia projektipäällikkönä. Aloitus- ja lopetusaikoja laittaessa ohjelma varoittaa mm jos ryhmitellyn tehtävän alitehtävän lopetusaika ylittää kokonaisen ryhmän lopetusajan.

Muutenkin punaiset ihmisen kuvakkeet vasemmalla laidassa kiinnittävät huomiota. Käy ilmi, että resurssille on asetettu liikaa kuormaa. Näyttää siis siltä, että samanaikaisesti ei voisikaan toteuttaa useita tehtäviä. Ehkä tähän voisi auttaa tehtäväsuunnittelulla?

Työkalunauhasta löytyy myös hyviä toimintoja, joilla projektista saa eheämmän. Esimerkiksi Inspect avaa mahdollisuuksia ongelmien löytämiseen.

Resources valinta avaa vaihtoehtoja käsitellä resursseja, jotka liittyvät projektiin.

Assign Resources mahdollistaa resurssien lisäyksen tehtävälle helposti. Valitsee vain tehtävän ja kliksauttaa Assign Resources -nappia. Valittaviksi ilmestyvät kaikki ne resurssit, jotka löytyvät projektista. Uusiakin voi lisätä mukaan.

Resurssin takaa voi säätää myöskin resurssikohtaisia tietoja, kuten esimerkiksi miten resurssi on saatavilla, työaikoja tai vaikkapa kustannustietoja. Resursseja voi myös lisätä projektille, ilman että niillä on toimialuetunnusta - tämä kuitenkin aiheuttaa tallennusvaiheessa SharePointiin sen, että nämä resurssit jäävät pois. Ilman toimialuetta onnistuu esimerkiksi roolin lisäys, jolloin henkilöt asetetaan rooleihin myöhemmin projektin edistyessä (ja tallennusta SharePointiin).

Resource Sheet toiminnon kautta pääsee käsittelemään useita resursseja yhdessä näkymässä:

Vähitellen projekti alkaa vaikuttaa eheämmältä kokonaisuudelta:

Usein on myös tehtäviä, jotka jaksottuvat useammalle päivälle mutta vievät vain vähän todellista työaikaa. Työmääriä voi asettaa avaamalla samalle näytölle tehtävien alapuolelle details näkymän valitusta tehtävästä.

Mainio näkymä on myös Team Planner, joka antaa tiimiläisittäin hyvän kuvan projektista:

Tätä katsoen on vielä muutamia tehtäviä, joita ei ole kunnolla aikataulutettu, eikä niille ole laitettu todellisia työmääriäkään.

Monia muitakin hyödyllisiä näyttöjä löytyy ohjelmasta kuten Team Graph, jolla voi selata henkilöiden resurssointia graafisessa muodossa. Tässä on yksi tapa nähdä ylikuorma ja tehdä arviota siitä, onko aikataulu todellisuudessa realistinen.

Tuttuun tapaan projektissa myös on linkitykset tehtävästä toiseen, valmiusasteet yms toiminnot mihin on totuttu. Nyt vain käyttöliittymä on aikaisempaa helpompi ja hallittavampi. Kalenteri näkymän kautta voidaan katsella miltä projekti näyttää todellisuudessa. Network Diagram antaa myös hyvän kuvan tehtävien riippuvuuksista.

Tässä vaiheessa on siis:

Perustettu uusi projekti, joka pohjautuu SharePointin tehtävälistaan.
Asetettu tehtäville aikataulut ja riippuvuudet toisistaan.
Asetettu tehtävillä resurssit.
Katsottu ettei resursseilla ole ylikuormaa.
Varmistettu tällä tavalla, että ilmoitettujen työmäärien puitteissa voidaan projekti hoitaa.

Mihin projekti sitten tallennetaan? Siitä voi tehdä paikallisen tallennuksen (.mpp-tiedosto) vaikkapa SharePointin kirjastoon. Mutta miten se auttaa projektissa mukanaolijoita? Heillä pitäisi olla lisensoituna Project Professional 2013 jokaisella, eikä siinä olisi mitään järkeä. Eikä näin tarvitsekaan toimia. Lue eteenpäin!

Tallennus antaa seuraavia vaihtoehtoja:

Project Web App on SharePointissa olevat Projectin webin kautta käytettävä versio (kuten Office Web Appsit). Voisin tallentaa tämän uutena projektina Web Appiin, jolloin se olisi käsiteltävissä myös SharePointista käsin, ilman Project Professionalin asentamista omalle työasemalle. Tässä skenaariossa em. vaihtoehto ei kuitenkaan ole tarpeen.

Valitaan siis Save, jotta projektin synkronoidaan samaan pilvessä olevaan SharePointiin kuin mistä listan hain pohjaksi. Synkronoinnissa tuli herja luodusta roolista "myyjä", jolle ei ole olemassa SharePointissa vastaavaa tunnusta. Tämä olisi kierrettävissä luomalla toimialueeseen rooleja vastaavat tunnukset. Synkronointi ei kuitenkaan pysähdy tähän, vaan jatkaa toimintaa ilmoituksesta huolimatta.

Kun synkronointi on valmis, näkyy päivitetty lista SharePointissa. Myyjä on jäänyt pois vastuuhenkilönä, koska roolille ei ollut olemassa tunnusta. Muuten tehtävälista näyttää siltä, miltä pitääkin:

Koska Project Professional on asennettuna, näkyy listan työkalunauhassa mahdollisuus avata lista jälleen Projectissa.

Uusi Project tarjoaakin siis erittäin hyviä ja monipuolisia mahdollisuuksia projektien hallintaan yhdessä uuden SharePointin ja Office 365 -palvelun kanssa. Jos haluat tutustua tarkemmin, tutustu näiden esimerkkien avulla itsenäisesti tai tule atBusineksen veloituksettomaan läsnätyöpajaan.

Vesa työskentelee atBusineksessa johtavana konsulttina. Voit seurata Veskua myös Twitterissä (@vesanopanen).

Ota tehtävät haltuun uudella SharePointilla

Mon, 10 Dec 2012 08:20:00 +0200

Onko työpöydälläsi pieni projekti, joka tarvitsi Excel-taulukkoa parempaa hallintaa? Entäpä se tuttu tilanne, jossa Outlookin tehtävälista ei ammota tyhjyyttään, SharePoint-sivustolta löytyy monia tiimitiloja joissa sinulle on asetettu tehtäviä, parin Excelin lisäksi? Uusi SharePoint tuo näihin helpotusta, mutta se vaatii sen verran työtä että Excelit eivät ole se pääasiallinen projektinhallintatyökalu.

Aloitetaan sähköpostista ja Excelistä. Tyypillistä pienelle, organisoimattomalle, projektille on että alussa projektitiimi ei edes tiedosta olevansa osana projektia vaan on vain nippu tehtäviä joille pitäisi löytää tekijät. Organisoija lähettää tiimille sähköpostia, että meidän pitäisi saada aikaiseksi esitys ja demo asiakkaalle. Vaikkapa sitten uuden SharePointin käyttöönotosta.

Kuvitteellinen tiimi koostuu henkilöistä Merja (organisoija, myyjä), Kari (konsultti), KarenB (arkkitehti). Merjan sähköposti tavoittaa Karin ja Karenin.

Asiahan ei ole noin yksinkertainen kuin miten Merja asian näkee, koska tekemistä asioiden läpikäymisessä on hiukan enemmän. Sähköposti ja Lync käyvät kuumana, jonka jälkeen Merja päätyy tekemään tehtävälistan Exceliin, jonka hän tallentaa asiakkaan myyntityötilaan. Excel voi näyttää esimerkiksi tämänlaiselta:

Siellä on tehtävät, vastuuhenkilöt ja deadlinet tehtäville. Jälleen yksi lista, jota pitäisi seurata tai kopioida tehtäviä omaan Outlookin tehtävälistaan. Ei kauhean kätevää. Tässä vaiheessa Karin on hyvä opastaa Merjaa, että koska meillä on käytössä SharePoint 2013 Intranet, on parempi tehdä asiakkaan työtilaan uusi tehtävälista tälle pienelle projektille.

Karin opastuksella Merja luo uuden tehtävälistan.

Tässä vaiheessa lista on tietysti tyhjä. Mutta valitsemalla Edit this list, päästään muokkaamaan listaa suoraan selaimessa.

Exceliä hiukan muokattava, koska kentät ovat eri järjestyksessä, mikä on helppoa kun siirtää vain Deadlinen toiseksi kentäksi.

Tämän jälkeen voidaankin kopioida Excelin kentät ja liittää ne pastella suoraan tehtävälistaan!

Vastuuhenkilöt Merjan käytävä kliksuttelemassa kohdalleen listalle. Tässä kirjoituksessa asetan vain Karen Bergin tehtävät kohdalleen.

Myös useamman henkilön voi asettaa vastuuhenkilöksi tehtävälle. Molly ja Alan korvaavat Merjan ja Antin läpikäynnissä.

Tehtäviin voidaan asettaa alku- ja loppupäivät. Niitä voidaan ryhmitellä useilla eri tasoilla, mikä ei aikaisemmin ollut mahdollista. Tämä tuo selkeyttä niin toteuttajalle kuin projektipäälliköllekin, koska ryhmiä voi sulkea ja avata tarpeen mukaan.

Tehtävät voidaan asettaa tehtävälistan yhteydessä olevaan graafiin, käyttäen joko virstanpylväitä tai sitten ottamalla huomioon myös projektin tehtävän keston. Kuva havainnollistaa selkeästi, missä vaiheessa projektia ollaan menemässä ja mitä kaikkea pitäisi milloinkin saada työn alle.

Miten SharePoint auttaa tässä kohdassa? Nyt tehtävälista on matkannut sähköpostista Exceliin ja sieltä listaksi SharePointin työtilaan. Koska Karen on kiinnostunut juuri tästä projektista, hän valitsee seuraavansa työtilaa.

Projektilla on työtilassa myös Newsfeed-mikroblogi. Newsfeediin voi oikeuksien puitteissa lisätä uutisia.

Kun Karen menee omalle sivustolleen, hän näkee uutisvirrassaan myös projektin uutiset. Aina kun joku päivittää projektin uutisia, se ilmestyy hänen omaan uutisvirtaansa.

Huomioitavaa on kuitenkin vasemman laidan valikko, jossa on käyttäjän omat tehtävät (Tasks).

Tänne koostetaan käyttäjän kaikki tehtävät kaikista työtiloista SharePointissa. Listalle saadaan yhdistettyä myös Outlookin tehtävälista, käyttäjä voi lisätä omia tehtäviään jotka voivat näkyä muille (mikäli niin käyttäjä sallii) tai pysyä täysin privaattina.

Kuvassa oleva mallitehtävä ilmoittaa lukon kuvalla, että se on Karenin yksityinen tehtävä. Projektin tehtäviä voi ruksitella valmiiksi tuossa sitä mukaa, kuin Karen saa työt tehtyä. Projektipäällikkö voi seurata projektin työtilasta miten tehtävät tulevat valmiiksi ja mitä on vielä tekemättä.

Karen voi myös katsoa omia tehtäviään aikajanalla, merkata tehtäviä tärkeiksi (important) ja saada hyvän kuvan omiin tuleviin töihinsä omien tehtävien Important & upcoming-näkymän kautta:

Mikä tässä on mullistavaa, on se että aikaisemmissa SharePointin versioissa ei ollut yhtenäistä näkymää kaikkiin tehtäviin joita käyttäjällä oli. Monet tehtävät katosivat työtilojen viidakkoon, eikä tehtävälistojen käyttöä nähty mielekkäänä. Uusi tehtävälista on aikaisempaa paljon monipuolisempi ja mahdollistaa nimenomaan kevyiden projektien sekä esimerkiksi yksikkö- tai tiimipalavereissa sovittujen tehtävien hallinnan.

Organisaatioon, jossa on paljon laajoja projekteja, työkalut ovat tietysti järeämmät - esimerkiksi Microsoftin Project Server, jonka uuden version mahdollisuuksista tullaan kertomaan vielä tässäkin blogissa. Käyttäjälle merkityksellistä on kuitenkin se, että Omat tehtävät (My Tasks) -näkymät ovat myös Projectin kanssa käytössä.

Vesa työskentelee atBusineksessa johtavana konsulttina. Voit seurata Veskua myös Twitterissä (@vesanopanen).

Microsoft-teknologiaa töpselistä tuotannonohjaukseen

Wed, 28 Nov 2012 07:00:00 +0200

Olen viime aikoina keskustellut yrityspäättäjien kanssa siitä, kuinka järjestelmiä saataisiin viritettyä oman organisaation tarpeisiin entistä tehokkaammin niin toiminnallisesti kuin kustannusmielessäkin. Yritysten tarve saada reaaliaikaisia, luotettavia taloustietoja ja ennusteita on entistä kriittisempää, ja ennusteilla on suurempi merkitys myös yrityksen kannattavuuden ja toiminnan seuraamisessa.

Asiakaspalvelun merkitystä ei voida myöskään sivuttaa ja erilaiset tehostamistoimet tällä puolella edustavat usein kehitystoiveiden kärkipäätä. Kun keskusteluissa on lähdetty läpikäymään tarpeita em. lähtökohdista, aika nopeasti on eteen tullut lisäkysymyksiä mm. erilaisten huoltopalvelujen ja toiminnallisuuksien kytkeytymisestä järjestelmään sekä projektitoimintaa palvelevista toiminnallisuuksista ja erityisesti projektien kannattavuuden seuraamisesta entistä luotettavimmilla luvuilla, joilla on suora yhteys toiminnan kannattavuuteen.

Kun tarkastellaan tällaista kokonaisuutta ratkaisunäkökulmasta, niin perinteisesti tässä vaiheessa on jo puhuttu aika laajasta kehityshankkeesta ja samalla tietysti investoinnista. Tyypillisesti tämän laajuiset hankkeet ovat olleet pk-yritysten investointimahdollisuuksien ulottumattomissa. Tarpeita onkin ratkottu erilaisilla, vain tietyn toiminnallisuuden ratkaisuilla, jolloin eri järjestelmistä saadaan käytännössä laaja kirjo tietoja ja lukuja, mutta tiedot jalostetaan ”manuaalisesti” ennen varsinaisia analyysejä, joilla yritysten toimintaa sitten ohjataan ja kehitetään.

Entä jos kaiken saisi yhdeltä luukulta, helposti ja palveluna?

Olemme atBusineksessä panostaneet vahvasti pk-yritysten tarpeista lähteviin toiveisiin ja paketoineet Microsoft Dynamics NAV, Dynamics CRM ja Office 365 -tuotteet helposti käyttöpalveluna hankittavaan pakettiin.

Dynamics NAV 2013 tarjoaa yrityksille joustavan, läpinäkyvän ja laajan toiminnanohjausratkaisun aina taloushallinnosta tuotantoon. NAV on erittäin helppokäyttöinen ja kytkeytyy osaksi myynnin ja asiakaspalvelun välineitä (Dynamics CRM) sekä viestintä- ja tuottavuustyökaluja (Office 365).

Kaikki tämä on helposti otettavissa käyttöön pilvipalveluna, jolloin maksua veloitetaan vain käytöstä, ilman laajoja investointeja laitealustoihin ja ylläpitotehtäviin. Lisäksi palvelu mukautuu yrityksen liiketoiminnan tarpeiden mukaisesti.

Yritys saa siis käyttöönsä aika- ja paikkariippumattoman ratkaisun, jolla eri henkilöt voivat esimerkiksi selaimen kautta käyttää ratkaisua tuottavasti ja tehokkaasti. Ratkaisuun on myös liitettävissä erilaiset päätelaitteet yms. toimintaa tehostavat lisäarvotuotteet.

atBusiness pystyy tarjoamaan erilaisia sähköisten palveluiden ratkaisuja liitettäväksi kokonaisuuteen, jolloin mm. asiakaspalvelua voidaan ohjata sähköisesti erilaisilla itsepalveluratkaisuilla, jotka linkittyvät halutulla tavalla osaksi yrityksen prosesseja.

Oletko miettinyt tai miettimässä järjestelmien kehittämistä ja haluaisit ehkä kuulla lisää pilvestä saatavista ratkaisuista? atBusiness on kokonaisvaltainen ratkaisukumppani, joka tarjoaa laaja-alaista asiantuntemusta ja avaimet käteen -ratkaisuja, ja eroaa siten suuresta osasta muita ratkaisuntarjoajia. Autamme yhdistämään moderneimmat ja tuottavimmat tietotekniset ratkaisut toiminnanohjauksen, myynnin ja asiakaspalvelun tarpeisiin sekä laajentamaan niitä monipuolisilla viestinnän ja ryhmätyön ratkaisuilla.

Jos haluat kuulla ratkaisuistamme lisää, ole rohkeasti yhteydessä minuun (kimmo.immonen@atbusiness.com) tai soittamalla 040 530 4335. Lupaan tuoda parhaan mahdollisen tietotaidon organisaatiosi käyttöösi.

Kimmo työskentelee atBusineksen toiminnanohjausyksikössä myynnin johtajana ja asiakasvastaavana.

Tekemällä oppii - miksei sähköisestä työympäristöstäkin

Mon, 26 Nov 2012 16:30:00 +0200

Jo ala-asteella opitaan, että kokeista saattaa päästä pänttäämällä läpi, mutta pitkälle se ei vie. "Hauki on kala" -tekniikka ei tuota todellista oppia.

Silti työelämässä, konsultoinnissa sekä konsultoinnin hyödyntämisessä syyllistymme helposti vastaavaan ajatteluun. Pyrimme ulkoistamaan ongelman etsimällä konsulteilta näennäisen ratkaisun, jonka olemusta ei ymmärretä. Erityisesti teknologian mahdollisuuksia käsiteltäessä konsultti voi ajautua hienostelemaan monimutkaisilla termeillä sekä uusilla innovaatioilla aiheuttaen hämmennystä ja pahimmillaan koko hankkeen tavoitteen hämärtymistä.

Arvostettu prosessikonsultoinnin tutkija Edgar H. Schein on kirjoissaan esittänyt periaatteet auttavan suhteen luomisesta konsultoinnin tueksi. Sähköisen työympäristön konsultoinnissa näistä kymmenestä ohjeesta kaksi olen kokenut erityisen hyödylliseksi: "Access your ignorance" ja "It is the client who owns the problem and solution".

Ensimmäisen periaate haluaa muistuttaa, että konsultin tulee oppia erottamaan se mitä hän todella tietää ja mitä hän vain olettaa tietävänsä asiakkaan tilanteesta. Ilman tätä ymmärrystä konsultti ei osaa esittää oikeita kysymyksiä ja siten kirkastamaan tarvittavaa tukea.

Uusien teknologisten innovaatioiden osalta samaa perua on olettamus asiakkaan kyvystä hahmottaa mielessään tai lukemalla ehdotettuja ratkaisuja sekä sitä kuinka ne voisivat auttaa tavoitteen saavuttamista. Kuten Scheinin jälkimmäinen periaate muistuttaa, muutoksen haaste ei ole koskaan konsultilla vaan asiakkaalla. Siksi on keskeistä, että konsultti kykenee tarjoamaan asiakkaalle ymmärrettävästi askeleet muutoksen läpiviemiseksi sekä kuvaamaan työkalujen roolin tässä.

Sähköisen työympäristön (tai sen alaotsikkona intranetin) kehittäminen liittyy lähes poikkeuksetta osaksi laajempaa muutoshanketta, jossa uudistetaan ja kehitetään organisaation toimintamallia. Tällaisessa hankkeessa konsultin on keskeistä avata asiakkaan silmät teknologian mahdollisuuksille. Vain siten kumppani voi auttaa organisaatiota oppimaan ja vakiinnuttamaan uudet välineet osaksi uutta toimintamallia.

Kertomisesta kokeilemiseen, sanoista tekoihin

Konsultoinnin keinoja on monia, mutta usein unohdetaan itse tekemisen vahvuus. Kerrottu, esitetty tai kuvattu viesti ei ole koskaan yhtä vahva kuin itse koettu.

Olemme atBusineksessa järjestäneet ja isännöineet asiakkaillemme kahden vuoden aikana kymmenittäin tutustumiskäyntejä moderniin, integroituun tietotyöympäristöön. Kutsumme näitä läsnätyöpajoiksi, sillä tilaisuuksissa asiakkaan edustajien on mahdollista kokeilla konkreettisesti mitä uusimmat tietotyön tuottavuusvälineet kuten Office, Lync, Office 365 ja SharePoint sekä modernit päätelaitteet kuten Windows 8 ja Windows Phone mahdollistavat.

Kiitos Scheinin viisauden sekä läsnätyöpajoista saatujen palautteiden, olemme ottaneet läsnätyöpajan metodina myös sähköisen työympäristön konseptoinnin ja määrittelyn tueksi. Tämän avulla konseptointi- ja määrittelytyöhön osallistuvat asiakkaan edustajat voivat tutustua tuleviin työkaluihin ja niiden tarjoamiin mahdollisuuksiin rinta rinnan konseptoinnin kanssa. Keskustellut asiat saadaan todennettua nopeasti käyttöliittymässä.

Ympäristö mahdollistaa näin erilaisten vaihtoehtojen esittämisen ja ideoiden toteutettavuuden varmistamisen jo varhaisessa vaiheessa. Työtapojen ja uusien työtyylien mahdollisuudet avautuvat eri tavalla kun pääsee kokeilemaan miten työkalut tätä tukevat. Tärkeää on, että yhdessä nähdään kuinka pitkälle Office 2013:n, Office 365:n ja SharePointin perusominaisuuksilla päästään. Tämän jälkeen voidaan keskustella tarvittavista mahdollisista teknisistä laajennuksista ja niiden taloudellisista perusteluista.

Määrittelyn aikana käytössä olevaa ympäristöä voidaan käyttää myös organisaation sisäiseen kommunikaatioon hankkeen edistymisestä ja siten kerätä erittäin arvokasta palautetta myös projektiryhmän ulkopuolelta. Samalla kun kuva tulevasta ratkaisusta tarkentuu, hankkeeseen osallistuvat asiakkaan edustajat sisäistävät muutoksen. Parhaimmillaan konseptimäärittelyn tuloksena ei ole vain näkemys uudesta upeasta ratkaisuista hienoine toimintoineen, vaan joukko asiakkaan lähettiläitä viemässä viestiä uudesta, teknologia-avusteisesta toimintamallista.

Organisaatio voi ulosmitata kehityshankkeen tuoton vasta ajan kuluessa, joten keskeistä on kuinka hyvin organisaaatio on konsulttien avustamana oppinut ja oivaltanut uudet mahdollisuudet. Vanhaa sananlaskua lainaten, "ei kannettu vesi kaivossa pysy".

Olet tiimisi kanssa tervetullut kokemaan tietotyön uudet tuulet atBusineksen läsnätyöpajassa ja aloittamaan havainnollinen matka kohti organisaationne uutta sähköistä työympäristöä. Lisätietoa toimintamallista saa ottamalla yhteyttä JP Wirtaan, s-posti jussi-pekka.wirta@atbusiness.com tai soittamalla 050 529 1992.

JP Wirta toimii atBusineksella tietotyön tuottavuuden seniorikonsulttina sekä Office- ja SharePoint -liiketoiminnasta vastaavana johtajana. Voit seurata JP:tä myös Twitterissä (@jpwirta)

Onenote ja Surface tekevat liikkuvasta työstä sujuvaa

Mon, 26 Nov 2012 10:00:00 +0200

Läsnätyö, etätyö, liikkuva työ. Nämä merkitsevät pitkälti samoja asioita meille asiantuntijatyötä tekeville.

Paikasta riippumatta on kyettävä toimimaan ja viestimään mahdollisimman tehokkaasti yhdessä, kollegoita ja tiimiläisiä tukien ja myös muilta apua pyytäen. Dokumentteja työstetään yhä harvemmin yksin ja pallotellaan sähköpostitse. Seuraavalle tasolle nousemiseen ja tuottavampaan yhdessä tekemiseen on välineet saatavilla.

Pari viikkoa sitten Microsoft SharePoint Conferencessa käydessäni havaitsin, kuinka helppoa tiedon jakaminen nykyään onkaan! Twiitit ovat oma lukunsa kun tietoa haluaa jakaa julkisesti, keskityn tässä nyt asiantuntijoiden väliseen, organisaation sisäiseen tai vaikkapa sidosryhmien väliseen tiedon jakamiseen. Usein kaikki lähtee muistiinpanoista.

OneNotella nostat tuottavuutta

OneNote on ollut muistiinpanovälineenä käytössäni jo pitkään. Pitkään käytin sitä vain paikallisesti laitteeltani, mutta nykyään useimmissa konferensseissa on langaton nettiyhteys saatavilla. Miksipä en siis kirjoittaisi muistiinpanoja niin, että ne ovat myös muiden luettavissa lähes reaaliaikaisesti? Työkaluna OneNote on muuten äärimmäisen näppärä ja se on saatavissa myös iPadille.

Kaikilla, joilla on Microsoftin LiveID-tunnus olemassa, on käytössään myös Skydrive eli pilvipohjainen verkkolevy. Skydrive ei välttämättä ole se paikka, jossa säilytetään yrityksen tärkeimpiä tiedostoja, mutta jos kyseessä ovat esimerkiksi konferenssin muistiinpanot joita varten on tehtävä uusi muistikirja tai dokumentti tien päältä, on Skydrive erittäin potentiaalinen vaihtoehto.

Office 365 tai netin ylitse saavutettava omassa ympäristössä oleva SharePoint on parempi valinta, kun puhutaan työhön liittyvästä sisällöstä. Parasta onkin tehdä jo etukäteen OneNote -muistikirja Skydrive Pro:hon ja jakaa muistikirja omalle Microsoft-tilille, mikäli käytössä on laite joka ei ole liitettynä toimialueeseen kuten iPad, Windows Phone tai Microsoftin uusi tabletti Surface RT.

Konferenssin ensimmäisenä päivänä käytössäni oli iPad ja seuraavina päivinä käytin Microsoftin Surface RT:tä. Netin ylitse käytettävä muistikirja toimi juuri niin kuin kuten pitikin ja muistiinpano olivat käytössäni molemmilla laitteilla.

Illalla hotellissa laittaessani kannettavani nettiin kiinni, päivittyivät muistiinpanoni kannettavan OneNoteen nopeasti. Myös kollegani, joille olin jakanut oikeudet muistikirjaan, pystyivät seuraamaan kotimaassa mitä kirjoittelin muistiinpanoihini. Joillekin kollegoille jaoin lisäksi muokkausoikeudet samaan muistikirjaan, joka mahdollisti siis muistiinpanojen samanaikaisen muokkaamisen. Aika näppärää!

Muistikirjan jakaminen on helppoa. Share -toiminnallisuuden alta löytyvään näyttöön syötetään sähköpostíosoitteet (tai toimialueen kautta löytyvät nimet) ja valitaan miten näille henkilöille muistikirja jaetaan (muokkaus tai pelkkä luku) ja tarvitseeko jakoon päästäkseen kirjautua sisään.

Jakaminen lähettää henkilöille sähköpostinviestin, jossa on linkki muistikirjaan. Linkin avulla voi avata muistikirjan eri laitteilla. Sama jakaminen on käytössä myös muissa Office-paketin ohjelmissa kuten Wordissä, Excelissä, PowerPointissa ja Visiossa.

Vastaavasti voidaan ladata kuvia tai muita dokumentteja SkyDrive Pro:hon ja jakaa kansion halutuille henkilöille. Tämä ratkaisu on elävä esimerkki BYOD-ajattelusta (Bring Your Own Device), joka kytkeytyy hallittavaan yritystietoon. Vastaava tilanne on, jos käytetään Skydrive Pron sijasta henkilökohtaista Skydrivea. Tällöin dokumentit eivät kuitenkaan ole yrityksen IT:n hallittavissa millään tavalla, mutta tiedon jakaminen onnistuu sähköpostiosoitteita lisäämällä.

Microsoft Surface RT sisältää automaattisesti Office-tuoteperheen täydet versiot Wordista, PowerPointista, Excelistä (pl. PowerView) ja OneNotesta. iPadille OneNoten voi ladata ilmaiseksi Storesta. Samat muistiinpanot voidaan ladata myös Windows Phoneen luettavaksi tai muokattavaksi.

Entäpä jos laitteessa ei ole OneNotea tai Wordia? Jakaminen tapahtuu linkin kautta, joka avaa dokumentin Web Appsiin mikäli laitteessa ei ole sopivaa sovellusta. Tällöin muokkaus ja seuraaminen onnistuu entistä laajemman laitevalikoiman kautta. Olipa kyseessä Word-sovellus tai Wordin selainkäyttöinen Web App, onnistuu useamman käyttäjän samanaikainen muokkaus mikäli dokumentti sijaitsee SharePointissa tai Skydrivessa.

Microsoft Surface on hyvin palveleva ja monipuolinen tabletti

Hyvä esimerkki laitteiden yhteen toimivuudesta on Windows 8. Jos olen valinnut jakavani asetuksia eri laitteiden välillä, tulevat nämä valmiina jo uuden laitteen käyttöönottovaiheessa. Viimeisin esimerkki itselleni oli Surface RT:n käyttöönotto. Kun kirjauduin Surfaceen omilla Microsoft-tunnuksillani, sain valmiiksi konfiguroituna hyvin paljon asioita jotka olisivat normaalisti vain vieneet turhaa aikaa, kun olisin naputellut samoja asetuksia sisään.

Nyt sähköposti, kalenteri ja muut oleelliset perusasiat tulivat valmiina. Appseja ei valitettavasti asennettu automaattisesti. Käyttökokemukseni oli mainio, kun sain samat muistiinpanoni käyttöön hyvin pian asennuksen jälkeen. Lisäksi Office-ohjelmat muistivat, mitä dokumentteja olin viimeksi käsitellyt ja mihin kohtaan olin dokumenteissa jäänyt. Tieto perustuu Microsoft-tunnukseen, jolla kirjaudun laitteeseen ja Officeen.

On hyvä huomata, että Surface RT ei ole laite, jota voisi liittää esimerkiksi yrityksen toimialueeseen. Se rajoittaa työkäyttöä näiltä osin, mutta oma tavoitteeni olikin korvata iPad eikä kannettavaani.

Liikkuvan työn kannalta oleellista on saavutettavuus. Sähköposti on itsestäänselvyys laitteessa kuin laitteessa, mutta niin alkaa olla myös Lync. Tämä on saatavilla työaseman lisäksi niin Windows Phoneen kuin Surface RT:hen. Myös Yammer-sovellus on saatavilla Windows Phonelle ja Windows 8:lle. Tällä hetkellä Surface RT:ssä Yammerin käyttö onnistuu vain selaimen kautta. Modernia käyttöliittymää hyödyntävä natiivi-sovellus tulee ensi vuoden alkupuolella. Internet Explorerin lisäksi muita selaimia ei ole saatavilla. iPadille löytyy Yammer-sovellus, joka on kohtuullisen käytettävä. Pikaviestimistä Skype on saatavilla myös kaikkiin laitteisiin, mikäli tarvetta on pitää yhteyttä myös Lyncin kantaman ulkopuolelle.

Yritysverkkoon pääsee käsiksi myös Surface RT:llä VPN-yhteyden kautta. Tällöin kaikki yrityksen sisäiset resurssit ovat käytettävissä ilman kannettavaakin. Tässä on hyvä kuitenkin huomata, että sisäverkon palvelimilla tulee olla julkinen DNS-nimi, koska Surface RT ei käytä yrityksen toimialueen nimipalvelua.

Surface RT ei suinkaan ole ainoa Windows RT (tai Pro) tabletti joka on markkinoilla. Haluan kuitenkin nostaa esiin juuri tästä laitteesta muutamia kokemuksia verrattuna iPad 2:een, sillä liikkuva työ sisältää mielestäni kannettavan ja puhelimen lisäksi tablet-laitteen. Tietyissä rooleissa tablet voi korvata kannettavan kokonaan, mutta kannettava on itselläni käytössä muutenkin, olin sitten töissä, kotona tai toimistolla.

Kirjoittaminen virtuaalinäppäimistöllä ei ole aina helppoa. Surface on mitoiltaan laajakulmamainen, joten vaaka-asennossa sen näppäimistö on hyvin leveä ja yläpuolelle jäävä näkyvä alue on varsin pieni. Ratkaisuna on kääntään tabletti pystyasentoon, jolloin ruudulle jää hyvin tilaa tekstille ja näppäimistö on sormien ulottuvilla. Parin vuoden käyttökokemus iPadlla on kuitenkin totuttanut sormia tiettyihin liikeratoihin ja edessä onkin siis harjoitteluprosessi. Laajakulmamuodon vuoksi Surface on aika yläpainoinen, verrattuna iPadiin ja myös se vaatii tottumista. Surface RT:n Touch Cover ei ole tuntumaltaan niin hyvä kirjoittamisessa kuin mitä odotin, mutta tilan ja paikan salliessa se on virtuaalista näppäimistöä parempi. Samalla se toimii laitteen suojana. Paljon Surfacella kirjoittavalle on ulkoinen Bluetooth-näppäimistö varmasti parempi.

USB-portti ja ulkoisen näytön käyttömahdollisuus erottaa Surfacen selkeästi iPadista. Kuvien lataus onnistuu ulkoisen muistikorttilukijan kautta, kuten myös dokumenttien siirtely muistitikun avulla. Ulkoisen näytön voi kytkeä HDMI-adapterin kautta, jolloin esimerkiksi PowerPoint -esitysten näyttö onnistuu ilman suurta kannettavaa. Vaikka Surface RT onkin 32 gigatavun versiona aika pieni (käyttöjärjestelmä vie yli puolet tuosta tilasta) voi tilaa kasvattaa ulkoisella muistikortilla.

Kuten jo aiemmin mainitsin, Surface RT:lle on Storesta ladattavissa Lync-sovellus. Sovelluksen kautta voi osallistua videopalavereihin aivan kuten kannettavallakin. Lisäksi laitteen oma mikrofoni tuntuu olevan monia kannettavia parempi. Kamera sen sijaan jättää toivomisen varaa laadussa. iPadin Lync-sovellus mahdollistaa tässä vaiheessa vain viestien vaihdon. Tämä voi kuitenkin muuttua, koska ensi vuonna ilmestyy iPadille Office-paketti, jolloin eri laitteiden väliset erot näiltä osin kaventuvat. Akun kesto iPadin ja Surfacen välillä tuntuu olevan suhteellisen samaa luokkaa, molemmilla voi kirjoittaa koko päivän muistiinpanot.

Vaikka Surface RT:ssä onkin puutteensa, se on monipuolisuudessaan kiinnostava. Windows 8 -käyttöliittymä paljastaa kosketusnäyttölaitteessa vahvuutensa, kunhan vain tietää muutamat jipot, jotka eivät käy ilmi intuitiivisesti (mm. eleet, joilla päästään vaihtamaan ohjelmasta toiseen tai saadaan esille ohjelman valikot ja toiminnot). Sekavuutta lisää hiukan se, että työpöytänäkymä on olemassa myös Surfacessa ja Office-paketin sovellukset ajetaan sen käyttöliittymässä. Office-paketista on tehty kosketusnäyttöystävällisempi, mutta aika usein saa sormien kanssa olla varsin tarkkana, mihin kohtaan näyttöä tökkii. Elävä aloitusnäyttö, modernin käyttöliittymän sovellukset ja eri laitteiden toiminen yhteen on kuitenkin käyttökokemuksena aivan loistava!

Ole saavutettavissa omilla ehdoillasi

Työn ja vapaa-ajan ero näissä skenaarioissa häviää veteen piirretyksi viivaksi, mutta osaltaan se on myös suuntaus, joka on yleistynyt vuosi vuodelta. Sähköpostien lisäksi saatat olla tavoitettavissa myös pikaviestimillä iltaisin. Voit katsoa ja muokata dokumentteja sohvalla istuessasi, siinä missä surffailisit netissä tabletilla muutenkin. On myös hyvä tiedostaa, että Lyncit ja muut sovellukset voi asettaa älä häiritse / näkymätön –tilaan, mikäli työajan jälkeen ei halua yhteydenottoja.

Sujuvan liikkuvan työn mahdollistamiseksi on tärkeintä löytää ne laitteet ja ohjelmat, jotka sopivat omaan tarkoitukseesi ja omalle organisaatiollesi. Kaikissa laitteissa on luonnollisesti puolensa. Oma valintani on Microsoft-ekosysteemi, jossa kaikki tämän vuoden julkistukset toimivat loistavasti yhteen ja pysyn ajan tasalla tapahtumista, olen yhteydessä kollegoihini ja voin jatkaa dokumenttien muokkausta sekä katselmointia toimistolta sohvalle - olinpa sitten kotimaassa tai ulkomailla konferenssissa.

Vesa työskentelee atBusineksessa johtavana konsulttina. Voit seurata Vesaa myös Twitterissä (@vesanopanen).

SharePoint 2013 on suunniteltu pilveen - SharePoint Conferencen keynoten antia

Tue, 13 Nov 2012 06:31:00 +0200

Eilen illalla Suomen aikaa starttasi SharePoint Conference 2012 Las Vegasissa. Kyseessä on Microsoft-ekosysteemin arvostetuin tapahtuma koskien SharePoint -tuotetta. Paikalla onkin yli 10 000 osallistujaa lähes sadasta eri maasta, ml. laaja edustus Suomesta ja atBusineksesta.

Seuraavassa tapahtuman avanneen keynoten tärkeintä antia.

SharePoint edustaa erittäin isoa liiketoiminta maailmanlaajuisesti

SharePointin tuotemarkkinoinnista Microsoftilla vastaava Jared Spataro avasi tapahtuman kuvaamalla SharePointin luomaa momentumia. Tuotealueella on laaja edustus ammattilaisia ns. Most Valued Professionaleita (MVP) ja Microsoft Certified Mastereita (MCM) jo ympäri maailman. Myös käyttäjäryhmiä eli SharePoint User Groupeja on jo 65.

Mistään nappikaupasta ei myöskään ole kyse, sillä yksin SharePoint edustaa Microsoftille kahden miljardin liiketoimintaa. Tähän päälle kumppaneiden palvelut niin luku 6-9 -kertaistuu. SharePoint onkin yksi menestyneimpiä yritystuotteita Microsoftin historiassa.

Jared kutsui uutta SharePointia "käänteentekeväksi julkaisuksi, tuoden valtavan määrän innovaatioita saataville jo tänään mutta samalla luoden pohjan tuleville innovaatioille". Uudistukset kiteytyvät kolmeen alueeseen:

yhteisöllisyys
käyttö ja käytettävyys (myös mobiililaitteilla ja eri selaimilla)
pilvi ensin (uusi SharePoint suunniteltiin pilvi edellä)

Kaikki uudessa SharePointissa ja Office-tuoteryhmässä heijastelee ketteryyttä: miten reagoidaan yhä kiihtyvään muutokseen ja miten tämä käännetään kilpailueduksi. Microsoft on muuttanut linjaansa entistä selvemmin - muutos on tervetullutta. On ennakoitava maailman ja tapojen muuttumista ja annettava organisaatioille työkalut, jotka tukevat tätä muutosta.

SharePoint 2013 on suunniteltu pilvi edellä, kaikille laitteille ja yhteisölliseksi

Jeff Teper on hyvin intensiivinen kaveri, jonka silmissä palaa SharePoint vahvana liekkinä. SharePoint 2013 on isoin SharePoint julkaisu koskaan ja myös konferenssi on suurin SharePoint -konferenssi koskaan.

Tärkein huomio kaikille on se, että uusi SharePoint 2013 on suunniteltu pilvi edellä. Kuvaavaa oli, että keynoten demot vietiin läpi Office 365:n SharePoint Onlinellä paikallisen SharePointin sijasta. Demot itse asiassa ajettiin Hollannin datakeskuksesta uskomattoman lyhyillä vasteajoilla (sivulataukset alle sekunnin). Office 365 -pilvi päivittyy uuteen 2013-versioon vähitellen seuraavien kuukausien aikana.

Microsoft myös suosittelee asiakkailleen siirtymistä on-premise -ratkaisuista pilveen, myös SharePointin osalta. Näin IT voi keskittyä "bisnestarpeiden tukemiseen valojen päällä pitämisen sijasta".

Uusi Office 365 ja SharePoint 2013 on entistä käytettävämpi kuin aiemmin. Ei enää ActiveX-komponentteja vaan käyttö on soljuvaa selaimesta riippumatta. Kevyt ja käytettävä. Loistavana lisäyksenä on dokumenttien drag & drop suoraan dokumenttikirjastoon SharePointiin pilvessä (ilman ActiveX:ää).

Kun käytetään Office 2013:a ja SkyDrive Prota päästään myös tilanteeseen, jossa käyttäjä pääsee laitteesta riippumatta viimeksi muokattuihin dokumentteihin ja voi jatkaa dokumenttien työstöä sujuvasti. Dokumentit muistavat kohdan, johon viimeksi muokkaus jäi. Tämä on mm. Netflixistä ja Kindlestä tuttu ominaisuus, joka tuntuu muutaman kuukauden käytön jälkeen todella hyödylliseltä.

Office 365 ja SharePointin tiedostojen jakaminen kollegoille ja organisaation ulkopuolelle on erittäin helppoa. Helppoa mutta hallittua. Monet extranet-tarpeet toteutuvat näin helposti.

Uusi SkyDrive Pro sovellus (app) on tulossa Windows 8:lle, ennakkoversiota esiteltiin keynotessa. Natiivi sovellus Windows 8:lle ja Windows Phonelle on luvassa ensi vuoden alussa. Käyttöliittymä on samankaltainen kuin nykyisessä SkyDrive -sovelluksessa.

Keynotessa julkaistiin myös mobiilisovellus SharePointin käyttöön. Sovellus sisältää SharePoint 2013:n yhteisölliset ominaisuudet (newsfeed, dokumenttien ja ja ihmisten seuraaminen jne.) tuotuna Windows Phoneen. App on ladattavissa jo tänään Marketplacesta. Merkillepantavaa on, että iOS eli iPhone ja iPad saa omansa ensi vuoden alussa. Androidista ei ollut mainintaa.

Yammer + SharePoint 2013 = Shammer? YamPoint?

Yammer-kuulumisia toi toimitusjohtaja David Sacks Yammerilta.

Palveluna Yammerin numerot vakuuttavat:

Yammerilla on yli 200 000 käyttäjäorganisaatiota
85% Fortune 500 yrityksistä käyttää Yammeria
Enterprise Social Apps on yli kuuden miljardin dollarin liiketoimintamahdollisuus

Yammerin teknologiajohtaja Adam Pisoni puhui sosiaalisen median ja yhteisöllisyyden voimavaroista yrityksissä. Kun ihmiset saavat osallistua eikä tietoa piiloteta siiloihin, alkaa yhteisöllisyys kantaa hedelmää. Tämä on välttämätöntä nykypäivän alati muuttuvassa ympäristössä. Idea onkin, että Yammerin osaaminen ja Microsoftin kyvykkyys sekä tuotetarjooma yhdessä antavat ainutlaatuiset mahdollisuudet onnistumiseen.

Adam kävi läpi mitä Yammerilla ja SharePointilla voi tehdä jo tänään sekä mitä on tulossa. Jo tänään on mahdollista Yammer web-osan sisällyttäminen SharePointiin. Lisäksi:

Yammer -sovellus SharePointissa tuo käyttäjälle valintanauhaan Post to Yammer -toiminnon, jolloin esimerkiksi dokumentista voidaan käynnistää Yammer-keskustelu. Yammerin haku löytää myös SharePointin dokumentit, jotka on jaettu tai viitattu Yammeriin.
Tarkoituksena on saavuttaa mahdollisimman helppo "keskusteltavuus" SharePointin tiedoille, mutta keskustelu tapahtuu Yammerissa. Myös dokumenttien yhtäaikainen editointi onnistuu Yammerista käsin - tiedostoa voi editoida samaan aikaan Wordista ja Yammerista (Word Web Appin kautta). Keskustelun avaaminen Yammeriin on mahdollista myös Dynamics CRM -ratkaisussa esimerkiksi yksittäisen asiakkaan tai myyntiprojektin osalta.
Microsoft tuo myös natiivin Windows 8 -sovelluksen Yammerille, joka toimii myös RT:ssä. Koko Yammer käyttökokemus on saavutettavissa siis eri laitteissa. Käyttöliittymä on modernin, tyylikäs sekä käytettävä.

Yammerin tiekartalla on:

tiiviimmät yhteydet palveluiden välillä: syötteet, dokumentit ja käyttäjäidentiteettien yhdistäminen sekä
saumattomammat käyttökokemukset ja laitteiden väliset integraatiot: Lync, ääni ja video, Yammer, Skype jne.

Hyvä uutinen oli se, että Sharepoint Online sisältää Yammerin ilman eri kustannusta. Yammer tulee myös Office 365:n ns. isojen organisaatioiden E-paketteihin automaattisesti sisällytettynä.

SharePoint 2013 on entistä parempi tuottavuus- ja sovellusalusta

Richard Riley jatkoi keynotea kertoen SharePointin uutuuksista lisää.

SharePointin uusi tehokas haku nousi ensimmäisenä esille. Alkaen tästä versiosta on Fast -hakuteknologia vahvasti osa SharePointia eikä siitä puhuta enää erillisenä tuotenimenä. Tämä tarkoittaa erittäin älykästä ja tehokasta hakukokemusta. Haku mm.

ehdottaa hakutermejä kirjoitettaessa
muistaa käyttäjän aiemmin tekemät haut ja osaa ehdottaa näitä
tarjoaa visuaaliset, muokattavat hakutarkentimet ja hakutulosten supistamisen/laajentamisen sivua lataamatta
analysoi käyttäjien toimia ja osaa ehdottaa sisältöä joka voisi olla käyttäjälle hyödyllistä (vrt. amazonmaisuus)
tarjoaa visuaaliset esikatselut dokumenteista sekä
linkit dokumentin tai esityksen sisältöön suoraan oikealle sivulle.

Toisena nostona web-julkaisu on tehty entistä helpommaksi. Tämä on hyvä uutinen kaikille, jotka arvioivat ja arvostavat SharePointia julkaisujärjestelmänä. Esimerkiksi uuden html:n lataaminen onnistuu Design Managerin kautta vaivatta ja muuttaminen master-sivupohjaksi. Ns. snippetin lisäämällä voi sivulle saada esimerkiksi SharePointin haun ilman suurempaa päänvaivaa. Search driven -ideologia mahdollistaa dynaamiset listaukset ja paljon toiminnallisuuksia myös julkisellekin sivustolle. Käyttäen työkaluja kuten Build your Query -säästää paljon aikaa.

Lakisääteisiin tarpeisiin suunniteltu eDiscovery mahdollistaa sisältöjen kyselyn SharePointista ja Exchangesta. Tuloksille mahdollista määrätä On hold -tila. Mikäli holdissa olevia tiedostoja muutetaan, SharePoint ottaa tiedoston talteen, jotta tilanne kyselyn ajankohtana säilyy (tulokset). Kaikkea ei kopioida varmuuden vuoksi, vain muuttuneet. Haku voi koskea SharePointin lisäksi myös Lynciä, sähköpostia, tiedostojakoja ja muita tietolähteitä.

Siirtyminen SharePoint 2013:een

Michal Gideoni otti salin haltuun seuraavaksi ja puhui päivittämisestä SharePoint 2013:een.

Päivityksessä on mahdollista ajaa SharePoint 2010:lle ns. infrastructure upgrade, joka vain päivittää infran ja tietokantaa. Ns. Site collection upgrade on mahdollista ja nopeaa tehdä sivustokokoelma kerrallaan.

Uuteen SharePointiin voidaan siis siirtyä askel kerrallaan pitäen halutut sivustokokoelmat ja räätälöinnit 2010-yhteensopivina.

Sovellukset antavat SharePointille siivet

Scott Guthrie puhui sovellusten eli appsien rakentamisesta uudessa SharePointissa.

Uusi SharePoint mahdollistaa sovellusten kehittämisen ja julkaisun joko paikalliseen SharePointiin tai pilveen (auto-hosted). Jälkimmäisessä tapauksessa alustana on Azure. Keynotessa nähtiin hieno esimerkki näkymän rakentamisesta tikettijärjestelmään, joka käytännössä oli SharePoint-sivusto. Pienellä vaivalla listanäkymä taipui moderniksi käyttökokemukseksi, joka on mahdollista ulottaa myös mobiiliin. Myös työnkulkujen ja tekstiviestipalveluiden liittäminen on helppoa.

Tarkoituksena siis on, että SharePointin koodaaminen ja tuotokset olisivat samanlaisia on-premise ja pilvi-SharePointissa ja että sovellukset olisivat käytettävissä molemmissa. Kehityksessä data ja sivusto voi olla pilvessä mutta debuggaus tapahtuu paikallisella koneella (IIS Express). Edellä mainittu ns. auto hosted -malli yhdistää kehittäjän pilvessä olevaan SharePointiin helposti ja hoitaa myös deploymentin pilveen ilman suurempia konfigurointitarpeita.

Tämä tarkoittaa uutta aikakautta SharePointin ja Officen laajentamisessa: helppoutta, joustavuutta, kustannustehokkuutta ja tuottavuutta.

Vesa työskentelee atBusineksessa johtavana konsulttina. Voit seurata Vesaa myös Twitterissä (@vesanopanen).

P.S. Keynote on katsottavissa myös tallenteena - suosittelen kaikille SharePointin kanssa työskenteleville sekä tuotteen mahdollisuuksista ja kehityssuunnasta kiinnostuneille. Microsoftin eilinen lehdistötiedote kuvaa hyvin myös taustoja SharePointin uudistukselle.

Office 2013 ja SharePoint 2013 uudet ominaisuudet osa 9: SkyDrive Pro

Mon, 12 Nov 2012 15:30:00 +0200

Sarjan edellisessä osassa tutustuttiin uuden Visio 2013:n mahdollisuuksiin. Tässä osassa perehdytään SharePoint 2013:n SkyDrive Pro -ominaisuuteen ja sen hyötyihin.

Uusi Microsoft SharePoint 2013 tuo mukanaan tuhon SharePoint Workspaces -toiminnolle. Tätä ei kuitenkaan ole kokonaan kuopattu, vaan toiminto on nyt kiinteämmin osana SharePointia. Nimi muutettiin samalla SkyDrive Proksi. Mitä tämä siis tarkoittaa SharePoint tietotyöläiselle?

SkyDrive vs. SkyDrive Pro?

SkyDrive on nimenä tuttu useimmille, jotka ovat aikanaan luoneet itselleen Hotmail -sähköpostin. Vuosien vieriessä SkyDrive on tunnettu myös nimillä Microsoft Live SkyDrive sekä Microsoft Live Folders ja se on mahdollistanut henkilökohtaisten tietojen kuten dokumenttien tallentamisen Microsoftin pilvipalveluun. SkyDrive on edelleen käytössä henkilökohtaisen tiedon tallentamiseen ja se on myös osaltaan saanut uusia ominaisuuksia.

SkyDrive Pro on haluttu erottaa nimellä yrityskäyttöön tarkoitetuksi toiminnallisuudeksi, mutta siihen yhtäläisyydet aika pitkälti loppuvatkin. Varjo-IT, BYOD (Bring Your Own Device) ja BYOC (Bring Your Own Computer) ovat arkipäivää ja tulleet jäädäkseen yhä useampiin organisaatioihin.

Näistä aiheista lisää myöhemminn, mutta tässä vaiheessa riittää pohdittavaksi mihin sekalaisilla (ei siis välttämättä keskitetysti hallituilla laitteilla) tiedostot tallennetaan? Onko se kohde DropBox? Google Drive? Vai kenties paikka, joka voi olla IT:n hallinnassa ja tiedostojen sijainti tiedetään?

SkyDrive Pro tekee dokumenttien mukaan ottamisen helpoksi

Miksi siis käyttää SkyDrive Prota, jos organisaatiolla on jo käytössään SharePoint? Mitä jos käyttäjän näkökulmasta kohde olisikin pilvipalvelu tai ”pilvipalvelu”, johon tiedostoja voisi tallentaa? Sen sijaan, että laitteilla pitäisi tiedot kierrättää talon hallinnan ulkopuolelta, voitaisiinkin tarjota paikka joka olisi yrityskäytössä yhtä luontevasti saavutettavissa.

Uuden version myötä SharePoint 2013 on se alusta, joka tarjoaa tuon toiminnallisuuden. Tiedostot säilyvät organisaation omalla palvelimella kuten tälläkin hetkellä. Vaihtoehtoisesti, mikäli organisaation SharePoint on hankittu Microsoftin pilvestä Office 365 -palveluna, tiedostot ovat käyttäjien omien sivujen kirjastoissa.

Sekä käyttäjän henkilökohtaiset SharePoint-kansiot (ns. Oma sivu) että minkä tahansa muunkin SharePointin sivuston kirjaston voi linkittää osaksi Windowsin resurssienhallintaa valitsemalla SharePointin käyttöliittymästä Sync -toiminnon. Erona tässä on se, että vain oman sivuston kirjaston synkronointia kutsutaan SkyDrive Proksi, kun taas muut sivustot päätyvät resurssienhallinnassa SharePoint Librariesin alle. Kyseessä on kuitenkin SkyDrive Pro -toiminnallisuus, jonka alla molemmat käyttötavat elävät.

Tämän jälkeen kirjastot ovat osana Exploreria. Kun vielä yhdistetään tähän Office 2013, päästään askelta pidemmälle. Siellä dokumenttien tallentaminen pilveen on tehty oletukseksi.

Tallennuksessa ehdotetaan ensisijaisiksi sijainneiksi pilvipalvelua. Oman organisaation kautta tulleet SkyDrive Pro ja SharePoint -kirjastot ovat ensimmäinen sijainti. Sen jälkeen oma henkilökohtainen SkyDrive, mikäli se on kytketty, on ehdotuksena. Vasta viimeisenä ovat oman tietokoneen asemat ja kansiot.

Tällä on vihdoinkin onnistuttu poistamaan käytettävyyden edestä monta estettä. Nyt tietokoneelle tallentaakseen on käytettävä hiirtä hiukan enemmän, kuin jos ne tallentaisi suoraan vaikka oman työtilansa kansioon. Office 2013 integroituu SharePointiin tämän kautta vaivattomasti ja kokonaisuus on helppokäyttöinen. Samalla toivottavasti lopputuloksena on, että tietokoneen levy ei ole jatkossa yhtä paljon käytössä kuin aikaisemmin. Varsinkin kun tiedostetaan, kuinka hyvin omat tiedostot aina on varmuuskopioitu.

Tehokasta työskentelyä verkossa ja verkon ulkopuolella

Mitä jos et olekaan verkkoyhteyden päässä? SkyDrive Pro synkronoi tiedot SharePointin kanssa hoitaen automaattisesti tiedostojen latauksen verkkoon kun tietokone on jälleen yhteydessä verkkoon. Tämä avaa mahdollisuuksia työstää vaivatta dokumentteja oli kone kiinni verkossa tai ei. Jo jonkin aikaa SkyDrive Prota käyttäneenä on todettava, että synkronisointi on parantunut huomattavasti aikaisemmista versioista.

Dokumentit voidaan ottaa myös mukaan puhelimeen, joten ne ovat käytettävissä paikkariippumattomasti. Windows Phone 7.5 kytkeytyy SharePoint 2013 -dokumenttikirjastoihin URL-osoitteen kirjoittamalla.

Windows Phone 8 ja Windows 8 -tabletit tulevat hyödyntämään SkyDrive Pro toiminnallisuutta varsin saumattomasti. Tämä avaa mahdollisuuksia tulevaisuuteen, jossa dokumentit oikeasti liikkuvat mukana ilman suurempia asennuksia tai konfigurointeja.

Omasta kokemuksesta jo nyt henkilökohtaiseen SkyDriveen tallennetut asiat ovat askel tällä polulla: voin muokata dokumenttia (esim OneNote) koneellani, lukea ja muokata sitä puhelimellani ja mikäli satun koneelle joka ei ole omani, voin kirjautua palveluun selaimen kautta ja jatkaa muokkausta halutessani Office Web Appsin kautta. Kohta tämä on toivottavasti arkipäivää myös työelämässä.

Toimii myös SharePoint 2010 -versiolla

Hienoa on myös se, että SkyDrive Pron käyttö ei rajoitu vain SharePointin versioon 2013 tai omiin kansioihin. Kun toiminnallisuus on kerran asennettu ja otettu käyttöön, voidaan myös SharePoint 2010 -kirjastoja kytkeä mukaan. Tämä onnistuu valitsemalla kirjaston valintanauhasta Sync to SharePoint Workspace.

SharePoint Workspacen sijasta käytössä onkin SkyDrive Pro joka hoitaa offline-synkronoinnit taustalla. Kirjasto ilmestyy samaan paikkaan kuin muutkin kytketyt SharePointin kirjastot - SharePoint Libraries -haaraan omissa Explorerin suosikeissa.

Päivittäjien on hyvä huomioida seuraavaa: Mikäli olet asentanut koneellesi preview -version Office 2013:sta ja kytkenyt SkyDriven tai SkyDrive Pron käyttöön sen kanssa, irroita tämä kytkös ennen päivitystä RTM-versioon. Netistä löytyy joitain esimerkkejä, että dokumentteja on kadonnut päivityksen yhteydessä, mikäli tätä ei ole tehty!

Summa summarum: SkyDrive Pro tehostaa tietotyötä

Yhteenvetona vielä syitä, miksi kiinnostua SkyDrive Prosta:

mahdollistaa dokumenttien ottamisen mukaan tien päälle helposti
SharePoint 2013:n ja Office 2013:n ominaisuus joka mahdollistaa SharePointin oman sisällön ja kirjastojen synkronoinnin omalle koneelle
tiedostot voivat sijaita omassa SharePointissa tai Office 365:n SharePoint Onlinessa
Office 2013 integroituu saumattomasti SharePointiin - tallennus on vaivatonta
tukee myös SharePoint 2010 -kirjastoja

Uuden SharePointin ja Officen tarjoamat ominaisuudet nostavat tietotyön tekemisen entistä mielenkiintoisemmaksi kokonaisuudeksi, johon kannattaa tutustua.

Vesa työskentelee atBusineksessa johtavana konsulttina. Voit seurata Vesaa myös Twitterissä (@vesanopanen).

Miksi kiinnostua Windows 8 -sovelluksista?

Tue, 06 Nov 2012 09:43:00 +0200

Windows 8 saapui kauppoihin noin kaksi viikkoa sitten 26.10. Samalla käyttöön tuli Windows 8 kauppapaikka, jonka kautta käyttäjien on helppoa ottaa käyttöönsä uusia sovelluksia – appseja.

Ajatus pienistä sovelluksista ei ole uusi, kilpailevilla Googlella ja Applella on sovelluskaupoissaan jo satoja tuhansia sovelluksia, mutta nyt kauppapaikka on myös PC-käyttäjien ja erityisesti Windows 8 -tablettikäyttäjien saatavilla. Useissa yrityksessä on kuitenkin vasta äskettäin siirrytty Windows 7 aikaan, eikä uusi Windows 8 välttämättä näy IT:n suunnitelmissa pitkiin aikoihin. Miksi sovelluksista siis pitäisi kiinnostua?

Kuluttajat ja kuluttajistuminen vauhdittajina

Sovellusten kohderyhmä on aluksi kuluttajissa. Kaikissa uusissa kaupasta kotiin kannetuissa tietokoneissa on jo käytännössä Windows 8, ja järjestelmä yleistyy sitä mukaa, kun käyttäjät uusivat laitteitaan. Päivityksen hinta (29,99 euroa) on myös niin edullinen, että aiempaan verrattuna useampi käyttäjä saattaa päivittää järjestelmänsä ominpäin vaikkei olisi uutta laitetta hankkimassakaan.

Suomalaisista yrityksistä Windows 8 -kauppapaikalle ovat ehtineet oman sovelluksensa jo julkaista mm. Terveystalo, Nordea, Valio, Ilta-Sanomat, Finnair, YLE, MTV3 ja moni muu. Edellä mainituista Terveystalon Oma terveys -sovelluksen toteutti atBusiness. Kyseessä on ensimmäinen terveydenhuoltoalan sovellus Suomessa.

Intuitiivisuus, henkilökohtaisuus ja ajantasaisuus

Sovellusten etuina perinteiseen verkkosivustoon verratuna ovat mm. helppokäyttöisyys, tietoturva, personoitavuus ja jatkuvat tilapäivitykset.

Sovellus on aina läsnä, sitä varten ei tarvitse siirtyä jollekin tietylle verkkosivustolle. Sovellukset hyödyntävät näyttötilan maksimaalisesti, ja on suunniteltu intuitiiviseen käyttöön sekä kosketuksella, kynällä että hiirellä. Sääsovellus on tästä hyvä esimerkki.

Ne myös tunnistavat laitteen näytön koon sekä orientaation (vaaka vs. pysty), mikä tukee luontevasti eri käyttötilanteita.

Sovellukset voidaan myös asettaa näytön reunaan ns. snapped -tilaan, jolloin sovellus on pienempänä versiona käytettävissä ja valtaosa näytöstä on varattu toiselle sovellukselle tai perinteiseille työpöydälle.

Sovellukset on tarkistettu turvallisuuden ja sisältönsä osalta ennen kauppaan hyväksymistään. Ne muistavat käyttäjänsä asetukset ja palvelun kirjautumistiedot ja osaavat tallentaa tiedot pilveen siten, että samat asetukset ovat käytettävissä tietokoneesta riippumatta ja jatkossa kenties myös saman sovelluksen Windows Phone -puhelinversiossa.

Tärkeimpänä etuna Windows 8 -sovelluksissa ovat kuitenkin tilapäivitykset ja jatkuvasti työpöydällä päivittyvät ruudut, joiden avulla käyttäjä saa muistutuksia ja nostoja hänelle merkittävistä tiedoista. Ruutuja voidaan päivittää esimerkiksi aina tietyin väliajoin tai niihin voidaan välittää kullekin käyttäjälle erikseen personoituja viestejä.

Esimerkki aina ajantasaisesta tiedosta on samainen sääsovellus, joka kertoo aina ajantasaisen tilanteen käyttäjän vilkaistessa työpöytää.

Päivittyville ruuduille on helppo keksiä monenlaista käyttöä: käyttäjäkohtaiset muistutukset, tehdyt varaukset ja merkinnät, uutispäivitykset ja tietyissä tilanteissa myös tarjoukset tai mainokset.

Kukaan ei kuitenkaan asenna vapaaehtoisesti työpöydälleen pelkkää mainossovellusta, vaan sovelluksesta on oltava hyötyä käyttäjälleen. Parhaimmillaan sovellukset ovat sellaisten palveluiden jatkona, joita käyttäjä käyttää melko usein ja jotka tarjoavat jatkuvasti päivittyvää personoitua sisältöä käyttäjälleen.

Hyvä edellä olevan kuvauksen täyttävä esimerkki on esimerkiksi verkkopankki tai jokin käyttäjänsä usein hyödyntämä palvelu kuten Huuto.net, joka myös on julkaissut sovelluksensä Windows 8 -kauppapaikalle. Myös harvemmin käytetyille sovelluksille on paikkansa, kunhan käyttöskenaariot on mietitty loppuun asti.

Esimerkiksi Finnairin sovellus olisi hyödyllisempi mikäli se tallentaisi tiedot myös paikallisesti offline-käyttöä varten. Tällöin matkustajan olisi helppoa tarkistaa tiedot tarvittaessa myös ilman verkkoyhteyttä. Lisäksi sovelluksen olisi helppoa muistuttaa käyttäjäänsä esimerkiksi lennon tilasta (boarding, muuttunut portti tai lähtöaika).

Yritykset - oletteko valmiit? Liikkuva työ on tätä päivää!

B2C-painotuksesta huolimatta yrityskäyttöön suunnattuja sovelluksiakaan ei kannata unohtaa.

Tablettitietokoneiden käyttö yrityksissä yleistyy kovaa vauhtia, erityisesti liikkuvan ja "kenttätyön" tekijöiden parissa. Näiden mukana Windows 8 tekee myös voimakkaan esiinmarssin yrityksiin. Windows 8 mahdollistaa myös uuden näkökulman sähköiseen työpöytään - tätä ei tarvitse enää ajatella selaimeen toteutettuna ratkaisuna.

Hyvinkin asiakaskohtainen ja vuosien saatossa toteutettu operatiivinen sovellus saa jatkoajan, kun se kuorrutetaan modernilla Windows 8 -käyttöliittymällä. Myynnin ja huollon käyttäjät puolestaan osaavat varmasti arvostaa pääsyä tarvittaviin tietoihin lähes mistä tahansa sekä offlinena.

Erityistarkoituksiin on mahdollista laatia hyvinkin monipuolisia sovelluksia. Esimerkkinä tästä on Entteri Oy:n AssisDent-sovellus, joka näyttää kuinka Windows 8:n päälle on mahdollista rakentaa näyttävä ja helppokäyttöinen potilastietojärjestelmä.

Toinen näkökulma on B2B-palveluiden kuten vaikka lääketukun palveluiden tarjoaminen apteekkikäyttäjille Windows 8 -sovelluksena tai vastaavasti työeläkeyhtiön asiointipalvelun tuominen käyttäjien työpöydille.

Tutustu & inspiroidu

Mikäli kiinnostuit Windows 8 -sovellusten mahdollisuuksista oman organisaatiosi liiketoiminnalle, ota rohkeasti meihin yhteyttä tai ilmoittautudu Markkinointi & Mainonta –lehden ja Microsoftin 29.11. järjestämään "On Apps-markkinoinnin aika" -aamiaisseminaariin, jossa puhujana mm. Perttu Monthan atBusineksesta.

Juha työskentelee atBusineksessa johtavana konsulttina. Voit seurata Juhaa myös Twitterissä (@juhavitikka).

Office 2013 ja SharePoint 2013 uudet ominaisuudet osa 8: Visio 2013 ottaa ajan haltuun

Thu, 01 Nov 2012 11:30:00 +0200

Sarjan edellisessä osassa perehdyttiin uuteen Excel 2013:een raportoinnin kehittämisessä ja byrokratian murtamisessa. Tässä osassa aloitamme tutustumisen Visio 2013:een.

Visio 2013:lla otat aikajanat haltuun

Office 2013 tuo mukanaan myös Visioon useita uusia huikeita piirteitä. Sitä käytetään mm. työnkulkujen määrittelyyn yhdessä SharePoint 2013 -version kanssa. Niistä kerromme lisää tuonnempana. Nyt keskitytään ominaisuuteen, joka on aikataulujen suunnittelijoiden mieleen, Timelineen, joka antaa mahdollisuuksia luoda näyttäviä aikataulukaavioita vaikkapa projektin eri vaiheista.

Tässä esimerkissä luodaan kaavio, jossa mallinnetaan mitä kaikkea on tehtävä ennen vaikkapa konferenssiin osallistumista ja lähtöä. Se sisältää useita asioita, niin kuin monessa tyypillisessä projektissa oikeastikin.

Aloitus tapahtuu valitsemalla Visiosta käyttöön Timeline template.

Visio tuo valitun pohjan vasempaan laitaan sopivat työkalut. Tässä tapauksessa työkalut sisältävät erilaisia aikajanoja, merkkipaaluja, aikavälejä yms. Sopivan aikajanan valinnan jälkeen Visio kysyy siitä perustietoja.

Asetusten kanssa ei tarvitse olla kovinkaan tarkka vielä tässä vaiheessa. Voit aina avata saman ikkunan valitsemalla aikajanan oikean napin painalluksella Configure Timeline. On hyvä katsoa tässä vaiheessa myös valikko Change Date/Time Formats kuntoon, jotta merkkipaalut ja muut elementit tulevat näkyviin automaattisesti toivotussa muodossa.

Tämän jälkeen voidaankin lisätä tapahtumia aikajanalle, valitsemalla sopivia merkkipaaluja ja aikavälejä työkalupakista. Tapahtumat raahataan oikealle kohdalle aikajanaa ja niihin aukeaa ikkuna, jossa voidaan syöttää aikatiedot sekä selitys.

Oikean napin kautta avautuu konfigurointivalikko tarvittaessa, mutta pienenä vinkkinä voisi manita, että ajankohtaa voi myös muuttaa helposti raahaamalla tapahtumaa pitkin aikajanaa. Oikean napin takaa aukeaa myös Set MileStone Type / Set Interval Type riippuen valitusta elementistä, jossa voidaan muotoa muuttaa toiseksi, jos valinta ei heti osunutkaan kohdalleen. Hienosäädön ja näyttävyyden viimeistelyn voi siis tehdä lopuksi.

Yksi erittäin hieno piirre on aikajanan laajentaminen, jolloin suppeamman ajankohdan voi ottaa tiukempaan tarkasteluun. Expanded Timeline tarjoaa mahdollisuuden pitää aikajana selkeänä, mutta silti paljon informaatiota sisältävänä.

Näille kaikille aikajanoille voidaan lisätä eri tyyppisiä merkkipaaluja sekä aikavälejä. Samat toiminnot, mitä on käytetty jo aikaisemmin esim. Visiossa, toimivat edelleen. Osia voidaan ryhmitellä, niiden näkyvyyttä ja värejä voidaan muuttaa. Tehosteet ovat myös käytettävissä. Kuluvan päivän saa myös mukaan aikajanalle halutessaan, lisäämällä mukaanToday Markerin.

Näytön oikeaan laitaan aukeaa Format Shape, kun jokin elementti on valittuna. Toiminnolla voidaan säätää niin täytön kuin reunaviivojenkin paksuutta, väriä yms. ominaisuuksia eli vähän erilailla kuin aiemmin, mutta toiminnot ovat selkeitä ja hyvin esillä. Nyt ribbonin lisäksi myös oikea elää valitun kohteen mukaan. Oikeasta laidasta voidaan valita mukaan myös tehosteita elementtiin.

On hyvä huomioida, että Format Shape ja monet muut käyttöliittymän parannukset ovat käytössä myös esimerkiksi PowerPoint 2013:ssa.

Mikäli tarve vaatii, ulkoasua voidaan täydentää lopuksi sopivalla taustakuvalla. Eri elementtejä on myös mahdollista kytkeä taustajärjestelmiin, joten ne ovat tarvittaessa eläviä (vaikka valmiusaste-%).

Uudella Visiolla saa luotua aikajanoja erilaisiin käyttötarpeisiin. Pienellä opettelulla ja kokeilulla pääsee jo pitkälle! Ripaus visuaalista silmää antaa mahdollisuuden rakentaa hyvin näyttäviä kaavioita ja aikajanoja.

Tulevissa osissa perehdytään Visio 2013:n hyödyntämiseen mm. mittaristojen ja dashboardien rakentamisessa.

Vesa työskentelee atBusineksessa johtavana konsulttina. Voit seurata Vesaa myös Twitterissä (@vesanopanen).

P.S. Microsoft julkaisi heinäkuussa Office 2013, SharePoint 2013 ja Office 365 -tuotteista ns. Consumer Preview:n. Tuotteet tulevat marraskuussa saataville asiakkaille ja kumppaneille. Olemme atBusineksella päässeet koekäyttämään tuotteita helmikuusta asti ja keränneet kokemuksia hyödynnettäväksi ja jaettavaksi. Jos haluat kuulla lisää, ilmoittaudu Office 2013 -tapahtumaamme.

Microsoft Office 365:n tulevasta paketoinnista ja hinnoittelusta lisätietoja

Wed, 24 Oct 2012 08:59:00 +0300

Microsoft kertoi viime viikolla lisätietoja uudistuvasta Office 365 –valikoimasta. Marraskuussa uudistuva palvelutarjoama laajenee, lisäten varmasti pienten ja keskisuurten organisaatioiden mielenkiintoa ottaa Office 365 käyttöönsä. Alla lyhyt katsaus tulevaan paketointiin ja hinnoitteluun.

Hinnoissa on hyvä huomioida se, että euromääräisiä hintoja ei vielä ole julkaistu joten artikkelissa viitataan US dollareihin. Eurohinnat julkistetaan tulevien viikkojen aikana.

Office 365 - Mitä uutta siis onkaan tarjolla ja mihin hintaan?

Seuraava kuva kiteyttää palvelupaketoinnin ja hinnoittelun sekä koti- ja kuluttajakäyttöön että yrityksille.

Office 365 oppilaitoksille (Office 365 University)

Microsoft toi kesällä nykyiseen Office 365 -palveluun oppilaitoksille suunnatun palvelupaketin. Perusajatuksena on tarjota henkilökunnan käyttöön vastaavat työkalut kuin isoille yrityksille ja oppilaille palvelu veloituksetta. Lisähintaan opiskelijan on mahdollista hankkia itselleen täysi Office.

Office 365 kotikäyttöön (Office 365 Home Premium)

Kotikäyttäjiä kiinnostaa varmasti Office 365 Home Premium, joka tuo koko perheelle alle $10 kuukausihintaan käyttöön kattavan Office-tuotepaketin, jonka voi ladata viidelle eri koneelle.

Lisäksi SkyDrive saa 20GB lisää tilaa samalla, joten yhteensä käytössä on 27GB. Skypen oston myötä, Microsoft on integroimassa sitä valikoimiinsa. Home Premium antaa käyttäjille 60 minuuttia kansainvälistä soittoaikaa Skypellä, pääasiassa kuitenkin lankapuhelimiin.

Microsoftin hiljattain ennakkomyyntiin tullut Surface RT -tabletti sisältää myös Officen. Tabletin mukana käyttöön saa Office Home & Student 2013 RT -version, joka ei sisällä mm. Outlookia eikä oikeutta kaupalliseen käyttöön ellei käytössä ole Microsoftin pilvipalveluita, esimerkiksi pienille tai keskisuurille tarkoitettu paketti tai volyymilisensointi.

Office 365 pienille yrityksille (Office 365 Small Business & Office 365 Small Business Premium)

Erittäin kiinnostava vaihtoehto pienille yrityksille (1-25 henkilöä). Mukana tulee täysiverinen aina ajan tasalla oleva Office ladattavaksi omille työasemille. Office-versio on Pro Plus eli paketti sisältää seuraavat tuotteet: Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Access, Publisher, Infopath sekä SkyDrive Pro.

Pilvipalveluista tulee tässä paketissa käyttöön:

Exchange sähköpostipalvelu
Lync pikaviestintään, videokokoustamiseen ja läsnätyöhön
SharePoint yhteistyöalustaksi, dokumenttien hallintaan sekä verkkopalvelu-alustaksi

Paketin hinta on varsin kilpailukykyinen: $12,50 käyttäjältä kuukaudessa.

Tämän Small Business Premiumin pikkuveljenä Microsoft tarjoaa Office 365 Small Business -pakettia joka on lähes identtinen Premium-version kanssa. Erona on kuitenkin se, että pienemmässä versiossa ei ole mahdollisuutta ladata Officea omalle koneelle tai laitteille, vaan nämä on mahdollista ladata koneille tarpeen mukaan.

Office 365 keskisuurille yrityksille (Office 365 Midsize Business)

Pieniä hieman suuremmille ja keskisuurille yrityksille (25-250 käyttäjää) sisältää laajan kokonaisuuden pilvipalveluita ja työkaluja: Office 365 ProPlus, admin-portaali, Exchange, Lync ja SharePoint. Mukana on mahdollisuus federoida yrityksen hakemisto (Active Directory) palveluun ja tukea on saatavilla kriittisissä tilanteissa 24/7.

Käyttäjäkohtainen hinta on $15 kuukaudessa. Midsize Business -palvelupaketti tulee uutena mukaan marraskuussa.

Office 365 suurille yrityksille ja julkishallinnolle (Office 365 Enterprise & Government)

Yli 250 hengen organisaatioille tarkoitettu kokonaisuus on laajin mahdollinen Office 365 -tilaus (E3/E4). Edellisten lisäksi ominaisuuksiin sisältyy rights management -ominaisuudet, liittyntämahdollisuuden puhelinverkkoon sekä Exchangeen integroidun puhelinvastaajan. Palvelut on saatavilla myös julkishallinnolle.

Käyttäjäkohtainen hinta on $20 kuukaudessa.

Sisällöt ja palvelut yhteenvetona

Seuraava kuva tiivistää eri palvelupakettien sisällöt ja erilaistamistekijät.

Uudet palvelupaketit monipuolistavat Office 365 -tarjoamaa merkittävästi. Microsoft odottaa Office 365:n ottavan nopeiden kasvaneen tuotteen aseman kuluvan tlikauden aikana, enkä usko uuden hinnoittelun olevan tälle esteenä.

Vesa työskentelee atBusineksessa johtavana konsulttina. Voit seurata Vesaa myös Twitterissä (@vesanopanen).